上のテンプレートが作る給与明細書の欄の書き方と、給与明細に書かなければならない事項、メールやPDFで渡すときの決まりをまとめます。給与明細の読み方は給与明細の見方で詳しく説明しています。
給与明細の書き方（欄ごと）
給与明細は勤怠・支給・控除の3つの欄と、最後の差引支給額でできています。支給の合計（総支給額）から控除の合計を引いた額が、口座に振り込む差引支給額です。
| 欄 | 書くこと | 金額の出し方 |
|---|---|---|
| 勤怠 | 出勤日数・欠勤日数・有給休暇取得日数・総労働時間・時間外・休日・深夜の労働時間 | 出勤簿やタイムカードから写す（出勤簿テンプレート） |
| 支給 | 基本給・役職手当・家族手当・住宅手当・時間外手当・休日出勤手当・深夜手当・その他の手当・通勤手当 | 時間外・休日・深夜の手当は残業代 計算機 |
| 控除（社会保険料） | 健康保険・介護保険・子ども・子育て支援金・厚生年金保険・雇用保険 | 社会保険料 計算機 |
| 控除（税） | 所得税・住民税 | 所得税は源泉徴収税額表と計算機、住民税は市区町村から届く特別徴収税額の通知の月額 |
| 控除（その他） | 社宅の使用料・親睦会費のように、労使の書面による協定で決めた控除 | 協定で決めた額 |
| 差引支給額 | 振込額 | このテンプレートが足し算で出す |
このテンプレートが計算するのは総支給額・課税支給額・社会保険料の合計・控除合計・差引支給額の5つの合計だけです。保険料や税額は入力した額をそのまま使うので、計算した額を入れてください。
給与明細に書かなければならない事項
給与明細（法律の言葉では「給与等の支払明細書」）を渡す義務は、所得税法231条1項にあります。
居住者に対し国内において給与等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、財務省令で定めるところにより、その給与等、退職手当等又は公的年金等の金額その他必要な事項を記載した支払明細書を、その支払を受ける者に交付しなければならない。
— 所得税法 第231条第1項
何を書くかは、所得税法施行規則100条1項が決めています。給与の支払明細書に書く事項は、次の4つです。支払の際に渡します。
- 給与等の金額（その支払の金額）
- 徴収された所得税の額（源泉徴収した所得税。所得税法222条で控除した金額を含む）
- 所得税法191条（過納額の還付）で還付した金額（年末調整などで払い過ぎの所得税を返したとき）
- 租税特別措置法41条の3の7第3項の給与特別控除額のうち控除した金額（同条の見出しは「令和六年六月以後に支払われる給与等に係る特別控除の額の控除等」）
3と4は、その支払で還付や控除をしたときに書く事項です。このテンプレートでは、1は支給の欄と総支給額、2は所得税の欄、3は「年末調整の還付額」の欄に当たります。4に当たる額があるときは、控除の「その他」の欄に項目名を付けて書くか、備考に書いてください。
所得税とは別に、社会保険料を給与から引いたときは、引いた額を本人に知らせることも法律で決まっています。
- 健康保険料: 「保険料の控除に関する計算書を作成し、その控除額を被保険者に通知しなければならない」（健康保険法167条3項）
- 厚生年金保険料: 同じ文言（厚生年金保険法84条3項）
- 雇用保険料（労働保険料のうち本人の負担分）: 「労働保険料控除に関する計算書を作成し、その控除額を当該被保険者に知らせなければならない」（労働保険の保険料の徴収等に関する法律32条1項）
給与明細の控除欄に保険料ごとの額を書いておけば、1枚でこの通知も兼ねられます。
また、賃金は全額を払うのが原則で、給与から引けるのは法令に別段の定めがある場合か、労働者の過半数で組織する労働組合（無ければ過半数を代表する者）との書面による協定がある場合だけです（労働基準法24条1項）。所得税（所得税法183条の源泉徴収）・住民税（地方税法の特別徴収）・社会保険料は前者、社宅の使用料のように法令に定めのない控除は後者に当たります。
メールやPDFで渡すには本人の承諾が要る
給与明細は紙で渡すのが原則ですが、本人の承諾を得れば、紙に代えてメール・PDF・Web明細のような電磁的方法で渡せます（所得税法231条2項）。
