在職証明書の書き方・もらい方｜記載項目と退職証明書・就労証明書の違い
在職証明書は、勤務先で働いていることを会社などが証明する書類です。もらうときは、提出先に指定様式があるかを確かめ、その様式と提出期限を勤務先の人事・総務へ伝えます。
在職中の一般的な証明と、退職時の法定の証明は分けて扱います。保育所の申込みで必要なのが「就労証明書」なら、会社独自の在職証明書を用意する前に自治体の案内を確認してください。
証明書の違いを先に確かめる
書類名より、何を証明するための書類かを先に確かめます。在職中の一般的な在職証明書には、労働基準法で定めた全国共通の様式はありません。退職時等の証明とは区別し、提出先の指定に合わせます。
| 書類 | 何を示すか | 様式・扱い |
|---|---|---|
| 在職中の在職証明書 | 勤務先で働いている事実や、求められた勤務内容 | 提出先の指定様式を確認。指定がなければ会社の様式を相談 |
| 退職時の退職証明書 | 使用期間・業務・地位・賃金・退職事由のうち本人が請求した事項。解雇なら理由を含む | 労働者が法定事項を請求した場合は遅滞なく交付。請求しない事項は記載禁止 |
| 保育所等の就労証明書 | 雇用期間や就労時間・実績、休業等の状況 | こども家庭庁の標準様式がある。自治体の提出案内を確認 |
「在籍証明書」「勤務証明書」などの名前で求められたときも、在職の事実か、過去の職歴か、収入かを提出先に確認すると、依頼する内容を絞れます。
使う場面と提出先への確認事項
用途ごとに、提出先が求める様式と項目を確認します。表は確認事項の例で、全場面で提出が必要になるという意味ではありません。証明書の提出が必要と案内された場合に、勤務先へ発行を依頼します。
| 使う場面 | 提出先へ確かめる項目 | 会社へ渡す情報 |
|---|---|---|
| 保育所等の入所・継続利用 | 就労証明書の指定様式と記入要領 | 自治体の様式、対象の保護者、提出期限 |
| 賃貸住宅の審査 | 在職の証明と収入の証明を兼ねるか | 提出先の様式、賃金欄の要否、証明対象の期間 |
| ビザ・在留手続き | 申請する手続きの必要書類、言語、証明する勤務内容 | 提出先の案内と記載項目、翻訳の要否 |
| 転職先への職歴確認 | 現在の在職か、前職の使用期間・担当業務の証明か | 転職先の様式、証明する期間・業務 |
賃貸の具体例として、北九州市住宅供給公社の住宅申込様式一覧には、在職兼給与支払証明書と在職（採用）証明書が別に掲載されています。他の賃貸審査でも同じ書類が必要とは限りません。
ビザ・在留手続きは、申請内容ごとの提出案内で確認します。一般の在職証明書を作れば、どの申請にも使えるとは考えないようにします。
在職証明書のもらい方
提出先の様式・記載項目・期限を揃えてから、人事・総務などの発行部署へ依頼します。会社の申請窓口が決まっていれば、その手順を使います。
| 項目 | 伝え方 |
|---|---|
| 用途と提出先 | 保育所の入所申込みなど、どの手続きで必要かを伝える |
| 指定様式 | 提出先が配布するファイルと記入要領を添える |
| 必要な記載内容 | 在職の事実、雇用期間、職務内容、賃金など指定された項目を伝える |
| 提出期限・受取希望 | 提出先の締切と受取希望を分けて伝え、間に合うかを確認する |
| 受取方法 | 窓口・社内システム・郵送など会社が対応する方法を確認する |
依頼文は、「保育所の入所申込に使用する就労証明書の発行をお願いします。自治体の様式と記入要領を添付します。提出期限までに受け取れる日程をご教示ください」のように、用途と添付物を明示すると伝わります。
神奈川県の退職者向けの証明書発行案内でも、指定様式や記入例の同封、締切がある場合の記入を案内しています。これは県の対象職員向けの手続きであり、民間企業の必要書類や発行日数を定めるものではありません。
期限が迫っているときは、勤務先へ発行見込みを聞き、提出先には後日の提出や代替書類が認められるかを相談します。代替できるかは提出先の判断なので、会社に依頼せず別の書類へ置き換えるのは避けます。
記載項目と書き方の参照表
指定された欄を、人事記録や雇用契約などと照らして記入します。表は一般の在職証明書の項目例で、法定の必須項目ではありません。提出先の様式・記入要領に合わせ、求められていない情報まで加える運用は避けます。
| 項目 | 書き方・確認点 | 照合する記録の例 |
|---|---|---|
| 本人の氏名 | 提出先が求める氏名表記で記入。改姓があるときは扱いを確認 | 人事記録、本人の申請 |
| 勤務先・所在地 | 証明する会社と、本人が働く事業所を区別する | 会社情報、配属記録 |
| 雇用期間・在職状況 | 入社日と証明する時点を確認。有期契約の期間と取り違えない | 入社記録、雇用契約、契約更新記録 |
| 所属・役職・業務 | 証明対象の時点の所属を書く。業務内容は実際の担当に沿う | 配属・異動記録、業務分担 |
| 雇用形態・勤務時間 | 正社員・パート等の区分と、契約時間か実績かを確認 | 雇用契約、就業規則、勤怠記録 |
