注文書とは？書き方・記載例と注文請書の確認表

公開日: 2026年10月27日（更新日: 2026年10月28日）

文責: Masahiro Yasu（クリニック・EC事業の経営者／経理実務者）

注文書は、買う側が品目・数量・金額・納期などの発注内容を相手に伝える書類です。作成するときは、見積書の内容を転記するだけでなく、納入先・支払条件・仕様の版までそろえ、相手から届いた注文請書や承諾の返信と照合します。

このページは、一般の物品購入を想定した記載・確認の運用例です。記載項目の早見表、架空の記入例、返信との確認表の順に使えます。取適法の対象取引に必要な明示は、後半で分けて説明します。

注文書に書く項目の早見表

何を、いくらで、いつ、どこへ納めてもらうのかが分かるように記載します。次の表は、一般物品購入の担当者が確認するための運用例です。法定の記載事項を網羅した様式ではありません。

取適法の対象取引では、この表とは別に法定の明示事項を確認します。業務委託や建設工事なども、物品購入の欄をそのまま流用せず、適用法令と取引内容に合わせて確認が必要です。

数量の単位と、金額に含む範囲をそろえる

箱単位の見積りを、個単位のつもりで発注すると、金額が合っていても必要数量に合わなくなります。品名だけで判断せず、入数と発注単位を並べて確認する方法が考えられます。

機器なら、本体代に配送・搬入・設置・設定が含まれるかも確認します。見積書の条件欄に別料金とある作業を、注文書で追加の説明なく含めないようにします。条件を変えたい場合は、先方に確認してから金額や納期をそろえます。

物品購入の記載例

見積番号と仕様の版を明記し、後で返信や納品内容と照合できる形にします。次は既製品の卓上収納箱を購入する架空例です。実在の価格や法定様式ではなく、取適法対象取引の明示を完了するひな形でもありません。

架空例は、卓上収納箱の税込単価2,500円、数量12個、送料込み・値引きなし・他の品目なしと仮定します。

この架空例の税込合計30,000円は、送料込み・値引きなし・他の品目なしの税込単価2,500円×12個で求めています。

実際の注文書では「合意した日」などの説明文を残さず、具体的な日付・場所・条件を記入します。空欄がある場合は、単に後で埋める前提にせず、発注できる条件が整っているかを担当者と確認します。

発注書・注文請書との違い

注文書と発注書は発注側、注文請書は受注側の書類として整理すると、照合先を探しやすくなります。ここでは次の役割で使う運用例を示します。社内や取引先の呼称が違うときは、書類名より本文と実際のやり取りを確認します。

契約が成立したかは、書類名だけで決めない

民法の契約成立と方式の規定では、申込みに対して相手方が承諾したときに契約が成立します。法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成などの方式は要しません。

したがって、注文請書がまだ届かないことだけを理由に未契約と決めることはできません。先に承諾のメールを交わしていたり、基本契約に個別発注の手続を定めていたりする場合も含め、合意内容とやり取りを確認します。個別契約の効力や成立時点の判断は、このページでは扱いません。

押印の確認も、契約成立・法定の方式・社内決裁・先方と決めた手続を分けて行います。「印鑑がないから無効」「押したから内容の確認は不要」とは扱いません。

作成から送付までの流れ

承認した発注内容を記録し、送った内容と返信を同じ案件として追えるようにします。以下は一般物品購入の運用例です。取適法対象の発注時明示を、返信や納品の後まで遅らせる手順ではありません。

1. 採用する見積りと仕様を決める。社内承認の金額・発注先・購入目的と、採用する見積書の版を確認します。
2. 注文書を記載する。見積りから変えた条件があれば、変更点と確認結果が分かるようにします。
3. 承認した内容を相手へ送る。送信先、添付ファイル、仕様書の版を確認し、送信記録を残します。
4. 先方の回答と突き合わせる。受付の返信と、納期・価格等を承諾した回答を区別して読みます。
5. 納品・請求の確認に引き継ぐ。注文番号を使い、受け取った物品と請求された内容を追えるようにします。

発注前に仕様や数量の認識がずれていた場合は、見積りや注文条件をそろえます。送付後に変更が必要になった場合は、旧版を黙って上書きせず、次の表で相違点を整理して先方と確認します。

注文請書・返信との確認表

金額だけでなく、数量単位・納期・条件欄まで照合します。次は一般物品購入で返信を受け取った担当者の確認例です。相違があれば、どの条件に合意するかを先方と確かめて記録します。

納期変更の連絡を受けた場合は、元の注文と変更後の内容を結び付け、納品担当にも伝えます。新しい注文書を送る場合も、変更なのか追加発注なのかを分かるようにする方法が考えられます。送信し直すだけで契約を変更・取消しできるという意味ではありません。

取適法の対象取引で必要な明示

取適法の対象となる委託では、必要事項を書面または電磁的方法で明示します。注文書という題名の紙を出せば完了する義務ではなく、相手に明示する内容と時点が問題になります。

この節は、現行の取適法の対象となる新たな発注を扱います。施行前の委託には従前の取扱いがあり、新しい適用対象を遡って当てはめません。

まず取引内容と、当事者双方の規模を確認

取適法の定義では、委託の内容と、発注側・受注側の資本金または従業員基準の組合せで対象を定めています。「中小企業へ注文した」「相手より自社が大きい」という説明だけでは対象を判断できません。

製造・修理・情報成果物作成・役務提供・特定運送などの法定の委託類型を確認し、該当する規模基準と除外・みなし規定を確認します。既製品を買う場面と、仕様を指定して製造を委託する場面も分けて検討します。具体的な基準と制度全体は下請法・取適法の解説に譲ります。

