印鑑登録証明書の取り方｜個人・法人の必要書類と代理請求
印鑑登録証明書は、個人なら住民登録先の市区町村、会社代表者の印鑑証明書なら法務局で取得します。会社の契約でも、求められているのが代表者個人の証明か、登記所に提出した会社代表印の証明かを先に確かめます。
個人の手続は自治体ごとに異なるため、この記事では東京都新宿区の取得方法を例にします。法人は、登記所に印鑑を提出済みの会社代表者について説明します。登録と証明書の請求、窓口とオンラインの必要物を分けて確認できる参照表です。
個人と法人の取得先の早見表
個人の証明書は市区町村、会社代表者の証明書は法務局で取得します。証明書を指定されたら、まず「誰の印鑑を証明する書類か」を確認します。個人の印鑑登録証と、法務局が扱う法人の印鑑カードは別のものです。
個人欄は新宿区で印鑑登録済みの方、法人欄は登記所に印鑑を提出済みの会社代表者を対象とします。カード紛失・登録前は次の手続に進む前に登録先へ確認します。
| 証明書・取得経路 | 取得先 |
|---|---|
| 個人の印鑑登録証明書 | 新宿区役所・特別出張所の窓口で請求 |
| 転出届をしていない本人の印鑑登録証明書：コンビニ交付 | 対応するコンビニ等の端末 |
| 会社代表者の印鑑証明書を書面請求 | 法務局の窓口 |
| 会社代表者の印鑑証明書をオンライン請求 | 登記・供託オンライン申請システム |
個人の取り方：新宿区の窓口・コンビニ
新宿区の窓口では印鑑登録証を使います。
窓口は印鑑登録証を持参する
新宿区の窓口では、本人でも印鑑登録証が必要です。登録した実印は持参不要です。本人確認書類や実印だけでは、印鑑登録証の代わりにできません。請求先は区役所の戸籍住民課住民記録係又は特別出張所です。
新宿区で代理人が証明書を請求する場合も、印鑑登録証を持参します。対象者の住所・氏名・生年月日は、申請書へ正確に記入します。この証明書の代理請求には委任状も登録した印鑑も不要です。登録自体を代理人に頼む場合は、後述のとおり準備が異なります。
新宿区の必要書類と窓口の受付日は、区の印鑑登録・印鑑登録証明書の案内で確認できます。他の市区町村にこの扱いをそのまま当てはめず、住民登録先の案内を確認してください。
コンビニでは本人の証明書を取得する
新宿区のコンビニ交付の本人認証では、利用者証明用電子証明書付きマイナンバーカード又はスマホ用電子証明書付き対応スマホを使います。スマホはファミリーマート・ローソンの対応店舗で使えます。印鑑登録証を端末へ持って行く方法ではありません。
端末で行政サービスから証明書交付サービスを選び、カード等で認証して暗証番号を入力します。取得する証明書を印鑑登録証明書にし、必要部数と内容を確認して手数料を支払います。証明書とカード等を取り忘れず回収します。
新宿区のコンビニ交付は利用時間が限られ、年末年始・メンテナンス時は利用できません。新たなカード交付や転入等による住所変更の後は、継続利用の手続きをしても利用開始まで待ち時間があります。暗証番号のロック、電子証明書の状態、スマホの対応店舗はコンビニ交付サービスの案内で出発前に確認します。無料交付が必要な証明書は窓口で請求します。
新宿区で初めて登録する・登録証を紛失したとき
印鑑を登録する手続と、登録後の証明書を請求する手続は別です。マイナンバーカードを持っていても、新宿区で印鑑登録をしていなければ、同区の印鑑登録証明書は取得できません。
新宿区で初めて登録する場合は、登録する印鑑を持参して申請します。本人が文書照会後に申請窓口へ行く場合は、本人が記入した回答書・登録する印鑑・本人確認書類を持参します。新宿区で本人が登録条件を満たして申請し、有効なマイナンバーカードを提示する場合は、登録証を即日交付できます。
登録できる人・印鑑には条件があります。新宿区内の住民登録、年齢、成年被後見人の手続、登録できない印鑑や共用の制限は新宿区の登録条件を確認してください。ここでは登録資格の全件判定は扱いません。
