立替金精算書の書き方 — 条文にこの名前は無い。効いているのは「明細書等」の記載内容

公開日: 2026年8月27日 ／ 消費税法・同施行令の条文（e-Gov法令API v2）と消費税法基本通達の原文を読んで書いています

文責: Masahiro Yasu（クリニック・EC事業の経営者／経理実務者）

結論から言うと、立替金精算書は「2枚のうちの1枚」です。これ1枚では、受け取った側の仕入税額控除の証拠になりません。消費税法基本通達11－6－2が原則として求めているのは、立替払いをした事業者から「適格請求書の写し」の交付を受け、それと「明細書等」（実務でいう立替金精算書）を併せて保存することです。精算書だけを回している運用は、原則形からは外れています。

そして、「立替金精算書」という言葉は、条文にも通達にも一度も出てきません。実測すると、消費税法の本則にも同法施行令にも「立替」の2文字が0回、通達が使っているのは終始「明細書等」です。これは言葉遊びではなく実務に効きます——決まった様式は存在しないので、題名を「立替金精算書」にしても中身が足りなければ効かず、逆に題名が何であれ必要事項が書いてあれば足ります。要件は名前ではなく記載内容にあります。

実務で損が出るのは、この先の3か所です。①「写しが大量で交付が困難」なときだけ精算書1枚でよい——裏を返せば、数枚しかないなら原則どおり2枚要ります。②その例外を使うには、相手が適格請求書発行事業者かどうかを各社が確認できる「措置」が別途必要です。③税率ごとの合計額と消費税額等は「課税仕入れを行った事業者ごとに合理的に区分」しなければなりません——按分せずに総額のまま配ると、そこで崩れます。

なぜ2枚必要になるのか — 立替払いが起こす「宛名のズレ」

出発点は、仕入税額控除が「保存」を条件にしていることです。消費税法30条7項は、次のように書いています。

第一項の規定は、事業者が当該課税期間の課税仕入れ等の税額の控除に係る帳簿及び請求書等（請求書等の交付を受けることが困難である場合、特定課税仕入れに係るものである場合その他の政令で定める場合における当該課税仕入れ等の税額については、帳簿）を保存しない場合には、当該保存がない課税仕入れ、特定課税仕入れ又は課税貨物に係る課税仕入れ等の税額については、適用しない。ただし、災害その他やむを得ない事情により、当該保存をすることができなかつたことを当該事業者において証明した場合は、この限りでない。

ここで問題が起きます。適格請求書の記載事項を定めた消費税法57条の4第1項は、第6号で「書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称」を挙げています。つまり適格請求書には宛名が入る。共同で借りた事務所の賃料を1社がまとめて払えば、賃貸人が出す適格請求書の宛名は払った1社になり、残りの各社は自分あての適格請求書を1枚も持っていない状態になります。自分の課税仕入れなのに、保存すべき書類が手元に来ない——これが「宛名のズレ」です。

この穴を埋めているのが通達11－6－2です。原則部分はこう定めています。

事業者が行う課税仕入れにつき、例えば、複数の事業者が一の事務所を借り受け、複数の事業者が支払うべき賃料を一の事業者が立替払を行った場合のように、当該課税仕入れに係る適格請求書（以下11－6－2において「立替払に係る適格請求書」という。）が当該一の事業者のみに交付され、当該一の事業者以外の各事業者が当該課税仕入れに係る適格請求書の交付を受けることができない場合には、当該一の事業者から立替払に係る適格請求書の写しの交付を受けるとともに、当該各事業者の課税仕入れに係る仕入税額控除に必要な事項が記載された明細書等（以下11－6－2において「明細書等」という。）の交付を受け、これらを併せて保存することにより、当該各事業者の課税仕入れに係る適格請求書の保存があるものとして取り扱う。

読みどころは「これらを併せて保存することにより」です。写しと明細書等は選択肢ではなく、そろって1組として扱われています。精算書だけでも写しだけでも、原則形は満たしません。

条文にも通達にも「立替金精算書」という名前は無い

実務では当たり前のように「立替金精算書」と呼びますが、この語は一次資料のどこにも出てきません。e-Gov法令API v2で条文全文を取得して数え、通達は国税庁の原文で数えた実測が次のとおりです。

数えた経路が生きていることは対照で確かめています。同じ検索を「請求書」で行うと、消費税法・施行令のどちらでも多数ヒットします。0回は「検索が空振りした」ではなく「本当に無い」です。

