電子帳簿保存法の索引簿テンプレート（無料ダウンロード）
電子取引データは原則として取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態にしますが、基準期間の売上高が5,000万円以下、または整然・明瞭に出力し日付・取引先ごとに整理した書面を提示・提出でき、いずれもデータのダウンロードの求めに応じられる場合は検索要件が不要で、電子データ自体の保存は必要です。この要件は、索引簿（保存したファイルの一覧表）を作ることで満たせます。
そのまま使えるテンプレートを無料で配布します。ダウンロードして、Excel・Googleスプレッドシート・Numbersなどで開いてください。
Excelでそのまま開けるCSV形式（UTF-8 BOM付き）です。
📄 索引簿テンプレート（記入例つき） まずはこちら。3件ぶんの記入例が入っているので、書き方がすぐ分かります。 📄 索引簿テンプレート（空・30行） 記入例が不要な方はこちら。索引簿とは（検索要件の満たし方）
電子取引データの保存では、検索要件の免除に該当しない場合、次の3項目を検索条件にできることが必要です。さらに日付・金額の範囲指定と、2項目以上の組合せ検索も求められます（ダウンロードの求めに応じる場合は後二者を省略できます）。表計算ソフトのフィルター等で必要な抽出ができる状態にしてください。
- 取引年月日（その他の日付）
- 取引金額
- 取引先
専用システムを入れなくても、表計算ソフトで一覧表（索引簿）を作り、保存したファイル名と対応づけておけばこの要件を満たせます。国税庁も、索引簿による方法を認めています。
書き方 — 3つの必須項目
テンプレートの列は次のとおりです。太字が必須3項目です。
| 列 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| 連番 | 通し番号 | 1 |
| 取引年月日 | 請求書・領収書の日付 | 2026-07-08 |
| 取引先 | 相手先の名称 | Amazon.co.jp |
| 取引金額 | 帳簿の税抜経理・税込経理に合わせた金額、または授受データの記載額 | 8978 |
| 書類種別 | 領収書／請求書／注文書など | 領収書 |
| 書類番号 | 注文番号・請求書番号 | 249-3524887-3291000 |
| 保存ファイル名 | 実際に保存したPDF等のファイル名 | 20260708_amazon_8978_249-….pdf |
| 備考 | 内容のメモ | 事務用デスク |
2026-07-08 のように年-月-日で桁を揃えると、並べ替え・検索が確実になります。金額はカンマを入れず数値だけにしておくと集計できます。
ファイル名の付け方（索引簿と組み合わせる）
保存するファイル名にも情報を入れておくと、索引簿と突き合わせやすくなります。おすすめの規則は次の形です。
YYYYMMDD_取引先_金額_書類番号.pdf
例: 20260708_amazon_8978_249-3524887-3291000.pdf
ファイル名だけで検索要件を満たす方法もありますが、件数が増えると索引簿の方が圧倒的に楽です（金額の範囲検索や、取引先ごとの集計ができるため）。両方やっておくのが安全です。
索引簿が「不要」になるケース
次の条件に当てはまる場合は、検索要件そのものが不要になります（＝索引簿を作らなくてよい）。
- 基準期間（個人は前々年、法人は前々事業年度、ただし前々事業年度が1年未満の場合は、その事業年度開始日の2年前の日の前日から同日以後1年を経過する日までの間に開始した各事業年度を合わせた期間）の売上高が5,000万円以下の事業者で、税務調査の際に電子取引データのダウンロードの求めに応じることができる場合
- 電子取引データを整然とした形式かつ明瞭な状態で出力した書面を、取引年月日・取引先ごとに整理して提示・提出できるようにしている場合（かつダウンロードの求めに応じられる場合）
件数が多いときは自動化する
取引が月に数十件あると、索引簿の手入力はかなりの負担です。特にAmazonのように注文履歴から1件ずつ領収書を開いて転記する作業は、件数がそのまま時間になります。
よくある質問
電子帳簿保存法の索引簿とは？
電子取引データは原則として取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態にしますが、基準期間の売上高が5,000万円以下、または整然・明瞭に出力し日付・取引先ごとに整理した書面を提示・提出でき、いずれもデータのダウンロードの求めに応じられる場合は検索要件が不要で、電子データ自体の保存は必要です。索引簿は、保存したファイルの一覧表を作ることでこの要件を満たす方法です。表計算ソフトで作成できます。
索引簿が不要になるケースはありますか？
基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者などで、税務調査の際にデータのダウンロードの求めに応じることができる場合は、検索要件そのものが不要になります。この場合は索引簿を作らなくても差し支えありません。
索引簿とファイル名、どちらの方法がよいですか？
税務職員のダウンロードの求めに応じられるなど、必要な条件を満たせばどちらの方式も利用できます。ファイル名に「日付_取引先_金額」を入れる方法は件数が少ないうちは手軽ですが、件数が増えると索引簿の方が検索・集計が容易です。実務では両方を併用するのが安全です。
Excelファイル（.xlsx）ではないのですか？
CSV形式で配布しています。ExcelでもGoogleスプレッドシートでもNumbersでもそのまま開けて、開いたあと .xlsx として保存できます。文字化けしないようUTF-8 BOM付きにしてあります。
索引簿は誰に提出するものですか？
平時に提出するものではありません。税務調査の際に、求められた電子取引データをすぐ探し出せる状態にしておくためのものです。
紙で受け取った請求書も索引簿に入れますか？
電子帳簿保存法の「電子取引」の対象は、メール添付やWeb上でやりとりした電子データです。紙で受け取ったものは対象外です（スキャナ保存を行う場合は別の要件があります）。
出典
- 国税庁「電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）」
- 国税庁「電子帳簿保存法上の電子データの保存要件」
本ページは一般的な情報提供を目的としたものです。個別の判断は税務署または税理士にご確認ください。