稟議書とは？書き方・記入例と決裁までの確認表
稟議書は、実施したい内容や支出について、社内の承認を求める文書です。最初に「何を承認してほしいか」を書き、目的・費用・判断材料を続けます。
書き始める前に確認するのは、自社の様式、決裁権限、提出経路です。以下の記載例や確認表は実務の参考例であり、会社の稟議規程・購買規程に合わせて使います。
稟議書に書く項目の参照表
本文には判断に必要な要点を置き、見積書や仕様書は添付資料に分けます。先に承認してほしい内容が分かると、決裁者は根拠資料と照らして読めます。
以下は支出を伴う稟議の実務例です。欄名・必須項目・承認経路は自社の規程を優先し、案件に応じて調整します。
| 項目 | 書く内容 | 照合する資料・情報 |
|---|---|---|
| 件名・承認依頼 | 何を購入・契約・実施したいか | 対象の名称、申請する範囲 |
| 起案情報 | 起案日、部署、氏名、管理番号 | 自社の様式、番号の付与方法 |
| 目的・必要性 | 現在の問題と、実施で解消したいこと | 故障記録、利用状況、現行業務 |
| 対象・相手先 | 品名・仕様・数量、依頼先、利用部門 | 見積書、仕様書、契約案 |
| 費用・予算 | 申請総額、税込・税抜の別、継続費用、予算枠 | 見積条件、送料、保守料、予算残額 |
| 選定理由・効果 | 比較した案と選んだ理由、期待する変化 | 比較表、修理見積、効果の算定根拠 |
| 日程・支払条件 | 希望時期、発注・利用開始・支払の予定 | 納期、見積有効期限、契約期間 |
| 確認者・決裁者 | 関係部門、最終決裁者、確認の順序 | 決裁権限表、合議先、代理決裁の扱い |
| 添付資料 | 資料名、版、本文のどの説明に対応するか | 見積書、仕様書、契約案、比較表 |
例えば「機器購入の件」より「経理部の故障プリンター入替の件」の方が、対象を見分けやすくなります。「業務効率化のため」で止めず、印刷できない業務と現在の代替方法まで書くと、必要性を説明できます。
記録の考え方の一例として、香川大学の文書処理規程では、電子決裁の起案情報や関係資料の添付を定めています。大学の様式や合議手続を、そのまま民間企業の義務とするものではありません。
備品購入の記入例
次は、故障したプリンターを交換する架空の申請例です。故障状況や費用は説明用の設定で、実在商品の価格や会社共通の承認基準を示すものではありません。
以下は社内様式へ転記する前の架空例です。見積書の税込総額を申請額とし、送料・設置費を含み、別途の保守契約はない設定です。
| 欄 | 記入例 |
|---|---|
| 件名 | 経理部の故障プリンター入替の件 |
| 承認を求める内容 | 見積書に記載された後継機への入替購入を申請します。 |
| 申請額 | 架空例の税込総額132,000円。送料・設置費を含む。 |
| 目的・理由 | 修理受付が終了した現行機を交換し、経理書類の出力業務を再開するため。 |
| 選定理由 | 現行の接続方式と帳票用紙に対応する機種を、比較表で選定。 |
| 期待する効果 | 他部署の機器を借りる運用を解消する。削減時間は未測定。 |
| 希望時期 | 決裁後に発注し、仕入先と設置可能日を調整する。 |
| 添付 | 見積書、仕様書、機種比較表、現行機の修理受付終了の案内。 |
| 提出前に埋める欄 | 起案日・起案者、相手先、予算枠、支払条件、決裁経路。 |
この例では、交換の必要性と機種の選定理由を分けています。「壊れたので買う」だけでは、別の機種や代替手段を検討したか分かりません。比較表には性能の羅列よりも、業務で必要な条件を満たすかを残します。
効果が未測定なら、未測定と記載します。削減時間や費用の予測を書く場合は、対象業務・測定方法・計算条件を添付し、確定した効果と区別します。
本文と見積書を照らす確認表
提出前には、本文の申請内容と、決裁者が見る添付資料の内容をそろえます。差し替え前の見積書が残っていないかも確認します。
以下は提出前の実務例です。相見積りや契約審査が必要かは、自社の規程と案件の内容で確認します。
| 確認する箇所 | 照合のしかた |
|---|---|
| 対象 | 本文の品名・数量・契約範囲を、見積書・仕様書と合わせる。 |
| 金額 | 税込・税抜、送料・初期費用、値引き、別請求の費用を確認する。 |
| 継続費用 | 月額・年額、契約期間、自動更新、解約条件を契約案で確認する。 |
| 選定理由 | 比較表の条件をそろえ、安価な案を選ばない場合は理由を記す。 |
| 日程 | 見積有効期限、決裁見込み、納期、利用開始希望を照らす。 |
| 版と参照先 | 資料名・発行日・版を確認し、本文から対応資料を特定できるようにする。 |
見積書の総額だけを転記すると、翌期以後の更新料や追加設定費が見えなくなります。単発の購入額と継続して発生する費用を分け、今回どこまで承認を求めるかを書きます。
見積書そのものの記載項目や有効期限は、見積書の書き方で確認できます。稟議書では、その見積条件が申請の範囲と合っているかを照合します。
起案から決裁・実行までの流れ
