ハイブリッドワークとは｜出社・在宅の切替と勤怠・通勤費の確認表
ハイブリッドワークは、オフィスへの出社とテレワークを組み合わせる働き方です。出社と在宅を併用する会社では、勤務場所の変更を勤怠記録と費用精算にも反映する運用を決めておきます。
この記事は、会社に雇用される従業員の出社・在宅の切替処理を扱います。テレワークの種類や導入全体、通信費の負担方法はテレワークの基本と費用負担で確認できます。
出社・在宅を切り替えるときの社内確認表
出社・在宅の切替時は、申請から勤怠・費用精算までの担当者と記録先を決めます。以下は社内で使う確認表の見本です。法定の申請様式ではなく、自社の就業規則・勤務制度・費用規程に合わせて使います。
| 切替の場面 | 確認する内容 | 記録先の例 |
|---|---|---|
| 在宅日を申請する | 利用できる場所、対象業務、承認者、連絡方法 | 実施申請・勤務予定表 |
| 予定を出社へ変える | 変更理由、承認、実際の勤務場所 | 変更履歴・出社実績 |
| 勤務途中に移動する | 移動の指示、移動中の自由利用、業務の有無 | 指示の記録・勤怠の補足 |
| 通勤費を実費で精算する | 実際の通勤経路・日付、支給済み定期券との重複 | 通勤費明細・支給履歴 |
| 在宅勤務分の費用を精算する | 費用規程で求める勤務実績と請求資料 | 在宅実績・経費申請 |
勤務場所の申請と変更を分ける
利用できる勤務場所を決めることと、日々の在宅勤務を申請することは分けて整理します。厚生労働省のテレワークモデル就業規則は、事前登録と実施申請を組み合わせる例を示しています。
日々の申請では、利用日、勤務場所、業務、連絡先を確認する方法があります。申請期限や急な変更の連絡方法は、あらかじめ労使で話し合い、会社の実情に合わせて決めます。届出期間を必要以上に長くして、在宅勤務を妨げないようにします。
例えば、在宅予定の日に原本確認のため出社へ変更した場合です。予定を上書きするだけでなく、変更前後の場所・承認者・変更理由を残す運用にします。月末の経理担当が変更の経緯を確認できるよう、勤怠・精算担当にも参照先を共有する見本です。
契約上の勤務場所も確認する
労働契約を結ぶ際、雇入れ直後から在宅勤務を行うことが通常想定されるなら、雇入れ直後の就業場所にその場所を明示します。契約期間中に通常想定されるなら、変更の範囲に明示します。
通常勤務と労働時間制度などの労働条件が同じなら、既存の就業規則のままで実施できる場合があります。条件を変えるときは、日々の実施承認だけで済ませず、就業規則と労働条件の確認へ進んでください。
勤務途中の移動時間は自由利用の保障で分ける
勤務途中の就業場所間の移動時間は、移動中の自由利用が保障されているかなどで扱いを分けます。午前は自宅、午後はオフィスという場合も、出社した事実だけで休憩か労働時間かを決めません。厚生労働省のテレワークガイドラインは、次のように区別しています。
対象は、勤務時間の一部をテレワークとする場合の就業場所間の移動時間です。朝夕の通常の通勤を判定する表ではありません。
| 移動の状況 | 時間の扱い |
|---|---|
| 移動中の自由利用が保障されている | 休憩時間として扱うことが考えられる |
| 業務に必要な移動を会社が命じ、移動中の自由利用が保障されていない | 労働時間に該当する |
例えば、具体的な業務のために急きょ出社を命じられ、移動中の自由利用も保障されていなければ、その就業場所間の移動時間は労働時間です。申請書の区分名だけでなく、指示内容と実態を確かめます。
場所の切替で勤怠記録を途切れさせない
始終業を反映するパソコン使用記録や入退場記録などを基礎に、実際の時間を確認します。パソコンの起動時間がそのまま労働時間になるとは限りません。
