送付状の書き方｜宛名・送付物・枚数の見本と確認表
送付状は、書類に添えて「誰から誰へ、何をどれだけ送るか」を伝える案内です。宛先・差出人・日付・送付物の一覧・連絡先を書き、封入する現物と一覧を照合すると、受け取る側も内容を確認しやすくなります。
以下は、会社の担当者が取引先へ紙の書類を郵送するための記載例です。法定の必須様式を示すものではありません。提出先や社内の指定がある場合は、その内容を確認して使います。
送付状に書く項目の早見表
まず、受け取った人が用件と同封物を確かめられる情報をそろえます。挨拶を長くするより、書類名と数量、問い合わせ先を見つけやすく配置します。
| 項目 | 書く内容 | 確認するところ |
|---|---|---|
| 宛先 | 会社名、部署名、担当者名 | 封筒の宛先と一致するか。会社名を略していないか |
| 日付 | この見本では発送日 | 過去の見本の日付が残っていないか |
| 差出人 | 自社名、部署名、氏名 | 担当者まで分かるか |
| 件名 | 何の書類を送るか分かる題 | 例：確認資料送付のご案内 |
| 本文 | 挨拶、送付の用件、相手への依頼 | 確認・保管・返送のどれを依頼するか |
| 送付物の一覧 | 書類名、部数、必要に応じて紙の枚数 | 実際に同封する書類と対応するか |
| 連絡先 | 問い合わせ担当、電話番号やメールアドレス | 差出人と回答担当が違う場合も連絡できるか |
一般文書の書き方は、法務省矯正局の教材「社外文書③ 送付状の書き方」にも示されています。後の同封物一覧は、その考え方を使って封入物を確認するための記入例です。
書類送付状の見本
会社名・氏名・連絡先は架空の記入例です。送る相手、書類の名称、依頼内容に合わせて書き換えます。この見本は、既にやり取りのある取引先へ確認資料を送る場面を想定しています。
発送日：○年○月○日
サンプル商事株式会社
経理部 サンプル花子 様
差出人：見本サービス株式会社
管理部 見本太郎
連絡先：taro@example.invalid（架空のアドレス）
確認資料送付のご案内
拝啓 平素よりお世話になっております。
下記の書類をお送りします。内容をご確認くださいますようお願い申し上げます。
ご不明な点は、上記担当までご連絡ください。
敬具
記
送付内容：別記の同封物一覧のとおり
以上
送付内容は、下の一覧のように名称と数量をまとめ、本文と同じ紙に配置しても別紙にしても対応が分かるようにします。返送を依頼する場合は、何を返すか、送付先、合意した返送期限も具体化します。
見本では、挨拶・用件と送付物を「記」で分け、「以上」で一覧を閉じています。「拝啓」で始めた文例は「敬具」で結びます。本文で確認を依頼しながら、一覧では保管だけと書くような食い違いがないかも見ます。
送付物・部数・紙の枚数の確認表
部数は同じ書類を何組送るか、紙の枚数は実物が何枚あるかを分けて書くと、複数ページの書類も照合しやすくなります。「一式」だけで迷う場合は、含める書類を分けて並べます。
以下の架空例は、確認資料と明細を片面各1部とし、送付状1枚込みで、封筒を除く紙の書類の枚数を数える設定です。
| 同封物 | 部数・通数 | 紙の枚数 | 確認事項 |
|---|---|---|---|
| 確認資料 | 1部 | 2枚 | 対象の取引・期間が合っているか |
| 明細 | 1部 | 3枚 | 確認資料に対応する明細か |
| 送付状 | 1部 | 1枚 | この一覧と現物が一致するか |
| 紙の書類の合計 | 封筒を除く | 6枚 | 送付状も含む |
両面印刷や複数部の書類では、この架空例の枚数を流用せず、現物を数えて書き換えます。送付状自身を同封物の一覧に書くかどうかにかかわらず、総枚数を示すときは「送付状を含む」「同封書類のみ」のどちらかを明記すると読み違いを減らせます。
原本と写し、初回送付と差し替えが混在する場合は、一覧の書類名に区別を足します。例として「確認資料の写し」「差し替え用の明細」と書けば、同じ題の書類を並べるより取扱いが伝わります。相手に旧版の廃棄などを依頼する場合は、社内で確認した取扱いを本文へ記載します。