| 賃金・収入 | 記載を求められた場合に、対象期間と実績・見込みを確認 | 給与台帳、支給記録、提出先の記入要領 |
| 証明日・発行者・連絡先 | 会社の承認手順を経て記載。押印や署名の要否は提出先に確認 | 発行部署の記録、提出先の指定 |
たとえば賃金欄で「月額」と指定されているのに、手取り額や年収を説明なく書くと、提出先が意味を取り違えます。何を含む額かが不明なら、発行前に提出先へ確認します。
発行する担当者が経理の場合でも、在職状況や契約更新を給与の支給記録だけで判断せず、人事担当の確認を受ける手順にすると、記録の食い違いを見つけやすくなります。給与の各項目は給与明細の見方も参照してください。
会社の発行義務と断られたとき
在職中の一般的な在職証明書について、労働基準法に退職証明書と同じ交付義務は定められていません。ただし、社内規程や労働契約で発行の扱いを定めていることもあるため、「法律の義務がないので、どの依頼も拒否できる」とは判断しません。
労働基準法の退職時等の証明についての整理です。一般の在職中の証明と、同条が定める退職時・解雇予告中の証明を区別します。
| 場面 | 交付と記載の扱い |
|---|---|
| 退職の場合に、労働者が使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職事由について請求 | 使用者は遅滞なく交付。記載は請求された事項に限り、解雇なら理由を含む |
| 解雇予告日から退職日までに、労働者が解雇理由の証明を請求 | 使用者は遅滞なく交付。ただし予告後に別の事由で退職した場合、その退職日以後は交付不要 |
法定の退職時等の証明には、労働者が請求しない事項を記載してはいけません。前の表の解雇理由の証明も同じ扱いです。在職中の証明の項目例を、本人が求めた内容を確認せず退職証明書へそのまま転用しないようにします。
在職中の証明を断られたときは、まず発行部署に、所定の申請手続きがあるか、必要な記録が足りないか、どの内容なら証明できるかを確認します。退職時等の法定の証明が交付されない問題とは切り分け、後者は労働基準監督署などへ相談します。
保育所の就労証明書は標準様式を確認
保育所等への提出では、一般の在職証明書より先に、自治体が案内する就労証明書の様式を確認します。こども家庭庁の就労証明書案内に、標準的な様式と関連する事務連絡が掲載されています。
標準様式には、雇用期間・雇用形態・就労時間・就労実績のほか、産休・育休、復職、短時間勤務などの欄があります。在職している事実の証明だけでは、必要な欄を満たせない場合があります。
| 確認する欄 | 記入前の確認点 |
|---|---|
| 雇用期間と就労先 | 契約の期間と、実際の就労先事業所を確認する |
| 就労時間と就労実績 | 契約に基づく時間と実際の勤務の欄を区別し、記入要領を読む |
| 休業・復職・短時間勤務 | 取得予定・取得中など、該当する状態と期間を確認する |
| 保護者記載欄 | 事業者が証明する勤務内容と、保護者が記入する欄を区別する |
就労証明書の標準様式と記載要領には、就労先事業者等に無断で作成・改変すると刑法上の罪に問われる場合があると記載されています。証明内容の誤りを見つけたときは自分で直さず、発行元へ訂正を依頼します。
就労時間の算定や実績がない場合の記入は、標準様式の記載要領と自治体の案内で確認してください。勤務時間を確認する記録の整え方は出勤簿の記事、有給休暇の残日数確認は有給休暇の計算ツールで扱います。
有給休暇の付与日数・残日数を確認する提出先の指定様式と必要欄を先に確認し、勤務先へ期限と一緒に伝えます。退職時等の法定の証明や、保育所等の就労証明書は、一般の在職証明書と分けて扱います。
よくある質問
在職証明書はどこでもらえますか？
勤務先の人事・総務など、証明書を発行する部署へ依頼します。提出先に指定様式があれば添え、必要な記載項目と提出期限も伝えます。所要日数と受取方法は勤務先に確認してください。
在職証明書と退職証明書は同じですか？
分けて扱います。在職中の一般的な証明に対し、退職の場合に労働者が使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職事由の証明を請求したときは、使用者に遅滞なく交付する義務があります。退職時の記載は請求事項に限り、解雇なら理由を含みます。
保育所の就労証明書を自分で書いてよいですか？
保護者記載欄は自分で書けますが、勤務内容は会社の承認なく作成・改変しません。保育所等の標準様式では、就労先事業者等に無断で作成・改変すると刑法上の罪に問われる場合があるとされています。会社の証明内容は発行部署へ依頼し、誤りも発行元へ訂正を依頼してください。
出典
- e-Gov法令検索「労働基準法」第22条（退職時等の証明）
- こども家庭庁「就労証明書」に関する情報
- こども家庭庁「就労証明書（標準的な様式）」・記載要領
- 北九州市住宅供給公社「住宅申込様式一覧」
- 神奈川県「在職証明書等の発行」
この記事は一般的な情報提供を目的としています。個別の税務・労務相談には応じられません。実際の手続きは提出先・勤務先に、個別の労務上の判断は労働基準監督署・社会保険労務士などに確認してください。