伝票の種類と書き方｜3伝票制・5伝票制の比較と起票例
会計伝票は、取引の内容を記録し、帳簿へ反映するための用紙です。3伝票制では現金の入出金とそれ以外を分け、5伝票制では売上・仕入も専用の伝票に分けます。
迷いやすいのは、銀行口座への入金と手元の現金の受取り、一部だけ現金で決済する取引です。ここでは伝票の比較表、振替・売上・仕入の記入例、日計表から元帳への流れを順に示します。
伝票の種類と使い分け
伝票制の数字は、使う用紙の種類を表します。同じ取引に何枚の伝票を使うか、帳簿を何冊作るかという意味ではありません。
| 方式 | 使う伝票 | 分類の考え方 |
|---|---|---|
| 1伝票制 | 仕訳伝票（振替伝票の様式） | 現金取引も含め、借方・貸方を同じ様式に記録する |
| 3伝票制 | 入金・出金・振替伝票 | 現金科目の受取り、支払い、それ以外で分ける |
| 5伝票制 | 入金・出金・振替・売上・仕入伝票 | 商品売買を掛取引とみなして専用伝票に記録し、決済と分ける |
以下は、簿記で使う標準的な区分です。入金・出金は「現金」勘定の動きを指します。銀行への振込みは、口座の残高が増えても現金科目の入金とは区別します。
| 伝票 | 記録するもの | 確認する科目 |
|---|---|---|
| 入金伝票 | 現金での代金受取りや売掛金回収 | 借方が現金、貸方に相手科目 |
| 出金伝票 | 現金での経費支払いや買掛金決済 | 貸方が現金、借方に相手科目 |
| 振替伝票 | 現金収支以外の取引。5伝票制では売上・仕入の専用伝票分も除く | 借方・貸方の科目と金額を両側に記載 |
| 売上伝票 | 5伝票制の商品販売を掛売上として記録 | 借方が売掛金、貸方が売上 |
| 仕入伝票 | 5伝票制の商品仕入を掛仕入として記録 | 借方が仕入、貸方が買掛金 |
社内の用紙や会計ソフトでは、預金の入出金にも「入金伝票」「出金伝票」という名前を使うことがあります。名称だけで処理を決めず、その様式で固定されている勘定科目を確認します。
「振替伝票」の振替は、銀行口座間の振替に限定されません。3伝票制では掛売上・掛仕入や、現金を伴わない決算整理にも使います。
伝票制の選び方と社内ルール
現金収支の確認を分けるなら3伝票制、商品売買の記録を別担当・別集計に分けるなら5伝票制、入力様式をそろえるなら1伝票制、という観点で比較できます。業種の名前だけで採用方式が決まるわけではありません。
5伝票制では、現金売買もいったん掛取引として記録し、その直後に売掛金の回収・買掛金の支払いを記録します。これは記帳上の擬制で、取引先と実際に取り決めた支払条件を変更する意味ではありません。
一般の民間企業に、これらの伝票制の採用を一律に指定する制度はありません。株式会社について会社法432条が求めるのは、適時・正確な会計帳簿の作成です。伝票の種類を選ぶことと、必要な帳簿を備えることは分けて考えます。
起票の前に、次の運用を決めておくと、同じ取引が複数の担当者から重複して登録されるのを防ぎやすくなります。
- 現金と預金のどちらを扱う様式か、伝票の科目をそろえる。
- 売上・仕入の計上と代金の回収・支払いを、どの担当者が記録するか決める。
- 伝票番号、証憑番号、会計ソフトの取引番号を対応づける。
- 手入力と自動取込みが重なるときの、登録済みの確認方法を決める。
伝票に記入する項目
まず、取引日・相手先・取引内容・勘定科目・金額をそろえます。伝票番号と起票者・承認者は、後から確認するための社内管理欄として設けます。
| 欄 | 書く内容 | 間違えやすい点 |
|---|---|---|
| 取引日 | 取引が発生した日 | 後から入力した日だけで取引日を置き換えない |
| 相手先・摘要 | 相手先名、商品・役務の内容、請求や納品との対応 | 「代金」「雑費」だけでは何の取引か追いにくい |
