納品書の書き方｜記入例と分納・返品・数量訂正の照合表

公開日: 2026年11月8日

文責: Masahiro Yasu（クリニック・EC事業の経営者／経理実務者）

納品書には、今回納める品名・数量と、どの注文に対応するかを書きます。分納なら注文全体の数量を写さず、今回分と残りを分けます。そうすると、受け手の検品と経理の請求照合をつなげやすくなります。

以下は、会社間で物品を納める場合の記入・管理の運用例です。任意の実務項目と、納品書をインボイスの一部に使う場合の記載要件を分けて確認します。発行義務・保存期間は納品書とはで扱います。

まずは納品書の記入例

納品書には品名だけでなく、型番と単位まで合わせて書きます。注文番号は受注内容を探すため、納品書番号は今回の納品を探すための項目です。同じ注文を分納するときも、納品ごとの書類を区別します。

次は架空の税抜明細例です。青葉商事が若葉販売へ、注文10台のうち今回6台の卓上トレーを納め、税抜単価2,000円で記入する想定です。税額・税込請求総額はこの表に含めません。会社名・商品名・番号も架空です。

これは請求書と組み合わせる前の税抜明細例です。この表だけでは適格請求書の記載事項を満たしません。税率ごとの金額・税額などをどの書類に載せるかは、後の「インボイスに使うときの確認」で整理します。

納品日が未確定なら、出荷日や到着予定日を実際の納品日として確定記入する扱いは避けます。この運用例では欄名を「出荷日」「納品予定日」に分け、実際の納品後の記録と対応させます。取引年月日に何を使うかは、帳票の発行日だけで決めません。

公的な記載項目の例として、神戸市の納品書の案内には、供給人名・納入年月日・場所・品名・数量・単価・総額が挙げられています。同市への納品向けの案内で、民間共通の義務ではありません。以下の番号設計や受注残の管理は、このページの運用例です。

各欄で迷いやすい点

各欄では、取引先や品名、数量などを注文・現物と照合できるように記入します。次の表は、物品納品の照合に使う任意の実務項目です。契約や先方指定様式に必要欄がある場合は、それも確認します。ここに並べた項目を、納品書共通の法定必須項目として示しているものではありません。

「一式」とだけ書くと、今回どこまで納めたかが分からなくなることがあります。この物品例では型番・数量・単位で特定します。箱単価で契約したものを個数で記入する場合は、入り数と金額の計算単位も合わせます。

金額を相手の届け先に見せない運用なら、金額を省いた納品書と請求用の明細を区別します。インボイスの一部として使う場合に不足する事項は、関連を明確にした請求書などとの全体で満たす必要があります。

分納は今回分と未納分を分ける

分納の記入では、注文済みと納品済みを分けます。発注書の数量をそのまま納品書に写すと、まだ届けていないものまで請求候補に入るためです。次は、このページの記入例を管理するための運用表です。

備考だけで管理を完結させず、受注残の一覧も更新する方法が考えられます。先方への送付時には、今回分の受領確認先を決めておくと、経理への伝達漏れを減らせます。残りの納期を確認する担当者も決めておきます。

納品書の発行だけで、検収や請求条件の充足まで確認済みにはしません。契約上、検収後に請求する取引なら、納品書とともに検収の結果を確認します。受け取る側の記入は受領書の書き方で確認できます。

返品と数量の誤記は処理を分ける

実際に納めた後に戻ってきた商品と、書類の数量だけを間違えたものは分けて記録します。元の納品書を書き換えるだけでは、何が実際に動いたのかが分からなくなるためです。次は社内で対応を決めるための運用例です。

相違の連絡を受けただけで、先に返品や値引きを確定した扱いにはしません。現物の動き、契約上の取扱い、担当部署が合意した内容を確かめます。その結果を請求担当へ渡します。

インボイスでは、返品などに伴う対価の返還は、当初の記載誤りの修正とは別の扱いです。国税庁Q&A問27には適格返還請求書の交付義務と免除が示されています。返品記録を作っただけで税務上の確認も終わったとはせず、返還請求書の要否と記載事項を別に確認します。

数量を訂正したら元の書類と結ぶ

訂正版には、どの納品書の何を直したかを書きます。以下は、納品書の数量欄に誤記があり、記入例の今回数量へ直す場合の連絡欄の文例です。法定様式ではなく、取引先と訂正内容を共有するための運用例です。

