在庫管理のやり方｜入出庫台帳・理論在庫・実在庫の照合表

公開日: 2026年11月8日

文責: Masahiro Yasu（クリニック・EC事業の経営者／経理実務者）

在庫管理は、商品の入出庫を記録し、台帳上の数量と実物を照合して、必要な入出庫や発注を判断する仕事です。まず商品・保管場所・数量の単位をそろえ、いつの在庫を比べるか決めます。残高が合わないときは、元の入出庫記録へ戻って原因を調べます。

この記事は、会社の経理担当が現場の記録を受け取り、数量から会計残高へつなぐための運用例です。原価の計算方法は商品有高帳、決算時の記録と数え方は棚卸表・実地棚卸で確認できます。

在庫管理の流れと確認する記録

入庫・出庫の記録を更新してから、同じ時点の実物と比べます。中小機構 J-Net21「仕入品を管理するには」も、数量と金額による管理を区別しています。また、帳簿と現品の数量を合わせることを棚卸しの目的に挙げています。

入出庫台帳に用意する管理欄

入出庫台帳には、商品コード、単位、場所を組み合わせて記録します。商品名だけで管理すると、似た品名や違う荷姿を取り違えやすくなるためです。次の表は筆者が整理した管理欄の例です。法定記載事項の一覧や、行政が定めた様式を示したものではありません。

ロットや期限が管理に必要な商品は、その識別欄も加えます。中小機構「在庫管理システム」では、商品・場所・数量の把握や、バーコードを使った入出庫更新が紹介されています。読み取り機器を使う場合も、商品コードと数量単位の対応を先に確かめます。

入力担当と更新のタイミングも決めます。現場が記録して経理が再入力する運用では、元資料の番号で突き合わせます。同じ取引を双方で入力しないためです。訂正は元の内容を追える形で残し、現在残高を直接上書きするだけの修正を避けます。

理論在庫と実在庫を同じ条件で比べる

理論在庫と実在庫は、商品・場所・単位・時点をそろえて比べます。理論在庫は入出庫記録から計算した数量、実在庫は現物を数えた数量です。数えている間に商品が動く場合は、その間の入出庫を別に記録して比較時点へ戻します。

架空例の商品Aを同一月・単一倉庫・個単位で照合します。返品・移動・廃棄はありません。差異の符号は実物−理論とします。

この段階では不足の原因は未確定です。出庫の記帳漏れなのか、数え間違いなのか、別の棚への移動なのかを調べます。差異を直ちに廃棄や紛失として処理すると、元の取引の記帳漏れが残ることがあります。

差異が出たときの調査順

差異のある商品と場所を絞り、再計数、比較時点、元資料の順に確認する運用例です。調査が終わった記録と、まだ確認中の記録を分けて管理します。

現物がある場所と、自社の在庫として集計する範囲も区別します。預り品や外部保管品を扱う場合は、所有関係と会計上の計上基準を別に確認します。倉庫にある数量だけで、決算に載せる在庫の範囲まで決めることはできません。

原因が判明したら、訂正前の残高、元資料、訂正内容、確認者をまとめます。原因不明の差異は調査中として引き継ぎます。会計処理や税務上の扱いは顧問の会計専門家等に確認します。実地棚卸の詳しい進め方は実地棚卸の手順で扱っています。

数量を確かめてから会計残高へつなぐ

数量が合っても金額が合うとは限りません。単価、原価計算方法、計上時期、評価調整などを確認します。原価の記入例は商品有高帳、税務上の評価方法は棚卸資産の評価方法へ分けています。

架空例の商品Aを同一月・単一倉庫で照合します。返品・移動・廃棄はなく、差異は実物−理論です。出庫の未記帳を確認した後、全品を同じ税抜原価で計算します。評価損・諸掛・税調整はなく、端数も生じません。

会計側にその出庫が既に反映されているなら、管理台帳の訂正を理由に同じ取引を会計へ重ねて登録しません。双方とも未反映なら、自社の記帳方法と計上基準に従って対応します。この表は原価の照合例であり、仕訳や損金算入の可否を決める表ではありません。

管理台帳から会計へ渡す明細には、対象期間、商品範囲、原価計算方法、差異修正と評価調整の内訳を付けます。合計が違うときは、どの調整まで反映した残高かをそろえてから照合します。三分法の決算整理は三分法の記事を参照してください。

表計算とシステムで確認すること

道具を選ぶときは、入出庫の履歴を追えるか、担当者間で同じ残高を共有できるかを確認します。締め時点のデータを出せるかも確認します。導入しただけで入力漏れや差異が解消するとは限りません。

表計算では、入力データと集計結果を分け、商品・場所・期間ごとに元データへ戻れるようにします。締め後の入力は差分として把握し、現場と経理が別々の版を正本として使う状態を避けます。

数量の記録が安定してから、販売実績や調達期間を使って発注を見直します。発注量や回転率の分析は日常の残高照合とは分け、棚卸資産回転率の解説へ進めます。

まとめ

よくある質問

在庫管理表と商品有高帳はどう違いますか？

この記事の在庫管理表は、場所や入出庫の履歴を追うための運用例です。商品有高帳は商品の受入・払出・残高を数量と原価金額で追います。実務のシステムでは機能が重なることもあるため、名称よりも、どの数量・原価・履歴を記録しているかを確認します。

在庫差異は台帳の残高を上書きして直せますか？

原因と訂正内容を追える形で直します。上書きするだけでは、未入力の入出庫や重複記録が残ることがあります。再計数と比較時点の確認を行い、元資料と修正記録を対応させます。

数量が合えば会計残高も合いますか？

数量が一致しても、原価単価、計上時期、評価調整の差で金額が合わないことがあります。数量の照合後に原価明細と調整内容を確認し、会計側がどの取引まで反映した残高かをそろえます。

出典

管理欄と照合表は筆者の運用例です。数量例・原価例は架空の取引を用いており、決算評価や税務上の判断は含みません。

• 中小機構 J-Net21「仕入品を管理するには」（数量・金額による管理、帳簿と現品の照合）
• 中小機構 IT戦略ナビwith「在庫管理システム」（商品・場所・数量の把握、入出庫情報の更新）

この記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の事案に対する助言ではありません。実際の会計処理は顧問の会計専門家へ、税務判断は税務署や税理士へご確認ください。個別の税務・労務相談には応じられません。