予実管理とは？月次の進め方・差異分析とExcel表の作り方

公開日: 2026年10月23日（更新日: 2026年10月24日）

文責: Masahiro Yasu（クリニック・EC事業の経営者／経理実務者）

予実管理は、予算と実績を比べ、差が出た原因を調べて次の行動を決める仕事です。表を埋めるだけで終わらず、売上が足りないのか、費用の使い方が変わったのかを分けて確認します。

経理で初めて担当するなら、売上・変動費・固定費・利益の月次表から始められます。下の架空例で差額と達成率を読み、そのままExcelに置ける式と、翌月の改善までの手順を確認できます。

予実管理表の例と読み方

差額は実績から予算を引き、達成率は予算が正の場合に実績を予算で割って求めます。費用の差額がマイナスでも、それだけで良い結果とは判断できません。売上と利益を一緒に見ます。

以下は架空の小売会社の単月・税抜の設例です。単一商品の販売を想定し、在庫変動と他の営業収益・費用はなく、変動費と固定費を引いた残りを営業利益とします。差額は実績−予算、達成率は実績÷予算を百分率で表示します。

この例では変動費も減っていますが、売上の減り方に対して十分には減っていません。費用の予算を使い切っていないという理由で安心せず、販売量や仕入条件を調べます。

なお、ここで使う費用の分類は分析用のものです。粗利や営業利益の定義は、粗利の計算方法と損益計算書の見方で確認できます。

予算管理との違いは、社内の使い方をそろえる

予算を立てて運用する仕事を予算管理、その中で予算と実績を突き合わせる仕事を予実管理、と整理すると担当範囲が分かりやすくなります。本記事での整理であり、会社によって用語の使い方は異なります。

名前の違いより、誰が予算を承認し、誰が実績を確定し、差の理由を誰に確認するかを決める方が実務に役立ちます。経理が数字を集め、営業や現場が原因を説明し、責任者が対応を決める、といった分担です。

厚生労働省の収支計画資料には、予算と実績を比較して差異の把握・分析・改善につなげる説明と、予算実績報告書の様式例が掲載されています。労働者協同組合向けの資料ですが、比較と改善という考え方の参考になります。

売上・変動費・固定費から予算を立てる

予算は、金額の根拠を残して月別に積み上げます。前年と同じ金額を置く場合も、販売数量、価格、契約、採用計画が変わっていないかを確かめます。

以下は小規模な会社で予算を作るときの社内運用例です。売上の算出方法は業種に合わせて選び、費用の固定・変動は一定の事業規模と期間を前提に整理します。

売上は販売量と価格を別々に置く

小売なら商品別の数量と単価、サービス業なら案件数と平均単価などに分ける方法があります。季節性や営業可能日、人員の処理能力も確認し、年の目標を機械的に均等配分しないようにします。

経営者が求める利益目標と、現場の見込から積み上げた予算に差がある場合は、その差を埋める施策を別に記録します。実行する予定のない値上げや受注増を数字だけに織り込むと、後から未達の理由を検証できません。

費用は勘定科目名だけで決めない

中小企業基盤整備機構の損益分岐点の解説では、売上に比例する変動費と、売上にかかわらず一定的にかかる固定費に分けています。原材料・仕入商品や、正社員の給与・家賃が例です。

固定費も、採用、増床、契約更新などで変わります。一定規模・期間での分類として使い、今後も支出額が変わらないという意味には取らないようにします。

たとえば配送費は、定額契約部分と出荷件数に応じる部分を分ける方法があります。分けにくい費用は仮の分類と根拠を残し、予算と実績で同じルールを使います。分類変更があれば、比較への影響も確認します。

月次の予実管理を進める手順

実績の基準をそろえ、差の大きい項目から原因と対応を決めます。次は経理と現場で分担する社内運用例です。作成日、実績の確定状況、次回の確認予定を表に残します。

実績を集めて、比較前のずれを除く

試算表や売上明細を集め、対象期間、部門、勘定科目、税込・税抜、単位を予算と合わせます。未着請求書、返品、棚卸、部門の振替などが未反映なら、確定値と見込値を区別します。

