上のテンプレートで作る出勤簿の書き方と、労働時間を記録する方法、出勤簿を何年保存するかをまとめます。出勤簿そのものの説明は出勤簿とはで詳しく書いています。
出勤簿の書き方
1日1行で、出勤した時刻・退勤した時刻・休憩の長さを書きます。実働は「退勤 − 出勤 − 休憩」で、このテンプレートが日ごとに出し、月の合計と出勤日数も数えます。
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| 日・曜 | 年月を選ぶと自動で入ります。土曜は青、日曜と祝日は赤で、祝日は備考に祝日の名前が入ります |
| 出勤・退勤 | 実際に仕事を始めた時刻と終えた時刻（始業・終業時刻） |
| 休憩 | その日に取った休憩の合計（休憩の決まりは休憩時間のルール） |
| 実働 | 退勤 − 出勤 − 休憩。このテンプレートが計算します |
| 備考 | 有給休暇・欠勤・遅刻・早退・直行直帰など、その日のこと |
1日の実働時間だけを計算したいときは勤務時間 計算機、残業代まで出すときは残業代 計算機が使えます。出勤簿から給与明細の勤怠欄へ写すときは給与明細テンプレートをどうぞ。
労働時間の記録のしかた（厚生労働省のガイドライン）
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」は、使用者が労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録することを求めています。確認と記録の原則的な方法は、次の2つのいずれかです。
- 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること
- タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること
この2つによらず、自己申告制（本人が出勤簿に自分で書く方法）で記録せざるを得ない場合、使用者は次の5つの措置を取ります。
- 自己申告制の対象となる労働者に、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行う
- 実際に労働時間を管理する者に、自己申告制の適正な運用を含め、ガイドラインに従い講ずべき措置について十分な説明を行う
- 自己申告した労働時間が実際の労働時間と合っているか、必要に応じて実態調査をして補正する。入退場記録やパソコンの使用時間の記録と著しい乖離があるときは、実態調査をして補正する
- 自己申告した労働時間を超えて事業場内にいる時間について理由を報告させる場合は、その報告が適正に行われているかを確認する。休憩や自主的な研修と報告されていても、実際には使用者の指示で業務をしていた時間は労働時間として扱う
- 自己申告できる時間外労働の時間数に上限を設けるなど、適正な申告を阻害する措置を講じない。時間外労働の削減の通達や時間外労働手当の定額払などが申告を阻害していないかも確認する
ガイドラインの対象は、労働時間の規定が適用される全ての事業場です。対象労働者からは、労働基準法41条に定める者（管理監督者など）と、みなし労働時間制が適用される労働者（事業場外労働の人は、みなし労働時間制が適用される時間に限る）が除かれます。ただし、除かれる人にも健康確保のための適正な労働時間管理を行う責務があるとしています。
出勤簿の保存期間は5年（当分の間は3年）
労働基準法109条は、労働関係の重要な書類を5年間保存するよう定めています。
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
— 労働基準法 第109条
ただし同法の附則143条1項で、当分の間は「五年間」を「三年間」と読み替えます。いま保存しなければならない期間は3年間です。
第百九条の規定の適用については、当分の間、同条中「五年間」とあるのは、「三年間」とする。
— 労働基準法 附則第143条第1項
109条が挙げる書類は次の6つです。出勤簿やタイムカードは、厚生労働省のリーフレットでもガイドラインでも、6つ目の「その他労働関係に関する重要な書類」に当たるとされています。
- 労働者名簿
- 賃金台帳
- 雇入れに関する書類
- 解雇に関する書類
- 災害補償に関する書類
- 賃金その他労働関係に関する重要な書類（出勤簿・タイムカードなどの労働時間の記録を含む）