ここから、実務上の帰結が2つ出ます。

なお、通達が「明細書等」と含みを持たせているのは、1枚の紙に限らないという趣旨です。次の注2で見るとおり、確認のための情報を別の書面や基本契約書で担保する経路も認められています。

何を書くか — 「仕入税額控除に必要な事項」の中身

通達11－6－2は本文で「仕入税額控除に必要な事項」とだけ言い、その中身を注1で名指ししています。

当該明細書等に記載する法第57条の４第１項第４号及び第５号《適格請求書の交付義務》に掲げる事項については、課税仕入れを行った事業者ごとに合理的に区分する必要がある。

名指しされた第4号・第5号が何かを、条文で確かめます。消費税法57条の4第1項は適格請求書の記載事項を6号挙げており（枝番号は無く、条文の木構造から数えて6個）、そのうちの2つです。

なぜ4号・5号だけが名指しされているのか。この2つだけが金額と税額だからです。日付や内容は写しを見れば分かりますが、「そのうち何円があなたの分か」は、立替払いをした側が計算しなければ誰にも分かりません。総額のまま渡すと、受け取った側は自分の控除額を出せません。だから按分が要求されています。

そして1号（相手方の登録番号）は、別ルートで担保されています。注2がその方法を3つ挙げています。

当該各事業者の課税仕入れが適格請求書発行事業者から受けたものかどうかを当事者間で確認できるための措置としては、例えば、当該明細書等に当該各事業者の課税仕入れに係る相手方の氏名又は名称及び登録番号を記載する方法のほか、これらの事項について当該各事業者へ別途書面等により通知する方法又は立替払に関する基本契約書等で明らかにする方法がある。

3つ目の「立替払に関する基本契約書等で明らかにする方法」は、毎月の精算が定型的に続く共同オフィスや共同販促のような場面で効きます。毎回の精算書に登録番号を書き写す代わりに、基本契約書に一度書いておくという設計が、通達の文言のうえで認められています。

精算書1枚で足りるのは「写しが大量で困難」なときだけ

通達11－6－2には、原則のあとになお書きが続きます。ここが実務でいちばん誤解されている部分です。

なお、一の事業者が、多数の事業者の課税仕入れにつき一括して立替払を行ったことにより、当該一の事業者において立替払に係る適格請求書の写しの作成が大量となり、その写しを交付することが困難であることを理由に、当該一の事業者が立替払に係る適格請求書を保存し、かつ、当該一の事業者以外の各事業者の課税仕入れが適格請求書発行事業者から受けたものかどうかを当該各事業者が確認できるための措置を講じた上で、明細書等のみを交付した場合には、当該各事業者が交付を受けた当該明細書等を保存することにより、当該各事業者の課税仕入れに係る適格請求書の保存があるものとする。

条件を分解すると、4つそろって初めて例外が成立します。

従業員の経費精算は、この話ではない

「立替」という言葉が共通なので混同されますが、従業員が会社の経費を立て替えたときは、通達11－6－2の場面ではありません。理由は当事者が違うからです。

社内で回している「経費精算書」は、社内の承認と支払いのための書類であって、通達11－6－2の明細書等ではありません。同じ「立替」でも、根拠が別のところにあります。

あわせて押さえておきたいのが、出張旅費等の特例です。通達11－6－4は、消費税法施行規則15条の4第2号の「その旅行に必要な支出に充てるために事業者がその使用人等又はその退職者等に対して支給する金品」について、①使用人等が勤務する場所を離れて職務を遂行するために行う旅行、②使用人等の転任に伴う転居のための旅行、③退職者等の就職・退職に伴う転居のための旅行を挙げたうえで、対象になるのは「その旅行について通常必要であると認められる部分」に係るものに限られると述べています。この特例に当たる場合は、法30条7項のかっこ書きが働き、帳簿の保存のみで控除が認められます。

「通常必要であると認められる部分」の範囲は、通達11－6－4の注が、所得税基本通達9－3（非課税とされる旅費の範囲）の例により判定すると定めています。金額の上限が数字で決められているわけではありません。

立替払いした側は、その分を自分の課税仕入れにしない

ここが帳簿側の要点です。立替払いをした分は、払った会社の課税仕入れではありません。課税仕入れをしたのは、あくまで負担する各社だからです。したがって立替払いをした側では、支払った金額を費用に落とさず、回収すべき債権として処理します。実務では立替金（または未収入金）の科目を使います。

ここを取り違えると二重控除になります。A社が自分の課税仕入れとして全額を控除し、B社も精算書をもとに控除すれば、同じ取引で2回控除したことになります。立替金勘定を通すことは、消費税の側では「自分の仕入れではない」という表明でもあります。似た科目との使い分けは預り金と仮受金・前受金・立替金の違いに整理しています。