新宿区で代理人が印鑑登録を申請する場合は、本人への文書照会を経ます。登録する印鑑に加え、代理人の本人確認書類と、本人が自署・押印した委任状を準備します。「証明書の代理請求なら委任状不要」という扱いを、代理登録へ流用しないことが大切です。
新宿区の印鑑登録証を紛失した場合は、亡失の届出を行い、カードが必要なら新たに登録する手続になります。交付の一時停止は新宿区へ電話で依頼でき、受付は平日8時30分～17時、火曜は19時までです（休日・祝日・年末年始を除く）。連絡先と受付時間は区の案内を確認します。
法人の取り方：窓口・オンライン
会社代表者の印鑑証明書は、法務局の窓口又はオンラインで請求できます。オンライン請求には電子署名が必要です。
書面請求は必要書類を確認する
会社代表者の印鑑証明書は、登記所へ提出した印鑑について請求するものです。未提出の会社代表印について、証明書だけを請求することはできません。個人の印鑑登録証を持参しても、会社の印鑑カードにはなりません。
法務局の窓口で書面請求する際は、印鑑カードの提示が必要です。申請書の記載事項と添付書類は、商業登記規則第22条と同条の準用規定で確認してください。代理人に取得を頼む場合も、会社側で印鑑カードと申請書に必要な情報を確認して渡します。
会社の印鑑の提出、印鑑カードの交付、証明書の請求は区別します。新任代表者への交代や改印がある場合は、証明書を急いで請求する前に届出の状況を確認します。印鑑の提出は商業登記規則の印鑑の提出等に関する規定に基づく別手続です。
オンラインは電子署名と受取方法を確認する
法人の印鑑証明書のオンライン請求は、申請用総合ソフト又はかんたん登記・供託申請から行えますが、電子署名が必要です。電子署名が不要な登記事項証明書の請求と取り違えないようにします。
申請用総合ソフトでの請求では、印鑑を提出した会社代表者の電子署名が必要です。代理人が請求する場合は、代表者の署名に加え代理人の電子署名も必要となり、代理権限を証する情報も送信します。経理担当者の署名だけで会社代表者の署名を置き換える手続ではありません。
次の表は、登記所に印鑑を提出済みの会社代表者の印鑑証明書をオンライン請求する場合です。印鑑カード番号等を入力し、電子署名・電子証明書の準備と電子納付を行います。申請用総合ソフトの受取手順は法務省の操作手引書によります。
| 受取方法 | 印鑑カードの扱い | 受取時の準備 |
|---|---|---|
| 郵送 | オンラインで番号を送信。カード現物の提示は不要 | 送付先住所を入力する |
| 指定した窓口 | 番号の送信に加え、受取時にカード現物を提示 | 事前に電子納付し、受取人氏名・住所、通数、申請番号を記載した書面も持参 |
申請用総合ソフトで窓口受取する場合は、電子納付画面を印刷して通数を記入したものを、上表の書面として使えます。選択した受取場所以外では受け取れず、窓口で印紙等による納付もできません。受取期限を過ぎると廃棄されるため、操作手引書の証明書交付請求の章で受取期限も確認します。
オンライン請求は、証明書の電子ファイルをダウンロードする方法ではありません。郵送又は窓口で紙の証明書を受け取る方法です。画面・申請方式の入口は印鑑証明書の交付請求の公式案内で確認できます。
手数料の比較表
以下は2026年10月28日確認時点の通常の交付手数料です。個人は新宿区の印鑑登録済み本人の証明書、法人は登記所へ提出した会社代表印の証明書を対象とします。無料交付の要件に当たる個人は新宿区の窓口で請求します。法人のオンライン送付で書留等の特殊取扱を指定するときは、取扱料金が加算されます。
| 証明書・取得区分 | 交付手数料 |
|---|---|
| 新宿区・個人：窓口交付 | 1通300円 |
| 新宿区・個人：コンビニ交付 | 1通200円 |