| 勘定科目 | 借方・貸方。片側が固定の様式は相手科目 | 回収時に売上、支払時に仕入を重ねて計上しない |
| 金額・税区分 | 採用する経理方式に従った金額と消費税区分 | 税込経理と税抜経理、異なる税区分を混ぜない |
| 伝票番号・証憑との対応 | 社内の番号、添付資料や保存先 | 同じ取引を別番号で二重起票していないか確認する |
| 起票者・承認者 | 社内で定めた記名・承認記録 | 承認印があっても帳簿の記載事項の不足は補えない |
消費税の仕入税額控除に用いる国内の通常の課税仕入れの帳簿には、相手方名、取引年月日、内容と該当する場合の軽減対象の旨、税込対価を記載します（略称・期間記載などの例外は下の注）。課税・非課税や異なる税率が混在するときは区分します。
記載の例外には、相手方を特定できる名簿等がある場合の略称、課税期間内の一定期間分をまとめた請求書等に基づく継続供給の年月日の期間記載などがあります。同じ種類の商品をまとめる場合も明細等の条件があり、帳簿のみ保存の特例では追加記載の確認が要ります。詳しくは国税庁 No.6497を参照してください。輸入・特定課税仕入れは別の記載事項です。
入出金伝票のうち、出金の詳しい記入例と領収書がない場合の扱いは出金伝票の書き方で扱います。以下は、振替伝票と商品売買の伝票に絞ります。
振替伝票の書き方
振替伝票には、借方と貸方の科目・金額を両側に書きます。普通預金で売掛金を回収したときは、預金の増加と売掛金の減少を記録します。
記入例は、税込経理で既に計上したA社の売掛金30,000円を、普通預金で全額回収する架空設例です。手数料等の差引きはなく、入金日は取引日欄、請求との対応は摘要欄に記入します。
| 欄 | 記入内容 |
|---|---|
| 借方 | 普通預金 30,000円 |
| 貸方 | 売掛金 30,000円 |
| 摘要 | A社・商品代金の売掛金回収・対応する請求書番号 |
これは新たな販売ではなく、既に記録した売掛金の回収です。入金額をもう一度「売上」にすると、売上と未回収額の両方を誤ります。売掛金を現金で回収する場合は、標準的な3伝票制では入金伝票の相手科目を売掛金にします。
日付順に並べる仕訳帳との違い、複合仕訳の左右の書き方は仕訳帳の記入例で確認できます。
現金と掛けが混在する売上の起票
3伝票制で代金の一部だけ現金を受け取る取引には、現金売上と掛売上に分割する方法と、全額を掛売上として現金回収を組み合わせる擬制法があります。同じ取引でも入金伝票の相手科目が変わるため、方法を混ぜないことが要点です。
以下は3伝票制・税込経理の架空設例で、未計上の商品売上30,000円のうち現金10,000円を受け取り、残額20,000円を掛けとします。返品・値引き・手数料はありません。表の金額はこの設例だけのものです。
| 方法・伝票 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| 分割法・入金伝票 | 現金 10,000円 | 売上 10,000円 |
| 分割法・振替伝票 | 売掛金 20,000円 | 売上 20,000円 |
| 擬制法・振替伝票 | 売掛金 30,000円 | 売上 30,000円 |
| 擬制法・入金伝票 | 現金 10,000円 | 売掛金 10,000円 |
分割法は表の上側の組、擬制法は下側の組で完結します。上下を全部起票するものではありません。どちらを選んでも、売上合計と、現金の増加・売掛金の残額は同じになります。
擬制法では、まず全体の売上を記録し、次に現金で回収した分だけ売掛金を減らします。伝票の枚数や入金伝票の科目だけを見るのではなく、組になった伝票を合わせて取引全体と照合します。
売上伝票・仕入伝票の書き方
5伝票制の標準的な商品売買では、売上伝票は売掛金と売上、仕入伝票は仕入と買掛金の組合せです。科目が固定された様式でも、取引日・相手先・内容・金額を記録します。