よくある落とし穴

よくある質問

Q. 立替金精算書だけを保存していれば、仕入税額控除は受けられますか？

A. 原則としては受けられません。消費税法基本通達11－6－2は、立替払いをした事業者から適格請求書の写しの交付を受け、明細書等とあわせて保存することにより、適格請求書の保存があるものとして取り扱うと定めています。明細書等のみの保存で足りるのは、多数の事業者につき一括して立替払いを行ったために写しの作成が大量となり交付が困難である場合で、かつ各事業者が適格請求書発行事業者からの仕入れかどうかを確認できる措置が講じられている場合に限られます。

Q. 「立替金精算書」という決まった様式はありますか？

A. ありません。消費税法にも同法施行令にも「立替」の語は出てこず、通達が用いているのは「明細書等」です。したがって様式は定められておらず、請求書の一欄でも一覧表でも、必要な事項が記載されていれば足ります。逆に、題名を立替金精算書としても記載事項が欠けていれば要件を満たしません。一般に、様式ではなく記載内容で判断すると理解されています。

Q. 精算書には何を書けばよいですか？

A. 通達11－6－2の注1は、明細書等に記載する消費税法57条の4第1項第4号および第5号に掲げる事項について、課税仕入れを行った事業者ごとに合理的に区分する必要があるとしています。第4号は税抜価額または税込価額を税率の異なるごとに区分して合計した金額および適用税率、第5号は消費税額等です。あわせて、相手方の氏名または名称と登録番号を確認できるようにしておく必要があります。

Q. 相手方の登録番号は、必ず精算書に書かなければいけませんか？

A. 精算書に書く方法のほかにも経路があります。通達11－6－2の注2は、確認できるための措置として、明細書等に相手方の氏名または名称および登録番号を記載する方法のほか、これらの事項を各事業者へ別途書面等により通知する方法、または立替払に関する基本契約書等で明らかにする方法を挙げています。毎月定型的に精算が続く場合は、基本契約書で担保する設計も考えられます。

Q. 従業員が立て替えた経費も、立替金精算書が必要ですか？

A. 通達11－6－2の場面とは異なります。従業員が会社の経費を立て替えた場合、課税仕入れを行っているのは最初から会社であり、別の事業者間で生じる宛名のズレの問題が起きないためです。一般に、受け取った適格請求書と社内の精算書類を保存して処理します。出張旅費、宿泊費、日当等については、その旅行について通常必要であると認められる部分に係るものに限り、帳簿の保存のみで控除が認められる特例があります。

Q. 立替払いをした側は、その支払いを自分の課税仕入れにできますか？

A. できません。課税仕入れを行っているのは費用を負担する各事業者であり、立て替えた側は回収すべき債権を持っているにすぎないためです。一般に、立替金や未収入金の科目で処理し、費用にも課税仕入れにも計上しません。ここで両方が控除すると、同じ取引について二重に控除することになります。

Q. 軽減税率の対象が混ざっている場合はどうしますか？

A. 税率ごとに分けて集計します。消費税法57条の4第1項第4号が、税抜価額または税込価額を税率の異なるごとに区分して合計した金額および適用税率を記載事項としており、通達11－6－2の注1がこれを課税仕入れを行った事業者ごとに合理的に区分することを求めているためです。8%と10%が混在する立替払いでは、按分と税率区分の両方を行う必要があります。

出典

• 消費税法（昭和六十三年法律第百八号）30条7項・8項・9項、57条の4第1項 — e-Gov法令API v2（法令ID 363AC0000000108）で条文全文を取得
• 消費税法施行令（昭和六十三年政令第三百六十号）49条 — e-Gov法令API v2（法令ID 363CO0000000360）
• 国税庁 消費税法基本通達 第11章第6節 11－6－2（立替払に係る適格請求書）、11－6－4（通常必要であると認められる出張旅費、宿泊費、日当等） — 国税庁ウェブサイトの通達原文
• 国税庁 消費税法基本通達 第11章第1節・第2節 — 同上（「明細書等」「立替払」の出現回数の実測に使用）

この記事は令和8年（2026年）8月時点の条文および通達に基づく一般的な情報提供であり、個別の取引についての税務相談ではありません。筆者は税理士・弁護士・行政書士ではありません。個別の立替払いが通達11－6－2の適用を受けるか、例外の要件を満たすかどうかの判断については、顧問税理士または所轄の税務署にご確認ください。