立て替えの仕訳と精算｜従業員への返金・取引先からの回収を分ける
会社負担の消耗品代を従業員が立て替えた場合、本記事の例では消耗品費と従業員への未払金を計上し、返金で未払金を消します。逆に、会社が取引先負担の費用を立て替えたら、会社は回収する権利を立替金に計上します。
以下は会社の帳簿から見た仕訳例です。精算書の書式は立替金精算書の書き方、休職者の保険料は休職中の社会保険料で扱います。
立替金・未払金・仮払金の使い分け
誰が払ったかより、誰が負担する支出かで分けると整理できます。
| 場面 | 会社側の科目例 | 残高の意味 |
|---|---|---|
| 会社が取引先負担分を代理で支払う | 立替金 | 取引先から返してもらう債権 |
| 従業員が自社負担の消耗品代を支払う | 消耗品費／未払金 | 従業員へ返す債務 |
| 使途や精算額が未確定の会社経費を前渡しする | 仮払金 | 後日、証憑で内容を確定させる額 |
ここでは未払金を使う例に統一します。
従業員が会社経費を立て替えた仕訳
設例は、税込経理の会社用消耗品を従業員が税込3,300円で購入し、納品・債務確定済みの場合です。会社は後日、従業員へ同額を振り込みます。金額の単位は円です。
| 時点 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| 従業員が購入・支払い | 消耗品費 3,300 | 未払金（従業員）3,300 |
| 会社が従業員へ返金 | 未払金（従業員）3,300 | 普通預金 3,300 |
振込時にもう一度消耗品費を計上すると、同じ購入を二重に経費計上してしまいます。経費申請と振込には同じ精算番号を付け、未払金を消し込めるようにします。
この設例の課税仕入れの時期は、消耗品の引渡しを受けた時であり、従業員への返金時ではありません。未払金があるときの課税仕入れの時期は、国税庁「前受金や前払金などがあるとき」で確認できます。
自社用でも資産として計上する購入は、この消耗品費の例には含めません。仮払消費税等の論点は仮払消費税と仮受消費税へ。
会社が取引先費用を立て替えた仕訳
設例は、取引先負担と契約・証憑で明らかな国内消耗品代の全額を、会社が税込5,500円で代理支払いし、同額回収する場合です。自社の仕入れや役務提供の費用ではありません。金額の単位は円です。
| 時点 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| 会社が代理で支払い | 立替金（取引先）5,500 | 普通預金 5,500 |
| 立替額を取引先へ請求 | 仕訳なし | 支払時に計上した債権をそのまま管理 |
| 取引先から同額を回収 | 普通預金 5,500 | 立替金（取引先）5,500 |
請求時に未収入金などへ振り替える運用は別です。この例では科目を変えず、請求管理表に請求日と回収予定を記録します。
自社売上の請求書に立替分も載せる場合は、売上の明細と立替分の精算明細を分けます。入金も売掛金と立替金に分けて消し込めば、立替分を売上に重ねて計上する誤りを防げます。
立替えか自社の売上・費用かを確認する
請求書に「立替」「実費」と書いただけでは、立替金として扱えるとは限りません。次の確認表で、取引の実際の負担者と提供先をそろえます。
| 確認するもの | 見る点 |
|---|---|
| 契約・発注書 | 誰が発注し、誰が費用を負担する取引か |
| 納品・サービスの記録 | 商品やサービスを受けたのは自社か、取引先か |
| 請求書・領収書と精算明細 | 元の取引と立替依頼、支払額、請求額が対応するか |
他社負担分を代理で支払っただけで同額回収する場合、その精算自体を自社の売上・費用や課税売上・課税仕入れにはしません。元の購入が誰の課税仕入れかは、金銭の精算とは別に確認します。
一方、自社が提供する国内の課税サービスの対価として諸経費を請求するなら、自社の費用・売上として扱う取引です。実費を別記したことだけで、消費税の対象外になるわけではありません。
真の立替額の回収と、別の手数料を受け取る場合も分けて確認します。役務提供の対価となる手数料は、単なる立替回収とは別の取引です。
