証憑とは？書類の種類・仕訳との対応と保存方法
経理実務でいう証憑（しょうひょう）は、取引の内容や事実を確かめるための書類・データの総称です。領収書だけでなく、注文書、契約書、納品書、請求書なども含まれます。
会社の経理では「何を買ったか」「いつ受け取ったか」「いくら請求され、支払いは済んだか」を書類どうしで照合します。このページでは、取引書類の早見表、架空の購入例、法人を中心とした保存期間、紙と電子の保管方法を整理します。
証憑書類の種類と確認する事実
書類ごとに、確かめられる事実が違います。次の表は経理で扱う取引書類の例で、法律で決まった分類や全書類の一覧ではありません。
| 場面 | 証憑の例 | 確認する事実・照合先 |
|---|---|---|
| 条件の合意 | 契約書・見積書・注文書 | 相手先、品目、価格、納期、支払条件 |
| 納品・受領 | 納品書・受領書・検収記録 | 届いた品目・数量、受領日と注文内容 |
| 請求 | 請求書 | 請求金額と納品内容、未払金などの記録 |
| 支払い | 領収書・振込明細 | 支払先・支払額・支払日と請求内容 |
| 売上・入金 | 発行した請求書の控え・入金明細 | 売上の記録と、売掛金の回収状況 |
| 変更・取消し | 変更合意・返品や訂正の記録 | 変更前後の内容と、帳簿へ反映したか |
たとえば請求書は「請求された内容」の確認資料で、銀行明細は「資金が動いたこと」の確認資料です。銀行明細だけで購入品の内訳が分からない場合は、請求書や納品書と組み合わせて確認します。
証憑と帳票・帳簿の違い
経理でいう帳票は、帳簿や伝票などを広く指す言葉です。このページでは、取引内容の根拠になる書類と、それを整理・記録する帳簿を分けて説明します。書類を会計ソフトへ添付することと、取引を正しく記帳することは別の作業です。
国税庁「帳簿書類等の保存期間」も、仕訳帳・総勘定元帳などの「帳簿」と、注文書・契約書・領収書などの「書類」を分けて例示しています。記帳の流れは仕訳帳の書き方で確認できます。
架空取引で見る証憑と仕訳の対応
以下は、税込経理の法人が事務用の用紙を11,000円で掛け購入し、納品時に使い切る架空例です。送料・振込手数料はなく、後日全額を普通預金から支払う設例とします。仕入税額控除の可否は扱いません。
| 場面 | 証憑と確認内容 | 仕訳例（借方／貸方） |
|---|---|---|
| 注文 | 注文書と見積書で条件を確認 | この設例では注文時の仕訳なし |
| 納品・使用 | 納品書と社内の使用記録で受領・消費を確認 | 消耗品費11,000円／未払金11,000円 |
| 請求書受領 | 納品内容・計上額と請求書を照合 | この設例では追加の費用計上なし |
| 代金支払い | 振込明細と請求書を照合 | 未払金11,000円／普通預金11,000円 |
この架空例では、費用を計上した後の支払いは未払金を減らす処理です。請求書を見て費用を計上したうえで、銀行明細の取り込み時にも同じ費用を計上すると重複します。
納品書・請求書・振込明細に共通の取引IDを付けると、同じ購入の記録をまとめて探せます。IDは社内管理の例であり、付けるだけで法定の保存要件を満たすものではありません。
上の例は未使用の用紙、資産の購入、前払い、返品を含みません。費用とする時期の違いは消耗品費の解説へ、立替払いは立替金精算書へ進めます。
保存期間は制度と起算点を分ける
保存期間は、書類名だけでは決まりません。法人税の保存義務か、会社法の重要資料かを分け、期間と起算点を記録します。
次の表は、国税庁の令和8年4月1日現在の案内のうち、帳簿・取引書類の基本的な保存年限と、会社法の株式会社の規定を整理したものです。法人税の対象は帳簿と取引等に関して作成・受領した書類で、個人事業主や人事労務書類の保存期間の一覧ではありません。
| 対象・区分 | 保存期間と起算点 |
|---|---|
| 法人税：欠損・災害損失の特例に該当しない年度 | 当該事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間 |
| 法人税：青色繰越欠損金が生じた事業年度／青色申告書未提出で災害損失金額が生じた事業年度 | 当該事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から10年間（平成30年4月1日前開始は9年間） |
| 会社法：株式会社の会計帳簿と事業に関する重要な資料 | 会計帳簿の閉鎖の時から10年 |
法人税の保存期間を、書類を受け取った日から数えると起算点がずれます。申告書の提出期限が延長されている年度も、その期限を確認して管理します。会社法では対象と起算点が異なるので、法人税上の期間が終わったことだけで重要資料を廃棄しないようにします。
関連者間取引の特定事項記載書類など、追加の保存義務は国税庁の保存案内で確認してください。
個人事業主は、青色・白色の別と帳簿・書類の種類で保存年限が異なります。個人については国税庁の青色申告制度と白色申告者の記帳・帳簿等保存制度を確認します。