3伝票制の掛売上・掛仕入を記録する振替伝票の役割を、専用の売上伝票・仕入伝票に分けると考えると、起票先を選びやすくなります。
売上伝票の架空設例は、5伝票制・税込経理で、未計上の商品売上30,000円を全額現金で受け取る場合です。返品・値引き・手数料はありません。
| 伝票 | 借方 | 貸方 | 摘要の例 |
|---|---|---|---|
| 売上伝票 | 売掛金 30,000円 | 売上 30,000円 | A社・商品販売・対応する納品番号 |
| 入金伝票 | 現金 30,000円 | 売掛金 30,000円 | 同じ販売代金の即時回収 |
売上伝票を作成した後、入金伝票でも相手科目を売上にすると、同じ販売を重ねて計上してしまいます。掛けとみなして記録した売掛金を、入金伝票で消し込む関係です。
仕入伝票の架空設例は、5伝票制・三分法・税込経理で、未計上の商品仕入20,000円のうち現金5,000円を支払い、残額15,000円を掛けとする場合です。返品・値引き・手数料はありません。
| 伝票・確認項目 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| 仕入伝票 | 仕入 20,000円 | 買掛金 20,000円 |
| 出金伝票 | 買掛金 5,000円 | 現金 5,000円 |
| 起票後の買掛金残額 | 計上20,000円−支払5,000円 | 貸方残額 15,000円 |
仕入伝票の摘要には、仕入先・商品内容・納品や請求の番号を記録し、出金伝票の摘要でその仕入との対応を残します。後日支払うときは、残った買掛金を減らし、仕入を重ねません。
ここでいう仕入伝票は、商品の売買を扱う5伝票制の用紙です。備品の購入や経費の支払いまで「買ったものだから仕入」とまとめず、取引内容に合った科目で起票します。社内で別用途の売上・仕入伝票を使う場合は、その様式の定義に従って読み替えます。
伝票から日計表・総勘定元帳へ
承認済みの伝票を、日付別・科目別に集計し、元帳へつなげます。仕訳日計表は、その日の取引を勘定科目ごとに借方・貸方へ集めた表です。
- 起票と承認：日付・科目・金額・相手先を証憑と照合し、社内の承認手続きを終えます。
- 集計：各伝票の借方・貸方を科目別に集めます。現金が片側固定の入出金伝票も、その現金側を含めて集計します。
- 転記：日計表の科目別金額を元帳の対応する借方・貸方へ記録し、元の伝票を追えるようにします。
- 明細との照合：売掛金・買掛金の元帳残高を、相手先別の残高明細の合計と照合します。
日計表から集計転記する運用なら、同じ明細を元帳にもう一度転記しません。会計ソフトでは、伝票入力から仕訳帳・元帳に反映される範囲を確認し、手入力と取込みによる重複を点検します。
借方合計と貸方合計が一致しても、正しく起票できたとは限りません。同じ仕訳を重ねて登録しても左右はそろうからです。売上の計上漏れ・重複、回収や支払いの消込み、現金・預金残高を、それぞれの証憑や明細と合わせて確認します。
元帳の欄の書き方は総勘定元帳の書き方、試算表や決算書までのつながりは複式簿記の記帳例で扱います。
帳簿としての伝票と証憑の保存
伝票を作ることと、帳簿・証憑の保存要件を満たすことは別です。伝票があるという理由だけで、請求書や領収書を処分する扱いにはしません。
消費税について、国税庁 No.6497は、必要事項を備えた伝票を勘定科目別・日付別に整理し、日計表月計表等を付加した伝票綴りを保存すれば、帳簿の保存があるものとして取り扱うとしています。
帳簿のみの特例に該当しない国内の課税仕入れでは、この伝票綴りを使う場合も請求書等を別に保存します。帳簿のみで控除できる特例の取引は、その特例の要件を確認します。伝票に転記しただけで、相手から受け取った請求書等の保存が不要になるわけではありません。