発注時の明示と、追加で必要になる欄

取適法の発注内容等の明示義務は、対象の製造委託等をした場合に、直ちに給付内容、代金の額、支払期日・方法などを明示するよう定めています（未定事項の例外は下の注）。

次は、この節で扱う取適法対象の委託について、取適法の明示規則の項目をまとめたものです。法定事項の詳細は規則本文も確認します。

取適法対象の委託で、正当な理由のある未定事項は、理由と予定期日を示し、決定後直ちに当初の明示と関連づけて追加明示します。具体的金額の明示が困難なやむを得ない事情がある場合は、明示規則により金額を定める算定方法を明示できます。一定期間共通の事項を書面または電磁的方法で事前に明示している場合は、その期間内の発注で、事前明示による旨を示す方法があります。

取適法以外にも法令や取引の種類に応じた明示・書面等の義務があります。この一般購入の記載例だけで、個別取引に必要な手続が満たされるとは限りません。

電子で明示するときの確認

取適法対象の委託では、電子で明示する場合も、相手が内容を明確に表示できる方法が必要です。この節も前節と同じ適用範囲です。

明示規則の電磁的方法の規定は、相手を特定して情報を伝える電子メール等の送信と、記録媒体の交付を定めています。その方法は、明示事項が受託側の使用するコンピューターの画面に明確に表示されるものでなければなりません。

2026年1月1日以後の取適法対象の委託で上記の方法・表示要件を満たす電子明示を行う場合、受託側の事前承諾は要せず、電子明示後に受託側から紙の交付を求められたときは法定例外を除き遅滞なく交付します。

紙の交付請求に関する例外には、次の場合があります。

• 受託側が書面または電磁的方法で電子提供を希望した場合で、受託側の責めによらず画面表示して閲覧できない場合を除きます。
• 当該委託について、法に基づく書面が既に交付されている場合。
• フリーランス法の業務委託にも該当し、同法の書面交付請求について所定の例外に当たる場合。個別の要件は明示規則の参照先も確認します。

一般購入の送付作業でも、宛先と添付内容を確認し、先方が開けないときの連絡先を伝える運用が考えられます。これは法定の電子明示要件を満たすことの保証ではありません。

納品・請求への引継ぎと保管

発注した記録を、承諾・納品・請求の記録へつなぎます。一般物品購入では、注文番号を手がかりに関係書類を探せる状態にすると、差異を確認しやすくなります。

• 納品時は、発注内容と現物の品名・型番・数量を照合し、分納なら未納分を区別する。
• 請求時は、注文条件、納品記録、追加変更の合意を照合し、相違点を確認する。
• 保管時は、送付した版、返信、変更記録がどの注文に対応するかを残す。

到着の確認と、仕様・性能などの検査は分けて記録する運用も考えられます。受取側で記録する内容は受領書の書き方、請求段階の記載事項は請求書の書き方で確認できます。

保存期間は事業者区分や書類の役割で異なるため、ここでは一律の年数を示しません。見積書の保存の解説と、電子帳簿保存法の解説を参照し、紙と電子取引の保存要件を分けて確認します。

印紙税も、注文書・注文請書という題名だけで決めません。取引内容と文書の役割に応じた扱いは注文請書の収入印紙の解説にまとめています。

提出前の確認

よくある質問

Q. 注文書と発注書は使い分けますか？

A. このページでは、購入側が発注内容を伝える書類として同じ役割で扱っています。社内や先方の呼称が異なる場合は、名称だけで判断せず、記載内容と実際のやり取りを確認します。

Q. 注文書には何を書けばよいですか？

A. 一般物品購入の運用例では、当事者・発注日・管理番号・品目や仕様・数量単位・金額・納期・納入先・支払条件をそろえます。取適法等の対象取引では、適用法令の明示事項や書面等の要件を別に確認します。

Q. 注文請書が来なければ契約は未成立ですか？

A. 届いていないという事実だけでは決められません。民法は申込みに対する相手方の承諾で成立すると定めており、先行するやり取りや基本契約の内容も確認が必要です。個別の成立時点や効力はこのページでは判断しません。

Q. メールで注文内容を送ってもよいですか？

A. このページの一般購入の運用例では、PDFの注文書を添付し、送信記録と先方の返信を残す方法が考えられます。法定の明示をメールで行う際の適用時期・表示要件・紙交付請求への対応は、本文の電子で明示するときの確認で説明しています。

Q. 注文後に数量や納期を変えるときはどうしますか？

A. 一般購入の作業例では、元の注文番号、変更箇所、先方の確認結果を関連づけ、適用する版を納品・請求の担当者にも共有します。変更した書類を送るだけで合意が成立するという意味ではなく、個別の変更・取消しの可否は契約内容等の確認が必要です。

出典

• e-Gov法令検索「民法」契約の成立と方式
• e-Gov法令検索「製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律」：定義、発注内容等の明示、改正法附則の経過措置
• e-Gov法令検索「取適法の明示に関する規則」：明示事項、電磁的方法、書面交付の例外
• 中小企業基盤整備機構「新事業進出補助金 実績報告の手引き」：注文書・受注書の書類例。補助金固有の提出要件を一般購入の義務として扱っていません。
• 記載例と確認表は一般物品購入を想定した運用例です。価格・数量・名称は架空で、法定様式や個別契約の効力を保証するものではありません。

この記事は一般的な情報提供であり、個別の税務・労務相談や法律相談への回答ではありません。実際の取引への法令の適用や契約の判断は、所管機関または弁護士・税理士等の専門家にご確認ください。