3年の数え始め（起算日）は労働基準法施行規則56条で決まっています。出勤簿のような「その他労働関係に関する重要な書類」はその完結の日から数えます。ただし、その記録に関する賃金の支払期日が完結の日より遅いときは、支払期日から数えます（同条2項）。
このほか、労働安全衛生法66条の8の3で、医師の面接指導のために労働時間の状況を把握することが事業者に義務づけられており、その方法は「タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法」で、記録を3年間保存します（労働安全衛生規則52条の7の3）。対象は、同法66条の8の4第1項に規定する者（高度プロフェッショナル制度の対象者）を除く労働者です。
書くときの注意
- 実際の時刻を書く。決まった始業・終業時刻（定時）をそのまま書き写すのではなく、実際に仕事を始めた時刻と終えた時刻を書きます。ガイドラインが求めるのは「始業・終業時刻」の確認と記録です。
- 休憩は実際に仕事から離れた長さだけを書く。ガイドラインの「労働時間の考え方」は、使用者の指揮命令下に置かれている時間を労働時間とし、次の3つを労働時間として扱うとしています。
- 使用者の指示で、業務に必要な準備行為（着用を義務付けられた服装への着替えなど）や業務終了後の後始末（清掃など）を事業場内で行った時間
- 指示があればすぐ業務に従事することを求められ、労働から離れることが保障されていない状態で待機などしている時間（いわゆる「手待時間」）
- 参加が業務上義務づけられている研修・教育訓練の受講や、使用者の指示で業務に必要な学習などを行っていた時間
- 日をまたぐ勤務は1行に書く。退勤が出勤より早い時刻なら、このテンプレートは翌日の退勤として数えます。
- 出勤簿は賃金台帳の代わりにならない。賃金台帳には労働日数・労働時間数・時間外・休日・深夜の労働時間数などを書く決まりがあり（労働基準法施行規則54条）、出勤簿はその元の記録です（賃金台帳の書き方）。
- 労働時間の上限も見ておく。月の合計が多いときは労働時間の上限を確かめてください。
よくある質問
出勤簿は何年保存すればいいですか？
いまは3年間です。労働基準法109条は5年間と定めていますが、附則143条1項で当分の間は3年間と読み替えられています。起算日は記録の完結の日で、賃金の支払期日の方が遅ければ支払期日です（労働基準法施行規則56条）。
手書きの出勤簿や自己申告でも認められますか？
厚生労働省のガイドラインでは、原則は使用者が自ら現認するか、タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間などの客観的な記録を基礎として確認する方法です。自己申告制によらざるを得ない場合は、十分な説明・実態調査と補正・申告を阻害しないことなど、5つの措置を取ることとされています。
曜日と祝日は自動で入りますか？
入ります。年月を選ぶと、その月の日数・曜日・祝日を入れた表を作ります。祝日はサイトに収録している祝日データから入れ、データの収録範囲の外の年は祝日の印を付けず、その旨を表示します。
夜勤で日付をまたぐ場合はどう書きますか？
勤務を始めた日の行に、出勤と退勤を書きます。たとえば出勤22:00・退勤7:00・休憩1:00なら、退勤が出勤より早い時刻なので翌日の7時として数え、実働は8:00になります。
入力した内容はどこかに送られますか？
送られません。計算と印刷はブラウザの中だけで行います。会社名だけは、次回のためにこのブラウザの中に保存し、「保存した会社名を消す」でいつでも消せます。
出典
記録の方法・保存期間・起算日は、e-Gov法令検索の条文と厚生労働省の公表資料（PDF）に基づいています。
- 労働基準法 第109条（記録の保存）・附則第143条・第108条（賃金台帳）
- 労働基準法施行規則 第56条（記録の保存期間の起算日）・第54条（賃金台帳の記入事項）
- 厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（PDF）
- 厚生労働省「未払賃金が請求できる期間などが延長されています」（リーフレット・PDF）
- 労働安全衛生法 第66条の8の3・労働安全衛生規則 第52条の7の3
このページは出勤簿の一般的な書き方と法令の説明です。個別の労務管理の相談への回答ではありません。