テレワークとは｜種類・会社のルールと費用負担
テレワークは、ICTを使い、所属するオフィスから離れた場所で働く形態です。自宅で働く在宅勤務のほか、サテライトオフィス勤務やモバイル勤務があります。
会社に雇用される従業員のテレワークでは、働く場所に加えて、勤怠・連絡方法・費用負担のルールを整えます。下の確認表から、就業規則と実際の運用を照合できます。個人事業主などの自営型テレワークは、この記事の労務管理の説明には含めません。
テレワークの種類と在宅勤務の違い
在宅勤務は、テレワークに含まれる働き方です。テレワークを自宅での勤務に限定せず、どこで業務をするかに分けると、必要な環境が分かります。
次は、厚生労働省のテレワークガイドラインの形態を、会社の確認事項と対応させた表です。確認事項は運用を検討する際の例です。
| 形態 | 働く場所 | 確認することの例 |
|---|---|---|
| 在宅勤務 | 従業員の自宅 | 作業環境、業務用機器、家族と共用する回線等の扱い |
| サテライトオフィス勤務 | 所属するメインオフィス以外のオフィス・共用施設 | 利用できる施設、予約、利用料の精算、入退場記録 |
| モバイル勤務 | 移動中や出先など、臨機応変に選ぶ場所 | 許可する場所、画面や会話の情報漏えい、通信環境 |
社内で「リモートワーク」という名称を使っていても、申請書では勤務場所や勤務時間を具体的に記録すると運用の違いを確認できます。名称だけで利用条件を決めるのではなく、会社の規程と許可内容を確認します。
通勤の負担軽減や、育児・介護と仕事の両立を助けることが期待されます。一方、連絡の行き違い、長時間労働、作業環境の違いにも対応が必要です。テレワークの導入だけで効果が決まるわけではありません。
会社で確認する項目と書類
導入時は、対象業務、利用できる人と場所、申請方法、時間管理、費用負担を対応させます。経理では支払資料だけでなく、人事が定める条件と申請・勤怠記録を合わせて確認します。
会社に雇用される従業員のテレワークについて、主な確認項目と社内資料の例を整理しました。法定書類の網羅一覧ではなく、労使で運用を決める際の確認表です。
| 項目 | 確認する内容 | 資料の例 |
|---|---|---|
| 目的・対象業務 | 遠隔で処理する仕事と出社が必要な仕事の切り分け | 業務一覧、承認経路、導入方針 |
| 対象者・利用場所 | 本人の意向、利用条件、許可する場所 | 利用規程、申請書、許可記録 |
| 勤務日・申請 | 利用頻度、申請・変更・取消の連絡方法 | 勤務予定、申請履歴 |
| 労働時間 | 始終業・休憩・時間外労働の記録方法と、中抜けの取扱い | 就業規則、勤怠記録、労使協定 |
| 連絡・評価 | 通常・緊急時の連絡先、成果や進捗の共有方法 | 連絡手順、業務報告、評価基準 |
| 費用負担 | 誰が何を負担し、どの資料で請求するか | 費用規程、請求明細、精算申請 |
| 機器・情報管理 | 貸与と持出し、利用できるシステム、紛失時の連絡 | 貸与台帳、情報管理ルール |
| 安全衛生 | 作業環境、健康相談先、困り事の報告方法 | 作業環境チェックリスト、相談先一覧 |
対象者は、正社員か非正規雇用かという雇用形態の違いだけを理由に除外しないよう留意します。実施に当たっては、会社の指示による場合も本人の納得を得て対応する必要があります。
職種名だけで向き不向きを決めず、業務単位で検討します。例えば経理でも、請求データの照合と、会社に届く紙の原本の受領とでは、必要な場所や手順が異なります。出社する従業員に原本処理が偏らないかも確認事項です。
就業規則と労働条件を確認する
最初に、既存の就業規則と労働条件通知書を確認します。通常勤務と労働時間制度などの労働条件が同じなら、既存の就業規則のままで実施できる場合があります。
費用負担や労働時間制度を変える場合は、既存の就業規則との整合と、必要な手続を確認します。厚生労働省「テレワークモデル就業規則」は、通常勤務との違いを確認する資料として使えます。
モデルの空欄を埋める前に、自社の勤務制度・申請方法・費用負担との対応を確認します。モデルにある支払方法や対象者の規定例が、そのまま自社の条件になるわけではありません。
就業規則の作成・届出義務は、常時10人以上の労働者を使用する事業場が対象です。次は、テレワーク導入に伴う就業規則の主な確認事項です。
| 区分 | 確認すること |
|---|---|
| 既存の規定と異なる費用負担・勤務制度を導入 | 労働条件との整合を確認し、必要な規定の変更を行う |
| 作成・届出義務のある事業場が規則を変更 | 過半数労働組合があればその組合、なければ過半数代表者の意見を聴く。意見書を添えて所轄の労働基準監督署に届け出て、従業員に周知する |