年払い費用が予算では月割り、実績では支払月に集中している場合、そのままでは時期の差を業績の差と読み違えます。管理用に配分するなら、配分ルールと会計帳簿との差額を残し、元の試算表まで戻れる形にします。

原因は事実と仮説を分けて残す

差がある科目を取引明細へ戻し、金額の大きさ、繰り返す可能性、利益への影響で確認の順を決めます。売上未達なら、出荷の翌月ずれ、失注、値引き、商品構成の変化などを切り分けます。

まだ裏付けがない原因は「確認中」とし、誰に何を聞くかを残します。単なる集計漏れと、販売が伸びていないという事業上の問題を混ぜないためです。

改善は担当と確認方法まで決める

たとえば「失注を減らす」だけでは次回に結果を確かめにくくなります。「営業担当が失注理由を案件一覧に記入し、責任者が翌月の会議で価格要因と納期要因を確認する」のように、作業と担当を具体化します。

売上金額の手前で追う指標には、案件数、成約状況、受注単価、返品状況などがあります。目的に合うものを選び、集計負担が大きい項目を増やしすぎない運用にします。

当初予算、承認済みの修正予算、最新の着地見込は列を分ける方法があります。見込は更新しても、元の予算を消さず、変更日・理由・承認者を残せば、何が変わったのかを説明できます。

差異を金額・比率・数量と単価で分析する

金額差で影響の大きさを見て、比率差で採算の変化を見ます。その後、売上を数量と単価に分けると、現場へ確認する内容を絞れます。

達成率と、率どうしの差を混同しない

達成率は予算に対する実績の割合です。変動費率は、対応する売上高に対して変動費が占める割合です。分母が違うので、同じ「比率」でも示す内容は異なります。

以下も架空の単月・税抜の設例です。予算の変動費を予算売上高で、実績の変動費を実績売上高で割ります。率どうしの差は、実績の率から予算の率を引いたポイント差です。

この例は、売上に占める変動費の割合が上がった状態です。仕入単価の上昇や廃棄、値引きなどを調べる入口になります。ただし、表だけでは原因は確定しません。

予算がゼロ以下の科目は、達成率で良し悪しを判定せず、差額と内容を説明する扱いにします。赤字予算を分母にすると、数値の増減と改善・悪化の向きが分かりにくくなるためです。

売上の差を数量と単価に分ける

次は、数量を先に変える分解方法の例です。数量差異には予算単価、単価差異には実績数量を使います。複数商品の構成変化まで扱う場合は、商品別の分析を別に行います。

架空の単月・税抜の単一商品例では、予算は100個×10,000円、実績は80個×11,250円です。数量差異を予算単価で、単価差異を実績数量で計算し、分解の順序をそろえます。

この例では、単価の上昇が数量減による売上減少の一部を補っています。単価が上がった事実だけを見て販売が好調だったとは判断せず、数量減の理由も調べます。

分解の順序を変えると、数量と単価への差異の配分も変わります。担当者間で方式をそろえ、合計が売上の実績−予算と一致することを確かめます。

Excelで予実管理表を作る

入力欄と計算欄を分け、同じ配置を月ごとに使います。ここではA列を項目、B列を予算、C列を実績、D列を差額、E列を達成率にする作成例を示します。金額の入力単位は円にそろえます。

列見出しの下に売上・変動費・固定費・利益を並べ、入力するのは売上と各費用です。利益や差額は数式で求め、式を入力値で上書きしないようにします。

次のExcel式は本記事の配置例です。売上を行2、変動費を行3、固定費を行4、利益を行5とします。B列・C列の入力は数値とし、空欄や「未確定」は計算に進めず、数値のゼロは確定した実績として区別します。

差額・達成率の式は各費用と利益の行にもコピーできます。達成率のセルはパーセント表示にし、差額は売上・費用とも実績−予算の向きを保ちます。費用増を良い結果と表示しないよう、評価は金額の符号と分けます。

上のIF式は、予算が正の場合に達成率を計算し、未入力は未確定、予算がゼロ以下なら比較保留とする運用例です。IFの条件分岐はMicrosoftのIF関数の説明でも確認できます。

