マイナンバー通知カードはまだ使える？住民票との一致条件と確認書類
マイナンバー通知カードは、下の判定表の条件を満たせば今も番号確認に使えます。ただし、通知カードだけでは身元確認を兼ねません。本人から番号を受け取る際の書類の組合せは、下の表で確認できます。
引っ越しや改姓で住民票と一致しなくなった場合は、別の書類で番号を証明します。代表的な代替書類は、マイナンバーカードと、マイナンバーが記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書です。「個人番号通知書」は番号の証明には使えません。
この記事は、会社の給与・税務事務で受け取る書類と、本人が書面で確定申告する際の確認例を扱います。医療機関での資格確認はマイナ保険証の解説へ分けています。
手元の通知カードが使えるか判定する
通知カードが番号確認に使えるかは、住民票との一致と、廃止後の記載事項の変更履歴で判定します。「昔の紙だから使えない」「番号が読めれば使える」という判定にはしません。
以下は、通知カードをマイナンバーの番号確認書類として使う場合の表です。身元確認は別に行います。会社で身元確認書類の提示を省ける条件は後の節で説明します。
| 手元の状態 | 番号確認に使えるか | 次の対応 |
|---|---|---|
| 氏名・住所等が住民票と一致し、廃止前後を通じて記載事項の変更なし | 使える | 必要な身元確認と組み合わせる |
| 廃止前に自治体で変更手続済みで住民票と一致し、廃止後は記載事項の変更なし | 使える | 自治体での変更後の記載も含めて確かめる |
| 廃止後に記載事項の変更あり、または住民票と不一致 | 使えない | マイナンバーカードか番号記載の住民票等へ |
| 廃止前に転居等をしたが、通知カードの変更手続は未済 | 使えない | 不一致の通知カードの再記載を求めず、代替書類へ |
| 紛失して手元にない | 再交付はできない | 居住する市区町村へ紛失を届け、代替書類を用意する |
たとえば、廃止前の転居時に自治体で通知カードを更新し、その後に記載事項が変わっていなければ、引っ越した経験があるだけで利用不可にはなりません。一方、今の住民票と異なる旧住所のままなら、番号が変わっていなくても、その通知カードを番号証明には使えません。
根拠はデジタル庁「よくある質問」通知カードの廃止と、個人情報保護委員会「事業者編」通知カードの廃止に係る経過措置です。
番号確認と身元確認の組合せ
通知カードで番号を確認する場合、身元確認は別に行います。番号確認は「その番号が正しいか」、身元確認は「提供する人が番号の持ち主か」の確認です。紙に番号が載っていることと、その紙だけで本人と確認できることは別です。
下表は、給与・国税の手続で本人から番号の提供を受け、書類で本人確認をする代表例です。マイナンバーカードは有効な本人のもの、通知カードは上の判定表で「使える」に当たるものに限ります。代理人からの提供や電子的方法は別の確認方法です。書類の省略特例は後述します。
| 番号確認に使う書類 | 身元確認に使う書類の例 | 確認の分担 |
|---|---|---|
| マイナンバーカード | 同じカードの表面 | カードの両面で番号と身元を確認 |
| 通知カード | 運転免許証やパスポートなど | 通知カードで番号、別書類で身元を確認 |
| マイナンバー記載の住民票の写し | 運転免許証やパスポートなど | 住民票の写しで番号、別書類で身元を確認 |
| マイナンバー記載の住民票記載事項証明書 | 運転免許証やパスポートなど | 証明書で番号、別書類で身元を確認 |
運転免許証等がないときは、手続の提出先が示す代替の身元確認書類を確認します。会社が従業員から番号を受け取る場面と、本人が税務署へ書面で確定申告する場面では、認められる書類や組合せを同一に扱いません。
本人が書面で確定申告するときの例
本人の書面による確定申告では、マイナンバーカードがなくても、次のような組合せを使えます。提出の仕方は確定申告を郵送する際の必要書類で説明しています。
下表は本人の書面による確定申告で、番号確認書類の提示・写しの添付を省略する特例を使わず、マイナンバーカード以外の書類を使う例です。通知カードは上の判定表で「使える」に当たることが条件です。