文例の「変更はありません」は、事実として変わっていない場合に使う表現です。単価や日付も誤っていたなら、その項目も訂正対象に含めます。訂正版の発行日を記録するときも、元の取引日を新しい日付へ置き換えることとは区別します。

適格請求書として交付済みの書類に誤りがある場合は、発行者による修正交付が必要です。これは電子データで提供した場合も含みます。根拠は消費税法57条の4と国税庁Q&A問33です。

同Q&Aは、誤りを修正し、記載事項をそろえた書類を改めて交付する方法を示しています。当初書類との関連を明らかにし、修正事項を明示した書類を交付する方法なども示しています。修正版を交付した事業者は、当初と修正後の写しを保存します。

受領側で数量や金額を黙って書き換えて処理を終えるのではなく、発行側へ相違を連絡します。複数書類を組み合わせたインボイスであれば、納品書を直した結果、請求書側の金額・税額も直す必要がないか確認します。

インボイスに使うときの確認

納品書をインボイスに使うときは、適格請求書の記載事項を満たすか確認します。注文番号や数量・単価をそろえることとは別の確認です。登録を受けた発行事業者が通常の適格請求書を作る場合には、次の記載事項をそろえます。適格簡易請求書の省略事項は、この表では扱いません。

出典：国税庁Q&A問65。

納品書と請求書を組み合わせる場合は、書類相互の関連が明確で、対象取引を正確に認識できる方法で交付します。そのうえで、全体で必要事項を満たします。請求書への納品書番号の記載は、その関連を示す方法の例です。番号を記載しただけで、足りない税率や税額などが補われるわけではありません。

請求書に必要事項をそろえて記載する方法もあります。どちらの方式かを取引先と共有します。分納後の請求や修正版の受領時も、組み合わせる書類を確認します。

請求書へ移す前の照合表

請求書を作る前に、対象の納品書と返品・訂正の記録を突き合わせます。以下は社内手順の例です。締日だけでなく、契約上の請求条件と請求済みかどうかも確認します。

受領側で請求書を照合するときも、数量の根拠になる納品書を確認します。金額を変更する返品・訂正の連絡も合わせて確認します。合わないときは、相手方に「どの注文・納品・修正版の相違か」を伝えられる形にします。

まとめ

よくある質問

納品書には注文数と今回の納品数のどちらを書きますか？

今回納める数量を書き、注文数や残数量とは分けて記録するのが、このページの運用例です。注文番号で受注内容と結び、残りの納品には別の納品書番号を付けます。

分納のたびに同じ注文番号を使ってよいですか？

このページの運用例では、同じ注文番号を使い、納品書番号で各回を区別します。先方の受発注システムで枝番などの指定があれば、それと対応できる番号を使います。

返品があったら、元の納品書の数量を直せばよいですか？

実際の返品と、元の数量欄の誤記は分けて扱います。返品は元納品書と結んだ返品記録を残す運用とし、対価の返還を伴う場合は、適格返還請求書の要否も別に確認します。

インボイスとして交付した納品書の誤りは、受け手が直せますか？

受け手が黙って書き換えて終える扱いにはしません。交付済みの適格請求書等の記載事項に誤りがある場合は、発行者が修正した書類を交付します。元書類との関連と、修正した事項を分かる形にします。

納品書と請求書に同じ項目を全部書きますか？

複数書類を組み合わせて適格請求書にするなら、相互の関連が明確で、取引内容を正確に認識できる方法で交付し、全体で記載事項を満たせば対応できます。納品書番号で結ぶ場合も、不足する項目がないか両方を確認します。

出典

神戸市「入札によらない物品購入等における見積書・納品書等の様式」：同市向けの納品書の記載項目例。

e-Gov法令検索「消費税法」57条の4：適格請求書等の記載事項と修正交付。

国税庁「適格請求書等保存方式に関するQ&A」問65：一定期間の取引をまとめた請求書と納品書の組合せ。

同Q&A問33：修正した適格請求書の交付方法と写しの保存。

同Q&A問27：返品等の適格返還請求書の交付義務と免除。

記入例と社内の照合手順は、物品取引のための任意の運用例です。公的な共通様式や、納品書の法定必須項目として示したものではありません。

本記事は一般的な情報提供を目的としたもので、個別の税務相談には応じられません。税務上の個別の判断は税務署・税理士にご確認ください。