| 法人：書面請求 | 1件500円 |
| 法人：オンライン請求・窓口受取 | 1件420円 |
| 法人：オンライン請求・通常送付 | 1件450円 |
新宿区の手数料を、他の自治体に当てはめることはできません。また、上表は証明書の交付手数料で、印鑑の登録費用や電子証明書等の準備費用は含みません。法人の手数料は登記手数料令の印鑑証明書の手数料規定で定められています。
契約・登記で提出する前の確認
証明書の作成時期は、提出先の手続要領で確認します。契約の相手が求める条件と、登記申請の添付書類に適用される条件を混同しないようにします。証明書の名称だけで、提出できる作成時期を判断しないようにします。
例えば、個人である会社代表者が登記所へ印鑑を提出する際に添付する市区町村長の印鑑証明書は、商業登記規則の印鑑の提出等に関する規定で作成後3か月以内とされています。これは印鑑届の添付証明に関する指定で、契約一般の証明書に共通する期限を決めたものではありません。
この場面では、会社の手続のために代表者個人の印鑑登録証明書を準備します。会社代表印の証明書とは用途が異なります。提出書類一覧の名称だけで迷ったときは、誰が登録・提出した印鑑の証明が必要かを提出先に確認します。
会社の登記内容を示す書類が必要なら、登記事項証明書の種類と取得方法を確認します。印鑑の証明を取ることで、登記内容の証明書まで代用できるわけではありません。
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取得の順序は、提出先が求める証明を確認し、登録・提出の状況を調べ、請求方法と受取方法を選ぶ、です。個人の手続は住民登録先の案内で確認します。新宿区の窓口なら印鑑登録証、法人の書面請求なら印鑑カードを準備し、法人のオンライン請求では電子署名と受取時の必要物を確認します。
よくある質問
印鑑登録証と印鑑登録証明書は同じものですか？
別のものです。新宿区の印鑑登録証は登録後に交付されるカードで、窓口で証明書を請求する際に使います。印鑑登録証明書は、登録した印鑑について交付される証明書です。
新宿区の印鑑登録証明書を代理人に取ってもらえますか？
窓口で請求できます。代理人は印鑑登録証を持参し、対象者の住所・氏名・生年月日を正確に記入します。この交付請求では委任状と登録印は不要ですが、代理人による印鑑登録は別手続で、委任状等と文書照会が必要です。
新宿区の窓口で、マイナンバーカードだけで取得できますか？
取得できません。新宿区の窓口は本人でも印鑑登録証が必要です。利用者証明用電子証明書のあるマイナンバーカード等を使うコンビニ交付とは、必要なカードが異なります。
法人の印鑑証明書はオンラインで取得できますか？
請求できます。印鑑提出済みの会社代表者の電子署名等が必要で、代理請求では代理人の電子署名と代理権限情報も準備します。郵送受取は印鑑カード番号を送信し、カード現物の提示は不要です。窓口受取は事前に電子納付し、指定窓口へ印鑑カードと受取人氏名・住所・通数・申請番号を記載した書面を持参して、請求から1か月以内の開庁日に受け取ります。期限後は廃棄されます。
出典
- 新宿区「印鑑登録・印鑑登録証明書」
- 新宿区「コンビニ交付サービス」
- e-Gov法令検索「商業登記法」登記事項証明書の交付等
- e-Gov法令検索「商業登記法」印鑑証明
- e-Gov法令検索「商業登記規則」印鑑の提出等・印鑑の証明の請求・オンライン交付請求
- e-Gov法令検索「登記手数料令」印鑑証明の手数料
- 法務省「商業・法人登記手続」印鑑証明書の交付請求
- 法務省「申請者操作手引書 商業・法人登記申請 申請用総合ソフト編」
この記事は一般的な情報提供であり、個別の相談への回答ではありません。実際の手続は住民登録先の市区町村、管轄法務局又は提出先に確認してください。個別の税務・労務相談には応じられません。