| 番号確認 | 身元確認 |
|---|---|
| 通知カード | 有効な運転免許証 |
| マイナンバー記載の住民票の写し | 有効なパスポート |
| マイナンバー記載の住民票記載事項証明書 | 有効な公的医療保険の資格確認書 |
本人の書面による確定申告で、番号確認書類の省略特例を使わない場合は、本人確認書類を提示するか写しを添付します。本人確認書類の原本は、書面の確定申告に添付しません。資格確認書の写しを添付するときは、保険者番号と被保険者等記号・番号を復元できない程度に塗りつぶします。
上記は国税庁「社会保障・税番号制度」本人確認書類による例です。e-Taxで電子証明書等による本人確認を行う場合は、別途の本人確認書類の提示・写しの提出は不要です。番号確認書類を省略できる一部の書面手続もあります。
個人番号通知書との違い
個人番号通知書は、通知カードの代わりに番号を証明する書類ではありません。番号を知らせる役割を引き継いだ書類です。会社へ提出された紙の名称を先に確かめると、受領後の差し戻しを減らせます。
以下は、本人の番号を証明する書類としての違いです。通知カードは上の判定表で「使える」に当たるものに限り、マイナンバーカードは有効な本人のカードを前提とします。
| 書類名 | 番号の証明 | 身元確認 |
|---|---|---|
| 通知カード | 使える | 単独では兼ねない |
| 個人番号通知書 | 使えない | 使えない |
| マイナンバーカード | 使える | 同じカードで確認できる |
個人番号通知書にはマイナンバーや氏名等が印字されていますが、番号確認書類としては受け付けません。番号の証明が必要なら、マイナンバーカードか、番号が記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書へ切り替えます。
総務省の「個人番号通知書」は、番号の証明にも本人確認にも利用できないことを明記しています。
住所変更・改姓・紛失時の対応
通知カードが住民票と一致しないときや見つからないときは、代わりの番号確認書類を用意します。その通知カードを更新・再交付することはできません。カードの新規申請が済むまで待つ以外に、番号記載の住民票等を使う方法があります。
住民票等を用意する場合
「マイナンバーの記載があるもの」を用意します。番号が記載されていない住民票の写しでは、番号確認の代替になりません。必要な書類名と番号記載の有無を、居住する市区町村の交付案内で確認します。
住民票等を取るときの本人確認書類・請求方法・手数料は、その市区町村の案内によります。提出先が必要としていない家族の番号まで含めるのを避けるため、誰の番号確認に使う書類かも決めておきます。
通知カードを紛失した場合
通知カードをなくした人は、居住する市区町村の窓口に紛失した旨を届け出ます。番号の証明が必要なら、番号記載の住民票等を取得するか、マイナンバーカードを使います。通知カードの再交付を待つ手続ではありません。
紛失の届出と代替書類の案内はデジタル庁「よくある質問」通知カードを紛失した場合を参照してください。
会社が従業員から受け取るとき
給与・税務担当者は、番号確認の資料と、身元確認をどう行ったかを分けて確認します。本人だと分かる従業員でも、使えない通知カードが番号確認書類に変わるわけではありません。
身元確認書類を省ける従業員
身元確認書類の提示は省けますが番号確認は必要です（入社時等に番号法・税法と同程度の書類で確認済みで、対面で本人と明白な従業員）。
単に「社員だから」「毎年申告書を出しているから」という理由で身元確認を省く説明にはしません。省略の根拠は国税庁「本人確認に関するFAQ」従業員から番号提供を受ける場合の条件と照合します。
前年に受け取った番号を使う場合
継続的な契約関係で、初回の本人確認後に法定調書作成のため適切に保管した番号は、再提供を受けずに次回以降も同じ目的に利用できます（税法上の番号告知が必要な場合を除く）。
保管する場合には安全管理措置が必要です。番号が変更されたときは本人から申告するよう周知し、一定期間ごとに変更の有無を確認することが望ましいとされています（国税庁「本人確認に関するFAQ」継続的な取引）。
扶養控除等申告書の家族分