消費税の仕入税額控除については、保存する帳簿・請求書等に別の要件があります。「支出を説明できる証憑があること」と「仕入税額控除の保存要件を満たすこと」を分けて確認します。帳簿のみで足りる特例等は出金伝票と請求書等の保存にまとめています。
紙・電子取引・スキャナ保存の違い
まず、紙で受け取ったか、電子データでやり取りしたかを分けます。紙を後から画像にするスキャナ保存と、電子取引データの保存は別の区分です。
| 受け取り方・作り方 | 保管の出発点 | 確認すること |
|---|---|---|
| 紙で受け取った請求書・領収書 | 紙のまま整理して保存 | 紙に代えてスキャナ保存するなら対象書類と要件を確認 |
| メール添付・サイト等で授受した請求書など | 保存対象の電子取引データを保存 | 印刷だけを残してデータを消さない |
| 自社で電子作成した帳簿・書類 | 電子帳簿等保存の区分を確認 | 電子取引やスキャナ保存と分けて要件を確認 |
電子取引では、書面でやり取りした場合に保存が必要な書類に相当するデータが対象で、受領した分と交付した分の双方を保存します。請求書だけでなく、注文書や契約書なども対象になり得ます。
電子取引データを保存するとき
電子取引データの通常の保存では、改ざん防止の措置、表示・出力できる環境、検索への対応を確認します。改ざん防止の事務処理規程を策定し、運用して備え付ける方法もあります。
検索には売上規模等による免除があり、保存ルールへの対応には猶予措置もあります。詳細は電子帳簿保存法の検索要件に譲り、このページではデータを消さずに残すところから整理します。
猶予措置は、通常の保存ルールに対応できなかった相当の理由を所轄税務署長が認め、調査時のデータのダウンロードと印刷書面の提示・提出の求めの両方に対応できる場合に、電子取引データの保存で足りる措置です。事前届出は不要です。
紙に代わるスキャナ保存は、対象となる国税関係書類について省令の要件を満たす必要があります。国税関係帳簿をスキャンして紙に代える制度ではありません。具体的な要件はスキャナ保存の解説で確認できます。
電子取引データの索引簿を作る受領から保管までの確認手順
次は社内での整理手順の例です。会社の承認規程や保存ルールに合わせて担当と確認場所を決めます。
- 受領：紙か電子かを分け、取引先・書類の種類・受領先を確認する。
- 照合：注文・納品・請求の内容が合うかを確認し、不一致は確認待ちとして分ける。
- 記帳：取引に対応する勘定科目を記録し、根拠の書類を帳簿からたどれるようにする。
- 支払照合：支払記録と請求内容を照合し、既に費用計上した取引を重複計上していないか確認する。
- 保管：保存先、閲覧権限、起算点、保存期間を記録し、必要なときに取り出せるか確認する。
訂正された請求書は、変更前後を区別して管理する例が考えられます。紙の保管箱と電子フォルダを併用する場合も、同じ取引を探す手掛かりをそろえると照合しやすくなります。
証憑の整理は、取引と書類を結ぶことから始まります。納品・請求・支払いを分けて照合し、保存期間と保存方法をそれぞれ確認します。
よくある質問
証憑とは領収書のことですか？
領収書は証憑の一例です。取引の根拠になる注文書、契約書、納品書、請求書なども含まれます。このページでは会社の取引書類を中心に整理しています。
証憑は紙に印刷して保管すればよいですか？
受け取り方で分かれます。紙で受け取った書類は紙で保存できますが、保存対象の電子取引データは印刷した紙だけを残してデータを削除しないでください。検索の免除や猶予措置でも電子データは保存します。
書類を会計ソフトに添付したら処理は終わりですか？
添付だけでなく、取引内容と帳簿の照合が必要です。この記事の架空例では、請求書と銀行明細を同じ取引として結び、費用計上と未払金の支払いを分けて重複を確認しています。
出典
国税庁の帳簿書類の保存案内と、以下の一次資料を参照しています。
- 中小企業基盤整備機構「帳簿記帳の基本」（証ひょうの意味・整理方法）
- 国税庁「帳簿書類等の保存期間」
- e-Gov法令検索「会社法」会計帳簿の作成及び保存
- 国税庁「青色申告制度」、「白色申告者の記帳・帳簿等保存制度」
- 国税庁「仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」
- 国税庁パンフレット（令和6年11月版）「電子取引データの保存方法について」
- e-Gov法令検索「電子帳簿保存法」国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等（自己作成の電子帳簿等・スキャナ保存）、同法・電子取引データの保存
- 国税庁法人税基本通達「販売費及び一般管理費等」（消耗品費等）
- 購入取引・取引ID・確認手順は説明用の架空例で、法定様式や国税庁の公表設例ではありません。
この記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の税務相談ではありません。実際の判断にあたっては、顧問税理士または所轄税務署にご確認ください。