利益の式では、数値が必要な欄にそろった場合に計算するためCOUNTを使っています。COUNT関数の説明も確認できます。

累計は同じ期間の金額から求める

月ごとの達成率を平均するのではなく、同じ対象期間の実績合計を予算合計で割ります。この方法も、予算合計が正の場合に使います。単月と累計を併記すると、翌月にずれた売上と、そのまま失った売上を区別しやすくなります。

累計用の別シートで、確定した月の予算をB列、実績をC列に並べるなら、対象の数値セルをSUMで合計できます。未確定の月が混じっていないかを確かめ、合計する期間を予算側と実績側で合わせます。

SUMは参照範囲の文字列を合計しないため、金額は数値で入力します。非表示の行も合計するので、フィルターで見えている行だけの合計とは分けて扱います。

SUMの参照範囲と注意点は、MicrosoftのSUM関数の説明で確認できます。月や科目を追加したときは、合計範囲に追加分が含まれたかも確認します。

帳簿との照合と版の管理を残す

実績を取り込んだ日、元の試算表の版、科目の対応表を保存します。更新担当を決め、確定後に修正した金額は理由を記録すると、会議で使った数字と後日の数字の違いを追えます。

表計算で運用が難しくなったら、同時編集の衝突、承認記録、科目対応、集計にかかる作業を先に整理します。道具を変える前に、何を直したいかを明確にするためです。

よくある失敗と直し方

差が出たことを責めるより、比較の前提と次の作業を確かめます。原因が分からない差は、現場の説明と元の明細へ戻ります。

次は会社内で使う確認例です。特定の運用方法や提出様式を義務付けるものではありません。

損益の予実と資金の予実は分けて確認します。売上の計上と代金の回収には時期のずれがあり、借入元本の返済や設備代金の支払いも、営業損益の費用と同じ扱いにはできません。詳しくは財務の仕事と資金予定の作り方へ進めます。

固定費や変動費を整理し終えたら、売上目標の点検には損益分岐点の計算も使えます。予実管理で原因を調べる作業と組み合わせ、費用の前提を変えたときの見通しを確かめます。

よくある質問

Q. 予実管理は何のために行いますか？

A. 予算と実績の差から原因を見つけ、次の行動を決めるためです。売上や費用を集計するだけで終わらず、改善の担当と、結果を確かめる方法を残します。

Q. 予実管理はExcelでもできますか？

A. 予算・実績・差額・達成率を並べた表から始められます。本記事の配置例では、入力欄と数式の欄を分け、未入力と確定したゼロを区別します。科目対応と更新担当も決めておくと確認しやすくなります。

Q. 予算が赤字のときも達成率を使いますか？

A. 本記事の表では、予算がゼロ以下の科目は達成率の比較を保留し、金額の差と理由を説明する扱いにします。赤字を分母にした比率では、数字の増減と改善・悪化の向きが分かりにくくなるためです。

Q. 予算と実績が大きくずれたら、予算を直しますか？

A. まず差の原因を調べ、その後の見通しを更新します。当初予算は残し、修正予算や最新見込を別に管理する方法があります。承認手順は社内のルールに合わせ、変更理由を記録します。

出典

• 厚生労働省「収支計画のポイント ～収支計画の作成～」：労働者協同組合向け資料。予実管理の説明、収支計画、予算実績報告書の様式例。
• 中小企業基盤整備機構「損益分岐点を使った目標売上高」：変動費・固定費の考え方と利益の計算。
• Microsoft「IF 関数」：条件による結果の切り替え。
• Microsoft「SUM 関数」：数値の合計と参照範囲の注意点。
• Microsoft「COUNT 関数」：数値が入ったセルの個数の確認。
• 金額・比率・数量と単価の分解は、本記事の仮定による架空の設例です。実在会社の実績や公表統計ではありません。Excelの配置と月次手順は社内運用の例です。

この記事は一般的な情報提供であり、個別の税務相談ではありません。具体的な申告や判断は、顧問税理士または所轄の税務署にご確認ください。