扶養控除等申告書に記載する配偶者・扶養親族等の本人確認は、従業員本人が行います。会社は、その申告書を提出する従業員本人の本人確認を行います。この扱いを、代理人として行う別の社会保険手続へそのまま当てはめません。
本人確認を終えた後の、扶養親族等の記入は扶養控除等申告書の書き方で確認できます。給与から差し引く税額の確認には、次のツールを利用できます。
給与の源泉徴収税額を確認する →一般的な身分証として集めない
マイナンバーに関係しない一般的な本人確認で、通知カードの提示を求めるのは適当ではありません。意図せず番号を記録・複写し、番号の収集制限に抵触するおそれがあるためです。
書類の保管や廃棄の運用を決める際は、個人情報保護委員会の事業者向けガイドラインを確認します。番号の収集・保管には、番号法の収集等の制限があります。
廃止後も使える根拠と返納の扱い
通知カードの利用条件は、上の判定表で確認できます。通知カードは令和2年5月25日に廃止され、新規発行・再交付・記載事項の変更は行われなくなりました。
本人から番号の提供を受ける際の確認は番号法の本人確認の措置に定められています。既存の通知カードを使う経過措置の根拠は、デジタル手続法による改正附則です。
通知カードはマイナンバーカードの交付時に市区町村へ返納します（紛失届を出した人や既に返納済みの人を除く）。通知カードが見つからないことだけでカードの申請を諦めず、居住する市区町村に必要な手続を確認します。
受領前の確認メモ
- 通知カードの利用可否は、上の判定表で確認する。身元確認の方法は別に確かめる。
- 個人番号通知書は、番号が印字されていても番号確認書類にはならない。
- 通知カードの不一致・紛失時は、マイナンバーカードか番号記載の住民票等で番号を証明する。
よくある質問
古い通知カードでも、会社へ提出できますか？
使えますが、上の判定表の利用条件を満たす通知カードに限ります。身元確認は別に行いますが、入社時等に所定の書類で確認済みで、対面で本人に相違ないと明らかに判断できる従業員は、身元確認書類の提示を省けます。
引っ越し前の住所が書かれた通知カードは使えますか？
現在の住民票と住所が一致しなければ、番号確認には使えません。通知カードの記載変更は既に終了しているため、番号の証明にはマイナンバーカードか、マイナンバー記載の住民票の写し・住民票記載事項証明書を用意します。
個人番号通知書を通知カードの代わりに提出できますか？
番号確認書類としては使えません。個人番号通知書は番号のお知らせであり、番号の証明や身元確認には利用できない書類です。
通知カードをなくしたら、再発行できますか？
通知カードの再発行はできません。居住する市区町村へ紛失した旨を届け出て、番号の証明が必要なら、番号記載の住民票等かマイナンバーカードを用意します。
マイナンバーカードがなくても書面で確定申告できますか？
できます。番号確認書類を省略する特例を使わない場合、たとえばマイナンバー記載の住民票の写しと有効な運転免許証を組み合わせて本人確認を行います。税務署へは書類を提示するか写しを添付し、原本は添付しません。
出典
番号確認・身元確認は国税庁の本人確認案内、通知カードの経過措置は法令と行政機関の案内を参照しています。
- デジタル庁「よくある質問：マイナンバー（個人番号）について」 — 通知カードの廃止、紛失、一般の身分証としての利用。
- 総務省「個人番号通知書」 — 通知方法の変更、個人番号通知書の用途。
- 国税庁「本人確認に関するFAQ」 — 本人確認の基本、従業員・継続取引・扶養親族等の扱い。
- 国税庁「社会保障・税番号制度」 — 書面による確定申告の本人確認書類。
- 個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」 — 通知カードの廃止に係る経過措置。
- e-Gov法令検索「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」 — 本人確認、収集等の制限、デジタル手続法による改正附則の経過措置。
本記事は一般的な情報提供を目的としたものです。個別の判断は、手続の提出先・市区町村・税務署・税理士等にご確認ください。個別の税務・労務相談には応じられません。