| 区分 | 何をするか | 注意点 |
|---|---|---|
| 消費税の帳簿としての伝票綴り | 法定記載事項を備え、科目別・日付別に整理して日計表月計表等を付加し保存する | 未整理の伝票の束と区別。請求書等の保存や特例要件は別に確認 |
| 法人税の帳簿代用書類 | 必要事項を記帳する代わりに、その事項が載った取引関係書類を整理・保存する | これだけでは消費税の帳簿の保存があるとは認められない |
| 取引の証憑 | 相手からの請求書・領収書等を保存する | 社内の起票・承認だけで置き換わるものではない |
法人税の帳簿代用書類の定義は法人税法施行規則59条、普通法人等への読替えは同67条で確認できます。一方、消費税の伝票綴りの扱いは、上の国税庁の説明の条件で判断します。「帳簿代用」という似た言葉だけで同じ扱いにしないことが要点です。
会社の保存区分と個人の保存区分も分けます。個人は所得税法施行規則63条・同102条による帳簿や書類の区分があり、会社の扱いをそのまま当てはめません。
保存期間・起算日と、紙・電子のどの方法で保存するかは、出金伝票の保存の解説と電子帳簿保存法の解説で確認できます。伝票の名称だけで保存方法を決めず、実際に帳簿として使うものか、取引書類かを確かめます。
請求書・領収書の日付、金額、取引先を整理する：電帳法の索引簿テンプレートまとめ
伝票は、取引を記録して帳簿へつなぐために使います。
一部現金の取引は、採用する伝票制と記入方法をそろえます。起票後は日計表・元帳・相手先別明細を照合し、帳簿としての伝票と証憑をそれぞれの条件で保存します。
よくある質問
3伝票制と5伝票制の違いは何ですか？
3伝票制は入金・出金・振替伝票で記録し、5伝票制は売上・仕入伝票を加えて商品売買を分けます。5伝票制では、現金売買も記帳上はいったん掛取引として記録し、その決済を別の伝票で処理します。
銀行口座への振込みは入金伝票ですか？
取引先等からの振込みで現金勘定を動かさず普通預金へ入金する場合は、標準的な3伝票制では振替伝票を使います。入金伝票は現金科目の受取りに使います。ただし、社内様式やソフトが預金にも入金伝票という名前を使う場合は、その様式で指定する科目を確認します。
現金売上にも売上伝票を使いますか？
5伝票制では使います。商品販売をいったん掛売上とみなして売上伝票に記録し、現金受取分は入金伝票で売掛金の回収として記録します。3伝票制の入金伝票に直接売上を記録する方法とは分けます。
伝票を起票したら請求書は捨てられますか？
起票しただけでは請求書の保存に代えられません。必要事項と整理・集計の条件を満たした伝票綴りを消費税の帳簿として保存する場合も、請求書等の保存は別です。帳簿のみで仕入税額控除できる取引は、特例ごとの要件を確認します。
出典
- 日本商工会議所「第134回簿記検定試験 3級 出題の意図・講評」第4問：伝票制度の種類と、取引を分割・擬制する記入方法。
- 関東信越税理士会「3伝票制」：伝票の組合せ。
- 北星学園大学 公開簿記教材「極私的簿記用語・勘定科目集（中級編）」：現金勘定と入出金伝票、売上・仕入伝票、仕訳日計表。
- 国税庁「記帳のしかた及び帳簿の保存」：仕訳と元帳・補助簿の関係。
- 国税庁 No.6497「仕入税額控除のために保存する帳簿および請求書等の記載事項」：帳簿の記載事項、帳簿代用書類と伝票綴りの扱い。
- e-Gov法令検索「会社法」432条：株式会社の会計帳簿。
- e-Gov法令検索「法人税法施行規則」59条・67条：帳簿・取引書類の整理保存と帳簿代用書類。
- e-Gov法令検索「所得税法施行規則」63条・102条：個人の帳簿・書類の保存区分。
- 金額・取引先名は本記事の架空設例です。税込経理で、返品・値引き・手数料のない取引に限定しています。
本記事は一般的な情報提供を目的としたものです。個別の判断は税務署・税理士にご確認ください。