先に提出先と決裁権限を確認し、その経路に沿って起案します。事前の相談で了承を得た状態と、正式な決裁が完了した状態は区別して管理します。
次は支出を伴う案件の運用例です。経理・法務・情報システムなどの合議先、代理決裁、緊急時の手続は、自社規程で確認します。
| 段階 | 確認・記録の例 |
|---|---|
| 起案前 | 稟議の要否、申請単位、決裁者、必要な資料、予算枠を確認。 |
| 起案・提出 | 承認依頼を先に書き、本文と添付資料の内容をそろえる。 |
| 回覧・確認 | 関係部門のコメントと修正箇所を残し、現在の確認先を追う。 |
| 決裁 | 決裁者、決裁日、可否、付された条件、承認された版を記録。 |
| 実行 | 承認範囲と条件を確認して、社内の発注・契約手続へ進める。 |
| 完了・保管 | 納品・検収・支払資料と対応させ、後から追える保存先へまとめる。 |
承認ルートは、役職名だけで決めず、案件の種類や会社の決裁基準も確認します。金額をどの範囲で集計するか、税込・税抜のどちらで基準を見るかも、決裁権限表の定めを確認する項目です。
社内の提出予定を組むときに：営業日を数える差戻し・条件付き承認・変更時の扱い
差戻しは、指摘事項と直した箇所を対応させて再提出します。条件付きで承認された場合は、条件を満たしたかを確認してから、その承認範囲で実行する運用にします。
- 資料不足：不足資料を追加し、追加した資料名と本文の修正箇所を伝えます。
- 条件付き承認：付された条件、対応担当、確認結果を残し、発注担当にも共有します。
- 決裁後の変更：相手先・金額・契約期間・仕様などの変更内容を整理し、再申請や変更承認の要否を自社規程で確認します。
- 急ぎの案件：代理決裁や緊急手続の有無を確認します。完了していない決裁を、完了済みと記録しないようにします。
変更時には、元の申請を上書きして消すのではなく、元の決裁内容と変更後の内容を追えるようにします。どこから再確認を求めるかは会社のルールに従います。
決裁後は発注・検収・支払につなげる
稟議の承認と、納品や支払の確認は別の作業です。承認済みだからといって、請求内容が承認範囲や実際の納品と合っているかの確認を省かない運用にします。
実務例として、管理番号から承認済みの稟議書、見積書、発注の記録、納品・検収の記録、請求書をたどれるようにします。支払担当者は、相手先・対象・金額の違いがあれば、変更承認や追加発注の記録を確認できます。
公表された手続の例では、横浜市立大学の消耗品・備品購入手続が、事前の決裁資料と納品後の資料を分けています。大学固有の金額区分や必要書類を、会社共通の基準として使うものではありません。
保存先には、承認された本文・添付資料の版と決裁記録を残します。稟議書と添付した取引書類では保存上の確認事項が異なるため、文書管理規程の保存区分と、添付資料に適用される制度を確認します。
電子で授受した取引書類の保存は、電子帳簿保存法の基本へ。稟議システムに添付していることだけで、その取引書類の保存要件を満たすとは判断しないようにします。
よくある質問
稟議書と起案書・決裁書は別の書類ですか？
呼び分けは会社によります。案を作る起案、関係者に確認を求める稟議、権限者が決める決裁という役割を分けて理解し、社内で同じ様式を使うか、別書類にするかを確認します。
いくらから稟議書が必要ですか？
自社の稟議規程や決裁権限表で確認します。案件の種類、金額の集計範囲、税込・税抜の扱い、契約期間によって確認先が変わるため、他社の基準額をそのまま当てはめないようにします。
稟議書のテンプレートはそのまま提出できますか？
社内の指定様式と必要項目に合うか確認してから使います。この記事の記入例は架空の案件の説明用なので、起案者・予算・相手先・支払条件・決裁経路を自社の内容に置き換えます。
見積書を添付すれば本文の金額は省けますか？
申請額と承認を求める範囲は、本文の費用欄にも明示する書き方が分かりやすくなります。見積書に含まれない送料や継続費用がないか、添付資料と照らして確認します。
決裁後に値上がりした場合はどうしますか？
変更額と変更理由を整理し、再申請・変更承認が必要かを自社規程で確認します。元の承認額で決裁済みの記録を、説明なく新しい金額へ書き換える扱いは避けます。
承認してほしい内容が先に書かれ、本文と資料が一致しているかを確認します。決裁経路と承認範囲を押さえ、決裁後も変更・納品・支払まで追える記録を残します。
出典
中小企業基盤整備機構の承認フローの説明と、大学が公表する文書処理・調達の手続例を参照しています。本文の参照表・記入例は企業の社内運用を考えるための例であり、各大学の規程を企業へ適用するものではありません。
- 中小企業基盤整備機構「ワークフローシステム」（稟議書の申請・承認フロー、承認状況と証跡）
- 香川大学「国立大学法人香川大学文書処理規程」（起案、関係資料の添付、合議、保存）
- 横浜市立大学「消耗品・備品様式ダウンロード」（調達における事前・事後の決裁資料の例）
本記事は一般的な情報提供を目的とし、個別の税務・労務相談には応じられません。実際の判断は自社の担当部門や税務署・税理士などへご確認ください。