| 法的な作成義務がない事業場 | 就業規則に準ずるルールの作成や、労使協定による整理が望ましい |
勤務場所と変更の範囲
労働契約を結ぶときに、雇入れ直後のテレワークが通常想定されるなら就業場所として、契約期間中の実施が通常想定されるなら変更の範囲として、テレワークを行う場所を明示する必要があります。
勤務場所等の範囲を超える導入では、就業規則の基準を下回らない本人合意か、合理的な規則変更と周知を確認し、変更しないと個別合意した条件は新規則の基準未達を除き規則変更では変わらない点にも留意します。個別の変更の有効性は、規程の名称だけでは判断できません。
労働時間・中抜け・連絡の扱い
テレワークは働く場所の形態であり、フレックスタイム制などの労働時間制度とは別です。導入前の制度を維持して実施することもでき、制度を変更するなら、変更先の導入要件を満たす必要があります。
始終業を反映する記録で確認する
パソコンの使用時間など、実際の始終業を反映する客観的な記録を基礎に時間を把握する方法があります。サテライトオフィスでは、会社が把握できる入退場記録が実際の始終業を反映する場合に、その記録を使う方法があります。パソコンが起動していた時間を、事情を確認せず労働時間と同一視するものではありません。
記録が始終業を反映できず自己申告で把握する場合は、従業員と管理者に適正な申告・運用を説明し、客観的な事実との著しい乖離を把握したときは時間を補正するなどの対応が必要です。申告できる時間に上限を設けるなど、適正な申告を妨げる扱いはできません。
申告と実態の相違を会社が認識していない場合は、申告時間に基づいて時間外労働の上限規制を守り、賃金を支払う等の対応で足りるとされています。自己申告の留意点はガイドラインの労働時間把握の節を参照してください。
事業場外みなし労働時間制は、社外で働くという理由だけで適用できる制度ではありません。具体的な指揮監督の状況など、制度の要件を別に確認します。
中抜け時間は先に取扱いを定める
次はテレワークガイドラインに示される中抜け時間の取扱い例です。いずれも取扱いをあらかじめ就業規則等に定めます。時間単位の年休を使う場合は、その制度の要件も確認します。
| 運用 | 取扱いの例 |
|---|---|
| 把握して休憩とする | 始終業の変更を就業規則に記載して終業を繰り下げる。一斉休憩の適用がある事業場で例外にする場合は労使協定を結ぶ |
| 把握して時間単位年休とする | 制度の要件を確認し、時間単位の年休として扱う |
| 中抜けを把握しない | 始業から終業までの間を、休憩を除き労働時間として扱う |
時間外の連絡と勤怠記録を分けない
時間外・休日・所定外深夜の連絡は、業務上の必要性、対応を求めるか、対応した時間の記録方法を整理します。時間外等のメールに対応しなかったことを理由とする不利益な人事評価は、適切な評価とはいえません。
残業の申請・承認手続と、実際に働いた時間の確認は分けて考えます。賃金計算に使う時間区分は残業代の計算方法、労働時間制度はフレックスタイム制で確認できます。
機器・通信費・電気代の負担を決める
費用負担は業務内容や貸与状況を踏まえて労使で協議し、就業規則の作成義務がある事業場で従業員に機器・作業用品等を負担させる定めは、就業規則に規定します。会社が負担する範囲・限度額・請求方法を整理し、従業員に過度な負担が生じないようにします。
以下は費用規程と精算申請を対応させるための例であり、全国共通の手当額や支給義務を示す表ではありません。
| 費用・物品 | 先に決めること | 照合する資料の例 |
|---|---|---|
| パソコン等の機器 | 会社貸与か私物利用か、故障・返却時の扱い | 貸与台帳、受領・返却記録 |
| 通信費・電気代 | 負担範囲、業務分の計算方法、請求の単位 | 請求明細、業務使用分の計算、勤務実績 |
| 作業用品 | 購入前の承認、会社負担の範囲 | 承認記録、領収書、精算申請 |
| 共用施設の利用料 | 利用できる施設、予約方法、立替精算の方法 | 利用申請、利用明細、領収書 |
通信費・電気代を実費で支給する場合は、勤務時間等の実態を踏まえ、業務に要した分を合理的・客観的に計算する考え方があります。家計全体の請求額と、会社が負担する業務分を区別します。
費用負担の合意と源泉所得税の扱いは別に確認し、通信費の精算方法と計算例は在宅勤務の通信費の解説へ進んでください。
導入から月次確認までの進め方
仕事とルールを先に対応させ、その後で利用申請・実績・精算をつなぎます。次は社内で進める際の一例です。
業務一覧には、作業内容だけでなく、原本の所在、承認者、連絡先を添えます。紙の確認や押印のために出社が必要なら、資料の共有や決裁方法を見直せるか検討できます。