宛名・日付・連絡先の書き方
宛名は会社・部署宛てと個人宛てを分ける
会社・部署宛ての例は「サンプル商事株式会社 経理部 御中」、個人宛ての例は「サンプル商事株式会社 経理部 サンプル花子 様」です。どちらに送るかを決めてから宛名を整えます。
会社名・部署名・氏名は、相手の案内やこれまでの書類で表記を確認します。担当者名が分からないときは、推測した名前を入れず、部署宛ての書き方など、確認できる宛先で作成します。
日付は何の日かをそろえる
教材では文書の作成日または送付日を入れる説明になっています。この記事の郵送見本では発送日を記入します。到着してほしい日がある場合は、発送日と混同せず、依頼の文に分けて記載します。
見本を複製したときは、日付だけでなく、宛先・書類名・対象期間・連絡先も確認します。自動の日付欄を使っている場合も、印刷前の表示を見てから封入します。
差出人と問い合わせ先が違うときは両方を示す
書類を発送した人と内容を説明できる人が異なる場合は、問い合わせ担当を別に書きます。自社名と部署名だけで終わらせず、相手が問い合わせ先を選べるように氏名と連絡先を添えます。
個人から会社へ送る場合は、差出人を自分の氏名と連絡先に置き換えます。履歴書などの応募書類には固有の案内があるため、厚生労働省「応募書類の作り方」の送付状の説明と応募先の指定も確認します。
封入前に現物と照合する手順
一覧を作ったら、印刷した書類を横に置いて確認します。以下は、送付状の記載と封入物をそろえるための作業例です。
- 送付物をそろえる。書類名・対象期間・原本か写しか・最新版かを確認します。返送用封筒など、書類以外の同封物も並べます。
- 一覧と現物を照合する。同じ書類を重複して入れていないか、複数ページの途中が抜けていないかを見ます。部数と紙の枚数を別々に数えます。
- 宛先と連絡先を確認する。送付状、封筒、中に入れる書類の宛先を突き合わせます。別の取引先の書類が混ざっていないかも確認します。
- 依頼内容を確かめて封をする。返送が必要な書類なら、返すものと返送先が本文で分かるかを見ます。必要に応じて、社内の送付記録へ送付物と発送日を残します。
請求書や納品書そのものの確認は、請求書の書き方、納品書とはで確認できます。送付状の一覧を整える作業と、書類本体の記載内容を確認する作業を分けて進めます。
返送期限を社内で検討する際の営業日数は、次のツールで確認できます。郵便の配達日数は扱わないため、到着日の確認は配送方法の案内で別に行います。
営業日計算機で日付・営業日数を確認するよくある質問
送付状には何を書けばよいですか？
宛先・日付・差出人・件名・用件・送付物と数量・問い合わせ先をそろえます。上の早見表は取引先へ紙の書類を郵送する記載例なので、提出先や社内の指定も確認して使います。
宛名には御中と様のどちらを書きますか？
この記事の例では、会社・部署宛ては「御中」、個人宛ては「様」としています。宛先の会社名・部署名・氏名を確認してから記入します。
送付状を作った人と問い合わせ担当が違ってもよいですか？
異なる場合は、問い合わせ先を別に記載します。書類の内容を説明できる担当者の氏名と連絡先を示すと、相手が確認先を選べます。
送付物の枚数には送付状を含めますか？
総枚数を書く場合は、送付状を含むか、同封書類だけかを明記します。上の架空例は送付状込みで現物を照合する設定です。相手の指定欄があるときは、その欄の定義も確認します。
見本の文章はそのまま使えますか？
宛先・日付・送付物・数量・依頼内容・連絡先を書き換えて使う記入例です。実際に送る書類と照合し、提出先や社内の指定に合わせて調整します。
出典
- 法務省矯正局「社外文書③ 送付状の書き方」：宛名・日付・差出人・件名・送付内容・問い合わせ先の記載例。
- 厚生労働省「応募書類の作り方」送付状の節：応募書類を送る場合の宛名・記載例。商取引の書類全般の規則としては扱っていません。
一般文書の記載例を参照しています。同封物の名称・数量と照合手順は、会社の書類郵送を想定した架空例です。
本記事は一般的な情報提供を目的としたものです。個別の税務・労務相談には応じられません。実際の手続は提出先の案内をご確認ください。