前項の給与等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、同項の規定による給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書の交付に代えて、政令で定めるところにより、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払を受ける者の承諾を得て、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書に記載すべき事項を電磁的方法により提供することができる。ただし、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払を受ける者の請求があるときは、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書を当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払を受ける者に交付しなければならない。
— 所得税法 第231条第2項
承諾の取り方は所得税法施行令356条が決めています。
- あらかじめ、本人に電磁的方法の種類と内容を示し、書面か電磁的方法で承諾を得る（同条1項）
- 承諾した人から、書面か電磁的方法で「電磁的方法では受け取らない」と申出があったら、その人には電磁的方法で渡せない。改めて承諾を得れば、また渡せる（同条2項）
- 承諾していても、本人から紙で欲しいと請求があれば紙で渡す（所得税法231条2項ただし書）
このテンプレートで作ったPDFをメールで送るときも、この承諾が前提です。承諾を得て電磁的方法で渡したときは、支払明細書を交付したものとみなされます（同条3項）。
書くときの注意
- 通勤手当は課税分と非課税分を分ける。総支給額にはどちらも入りますが、所得税を計算する元になる課税支給額には、非課税分は入りません。非課税になる範囲は通勤手当の非課税限度額で確かめてください。
- 保険料と税額は自動計算しない。このテンプレートは入れた額を足すだけです。保険料の額が正しいかどうかは社会保険料 計算機で確かめてください。
- 差引支給額がマイナスになったら、入力を見直す。控除が総支給額より大きいと、結果の欄に注意が出ます。
- 給与明細は賃金台帳の代わりにならない。賃金台帳は労働基準法108条で別に作る帳簿で、書く事項も違います（賃金台帳の書き方）。
- 給与から引けるものには決まりがある。「その他」の控除は、労使の書面による協定で決めたものだけです（給与から控除できるもの）。
よくある質問
給与明細は必ず渡さなければいけませんか？
渡さなければいけません。所得税法231条1項で、給与を支払う者は、給与の金額などを書いた支払明細書を、支払を受ける人に交付しなければならないと決められています。健康保険・厚生年金保険・雇用保険の保険料を給与から引いたときも、引いた額を本人に知らせることが法律で決まっています。
給与明細をメールやPDFで渡してもいいですか？
本人の承諾を得れば渡せます（所得税法231条2項）。あらかじめ電磁的方法の種類と内容を示し、書面か電磁的方法で承諾を得ます。承諾した後でも、本人から紙での交付を請求されたら紙で渡します。
社会保険料や所得税は自動で計算されますか？
計算されません。このテンプレートは、入力した支給と控除を足し引きして総支給額・控除合計・差引支給額を出すだけです。社会保険料は「社会保険料 計算機」、所得税は「源泉徴収税額表と計算機」で出した額を入れてください。
通勤手当はどの欄に入れますか？
所得税がかからない範囲の額は「通勤手当（非課税分）」に、その範囲を超える額は「通勤手当（課税分）」に入れます。総支給額にはどちらも入り、課税支給額には課税分だけが入ります。
入力した内容はどこかに送られますか？
送られません。計算と印刷はブラウザの中だけで行います。会社名だけは、次回のためにこのブラウザの中に保存し、「保存した会社名を消す」でいつでも消せます。
出典
e-Gov法令検索で条文を確認し、交付義務・記載事項・電子交付の承諾・控除の通知・賃金の全額払いの規定を確認。
- 所得税法 第231条（給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書）・第183条（源泉徴収義務）
- 所得税法施行令 第356条（給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書の電磁的方法による提供の承諾等）
- 所得税法施行規則 第100条（給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書）
- 健康保険法 第167条（保険料の源泉控除）
- 厚生年金保険法 第84条（保険料の源泉控除）
- 労働保険の保険料の徴収等に関する法律 第32条（賃金からの控除）
- 地方税法 第321条の4（給与所得に係る特別徴収義務者の指定等）
- 労働基準法 第24条（賃金の支払）・第108条（賃金台帳）
このページは給与明細の一般的な書き方と法令の説明です。個別の給与計算の相談への回答ではありません。