運用後は、未処理の仕事、連絡待ち、出社側への業務の偏り、勤怠と精算の差を確認します。担当者と見直す項目を残すと、利用日を増やすかどうかだけに議論が偏りにくくなります。
経理業務を在宅にする架空例
請求書のデータ照合を在宅で行い、郵送原本の受領は会社で行う架空の例です。下表は作業を整理する見本であり、実在企業の導入効果や法定の様式を示すものではありません。
例では会社貸与のパソコンを使い、利用日・作業内容・勤怠・費用をそれぞれ記録する運用を想定します。書類名や担当部署は会社ごとに異なります。
| 場面 | 記録する内容 | 次に確認する担当の例 |
|---|---|---|
| 利用申請 | 利用日、自宅で行う照合作業、原本の受領担当 | 上司が業務分担と連絡方法を確認 |
| 機器の受領 | 貸与パソコンの識別番号、受領日、返却先 | 機器管理担当が貸与台帳と照合 |
| 勤務実績 | 始終業、休憩、申告と記録に差がある場合の事情 | 勤怠管理者が実態を確認 |
| 費用の請求 | 対象月、請求明細、規程に沿った業務分の計算 | 経理が負担範囲と計算の根拠を照合 |
| 月次の振り返り | 未処理の原本、承認待ち、出社側の作業量 | 上司と担当者が分担や手順を見直す |
例えば、利用予定と勤怠の実績が違う場合は、変更申請や実際の勤務場所を確認します。予定表の在宅勤務日をそのまま費用計算へ転記せず、会社が採用する計算方法に必要な実績をそろえる、という使い方です。
営業日・支払予定日を確認する社内で決めた精算日・支払日を確認するための道具です。テレワーク手当の支給条件や支払期日を判定するものではありません。
健康管理と情報管理の確認
自宅で働く場合も、労働者の安全と健康を確保するための措置が必要です。作業環境や健康相談先は、ガイドラインの事業者用・労働者用チェックリストを使って確認できます。
自宅等では事務所の衛生基準が一般には直接適用されない場合もありますが、同等の作業環境に向けて教育・助言を行い、必要な改善や別の勤務場所を検討することが重要です。
情報管理では、持ち出す資料、保存先、利用できる端末や通信手段、紛失・誤送信時の連絡先を整理します。情報セキュリティを理由に業務全体を対象外とする前に、業務ごとに対応方法を検討する考え方が示されています。
最低賃金の適用地域は、テレワークを行う場所ではなく、従業員が属する事業場のある都道府県で確認します。離れた地域で働く場合にも、居住地の額と取り違えないようにします。
会社に雇用される従業員のテレワークでは、業務と利用場所を決め、勤怠・連絡・費用負担のルールを共有します。運用後は、利用申請と実際の記録が合っているか確認します。
よくある質問
テレワークと在宅勤務は同じですか？
在宅勤務はテレワークの一形態です。テレワークには、自宅で働くほか、サテライトオフィス勤務や、出先などで行うモバイル勤務があります。
テレワークを導入すると就業規則の変更が必要ですか？
通常勤務と労働時間制度などの労働条件が同じなら、既存の就業規則のままで実施できる場合があります。従業員の費用負担を新たに定める場合や勤務制度を変える場合などは、規程と必要な変更手続を確認します。
テレワークなら勤務時間を自由に決められますか？
テレワークというだけで、始業や終業の時刻を自由に決められるわけではありません。会社が採用する労働時間制度と就業規則に従い、制度を変える場合はその導入要件を確認します。
在宅勤務の通信費や電気代は、誰が負担しますか？
従業員に過度な負担が生じないよう、負担者・負担範囲・請求方法を労使で協議し、就業規則の作成義務がある事業場で従業員に費用負担を定める場合は、就業規則に規定します。実費支給では、勤務時間等の実態から業務分を合理的・客観的に計算する考え方があり、給与課税の扱いは別に確認します。
出典
会社に雇用される従業員のテレワークについて、厚生労働省の資料を参照しています。社内確認表、進め方、経理業務の例は、確認作業を整理するための例です。
- 厚生労働省「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」：形態、導入時の留意点、費用負担、就業規則、労働時間管理、安全衛生、情報セキュリティ。
- 厚生労働省「テレワークモデル就業規則」：就業規則と労働条件の確認、規定例。
- 厚生労働省・テレワーク総合ポータル「テレワークとは」：定義と実施形態。
この記事は一般的な情報提供であり、個別の事案への助言や適法性の判断を行うものではありません。実際の制度運用は、管轄の労働局・労働基準監督署、社会保険労務士などにご確認ください。個別の税務・労務相談には応じられません。