消費税とインボイスの確認
一般課税で実際の課税仕入れに応じて控除する会社は、費用の帰属と保存書類を確認します。会社間立替の欄は、他社に立て替えてもらった費用負担会社の立場で読みます。控除額の全額を保証する表ではありません。
| 受け取った書類 | 確認する保存方法 |
|---|---|
| 従業員名義の適格簡易請求書 会社負担の事業用消耗品等 | 所属が明らかになる従業員名簿等も保存。名簿等で本人を特定できなければ、従業員作成の立替金精算書も受領・保存 |
| 立替会社名義の適格請求書 費用負担会社に帰属する課税仕入れ | 費用負担会社の仕入れと明らかにする精算書等と併せて保存。詳しい書類の組合せは下のリンクへ |
| 帳簿のみ保存の特例に該当する取引 | 特例の適用条件を確認し、必要事項を記載した帳簿を保存。領収書がないという理由だけでは適用しない |
他社に立て替えてもらった費用負担会社は、自社の帳簿に実際の仕入先名を記載し、仕入先の名称・登録番号を当事者間で確認できるようにします。精算書への記載のほか、別途の書面や契約書で明らかにする方法もあります。
複数社分を一括で支払う場合の写しの省略条件や、元の請求書を基礎にした合理的な税額配分は、立替金精算書の書き方と国税庁Q&A「立替金」で確認できます。
支払先が適格請求書発行事業者で、保存など他の要件も満たしていれば、立替会社が未登録でも費用負担会社の仕入税額控除は可能です。立替会社の登録と、実際の支払先の登録を取り違えないようにします。
未精算残高を照合する手順
月末には、相手別の明細と総勘定元帳、通帳の入出金を突き合わせます。次は社内管理の手順例です。
- 従業員別・取引先別に、原証憑、申請・請求、入出金を精算番号でつなぐ。
- 立替金は期首残高に当期立替額を加え、当期回収額を引く。取消・振替・返金差額があれば別列で調整する。
- 未払金は会社から従業員への返金と照合する。未精算の明細には理由と精算予定を記録する。
- 古い明細から、請求漏れ、入金の未消込、重複計上を確認する。
経費申請と返金の締切は社内で明示します。未回収のまま残っているという理由だけで、立替金を雑費へ振り替えないようにします。回収不能や債権放棄の税務処理は、通常の精算とは別に確認が必要です。
まとめ
会社経費を従業員が払った場合は、会社から返す債務を管理します。他社費用を会社が代理で払った場合は、回収する債権を管理します。元の取引、精算書類、入出金を同じ明細で追えるようにすると、経費の二重計上と未精算の放置を見つけやすくなります。
よくある質問
従業員が会社経費を立て替えたら、会社は立替金を使いますか？
この仕訳例では未払金を使います。会社負担の消耗品代を従業員が支払ったときは、会社にとって従業員へ返す債務だからです。他社から回収する立替金とは向きが逆です。
立替金を請求したとき、売上を計上しますか？
他社負担分の代理支払いについて同額を回収するだけなら、立替請求を売上にはしません。自社が提供したサービスの対価や自社経費の請求は別なので、契約と元の証憑で区別します。
立替金が残っていたら、まず何を確認しますか？
相手別の明細から、請求漏れ、入金の未消込、重複計上を確認します。元の支払と請求、入金を突き合わせ、未精算の理由と予定を記録します。古い残高というだけで雑費へ振り替えないようにします。
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出典
- 国税庁 インボイス制度Q&A「立替金」
- 国税庁 インボイス制度Q&A「従業員が立替払をした際に受領した適格簡易請求書での仕入税額控除」
- 国税庁「前受金や前払金などがあるとき」
- 国税庁「課税の対象とならないもの（不課税）の具体例」
- e-Gov法令検索「法人税法」22条
- e-Gov法令検索「消費税法」2条・30条
制度の確認日: 2026年10月28日。仕訳と残高照合は、本文に示した前提による説明用の例です。
この記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の税務相談ではありません。実際の判断にあたっては、顧問税理士または所轄税務署にご確認ください。