記録が始終業を反映せず、自己申告で把握する場合は、従業員と管理者へ適正な申告・運用を説明します。客観的な事実との著しい乖離を把握したときは、時間を補正します。申告時間に上限を設けるなど、適正な申告を妨げる扱いはできません。
会社が申告と実態の相違を認識していない場合は、申告時間に基づく時間外労働の上限規制の遵守と賃金支払等で足りるとされています。
出社実績と通勤費を照合する
通勤費を実費精算する会社は、出社予定ではなく、実際に通勤した日付・経路を精算明細と照合します。在宅予定から出社へ変わった日や、定期券の支給期間に重なる日を確認対象にすると、申請漏れと重複支給を探せます。
定額の通勤手当から実費支給への切替は、自動的に行うものではありません。モデル就業規則の賃金・費用負担の節には通勤頻度に応じた見直しの例がありますが、自社の賃金規程と労働条件の変更手続を先に確認します。
以下は、出社時の通勤費を実費で精算する運用を採用している会社の確認例です。支給対象・計算方法・締切は自社規程によります。
| 明細の状態 | 確認・処理の例 |
|---|---|
| 出社実績があるが申請がない | 本人に申請漏れか、定期券で対応した日かを確認する |
| 申請があるが在宅実績になっている | 勤務場所の変更漏れか、申請日付の誤りかを確認する |
| 支給済み定期券の期間と重なる | 対象経路と規程を確認して重複支給を調整する |
| 締切後に出社への変更が分かった | 規程に従い追加・訂正の履歴と反映月を残す |
通勤費を支給するルールと、所得税上の非課税範囲は分けて確認します。限度額や交通手段別の扱いは通勤手当の非課税限度額にまとめています。
費用規程と月次確認をつなぐ
通信費や電気代の負担方法は、労使で協議して定めます。就業規則の作成義務がある事業場で従業員に機器・作業用品等の負担をさせる定めをする場合は、就業規則に規定します。
在宅日数などの勤務実績を費用計算に使う会社では、予定からの変更を反映した資料を精算担当へ渡す運用にします。負担範囲や通信費の計算方法の詳細はテレワークの費用負担で確認できます。ここでは切替後の実績をそろえます。
社内で定めた予定日を確認するための道具です。通勤手当の支給条件を判定するものではありません。
出社と在宅を併用するときは、申請の変更履歴、実際の勤務場所・時間、費用明細を対応させます。通勤費の計算方法は自社規程で確認し、予定と実績の差を月次に持ち越さない運用を整えます。
よくある質問
ハイブリッドワークとテレワークの違いは何ですか？
ハイブリッドワークは出社とテレワークを組み合わせる働き方です。テレワークは情報通信技術を使ってオフィスから離れた場所で働く形態を指し、在宅勤務はその一形態です。
在宅勤務の途中で出社すると、移動は労働時間ですか？
勤務途中の就業場所間の移動を、業務に必要なものとして会社が命じ、移動中の自由利用が保障されていなければ労働時間です。自由利用が保障される就業場所間の移動時間は、休憩として扱うことが考えられます。
出社日が減ったら通勤手当も自動的に減らせますか？
出社日数だけで自動的に減額するのではなく、自社の賃金規程と労働条件の変更手続を確認します。実費精算を採用する場合は、支給対象や計算方法を定め、実際の通勤日・経路と明細を照合する運用にします。
出典
- 厚生労働省「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」：労使の話合い、労働時間の把握、勤務途中の移動時間、費用負担。
- 厚生労働省「テレワークモデル就業規則」：労働条件の明示、利用申請、賃金・費用負担の規定例。
- e-Gov法令検索「労働基準法」：労働条件の明示、労働時間、就業規則の作成・届出。
この記事は一般的な情報提供であり、個別の事案への助言や適法性の判断を行うものではありません。実際の制度運用は、管轄の労働局・労働基準監督署、社会保険労務士などにご確認ください。個別の税務・労務相談には応じられません。