債権回収の進め方｜売掛金の照合・督促・分割合意の確認表

公開日: 2026年10月29日（更新日: 2026年11月1日）

文責: Masahiro Yasu（クリニック・EC事業の経営者／経理実務者）

自社の売掛金を回収するときは、まず契約・納品・請求・入金を照合し、未入金の理由と次の対応を記録します。債権回収とは、支払われていない代金などの支払いを受けるための対応です。

経理担当者向けに、督促前の確認表、連絡記録、分割払いの合意記録、法務担当者へ渡す資料をまとめました。時効の切迫や信用不安がある場合は、通常の督促の順番を待たず、法務担当者・弁護士へ引き継ぎます。

本稿は自社が保有する売掛金の一般的な整理を扱います。第三者の債権を代わりに取り立てる業務や、個別紛争の判断は扱いません。

債権回収は照合と連絡から始める

まず未入金の理由を分けて確認します。請求の誤り、入金の未消込、先方の処理漏れ、支払条件の認識違い、請求内容の争いなどが考えられます。経理の残高だけで、相手が支払いを拒んでいると決め付けないためです。

以下は、自社売掛金の回収対応を整理する社内運用の例です。法定の順序ではありません。時効の切迫、所在不明、財産散逸のおそれ、倒産手続の通知などがある場合は、督促の各段階を待たず法務担当者・弁護士へ相談します。

どの段階で支払いがあったかも記録します。連絡回数を増やすことより、「何が確認できて、何が残っているか」を社内で共有できる形にします。

督促前に確かめる資料と支払期限

督促前に、取引相手、代金の根拠、支払期限、請求と入金を照合します。まず請求した相手と契約の相手が一致しているかを確認します。担当者名や店舗名だけで管理せず、契約書の会社名、請求先、振込名義を照合する形です。

次の表は、自社売掛金の督促前に使う任意の確認表です。資料がない場合は、その欄を「未確認」とし、確認先と資料の所在を残します。書類の有無だけで債権の成立や裁判の結果を判断する表ではありません。

支払期限は、請求書に印字された日だけでなく、契約上の条件やその後の合意も確認します。金融機関の休業日に当たる場合も、前倒し・後倒しを自動的に決めず、約束した条件を確かめます。

支払条件の日付を整理する補助には、支払サイト・支払日計算ツールを使えます。契約の有効性、時効、裁判手続の期限を判定する道具ではありません。

請求書自体の記載は請求書の書き方、振込済みなのに未着という回答があった場合の確認は振込の反映時間と未着時の確認を参照してください。

連絡・督促の記録を残す

初回の連絡では、対象の請求と入金確認の基準時点を示します。請求書の受領状況、未入金の理由、支払予定を確認し、電話で聞いた内容も担当者の記憶だけに残さず記録にします。

以下は自社売掛金の連絡記録欄の例です。先方の説明・支払予定と、自社で確認した事実・合意を分けて記入します。回答があっただけで、支払条件変更や時効の更新が成立したと扱うものではありません。

請求内容への異議があれば、その内容を営業・契約担当へ確認します。相手の主張を要約した欄と、自社の資料で裏付けた欄を分けると、後の担当者が争点を見失いにくくなります。

書面で督促するときは、照合済みの請求根拠、未回収額、求める支払内容、連絡先を明らかにします。送付した文書と送付・到達に関する記録も残します。文面の断定や法的措置の予告は、社内の権限者・法務担当者に確認します。

日本郵便の内容証明は、一般書留の内容文書の存在を証明するもので、請求内容が真実かどうかを証明するものではありません。作成方法や配達証明との違いは内容証明郵便の解説で確認できます。

分割払いは提案と合意を分けて記録する

分割払いを求められた場合は、先方の提案を記録し、条件変更を決められる社内の担当者へ回します。「払う予定と聞いた」段階と、支払条件の変更について合意した段階を同じ扱いにしないことがポイントです。

次の表は、条件変更の合意内容を確認するための任意の記録例です。法定必須項目の一覧ではありません。具体的な文言、担保・保証、期限の利益喪失などの条件は法務担当者・弁護士に確認します。

税込総額を管理する自社売掛金の架空例で、当初請求330,000円から消込済み入金110,000円を差し引きます。利息・遅延損害金・手数料・値引き・返品はなく、分割案は未承認とします。

この例では、残額の照合と分割案への承認は別の作業です。合意後も、約束された入金と実際の入金を照合する記録を続けます。

債務を認める言動と時効の更新の関係は、民法第152条に定めがあります。ただし、回答メールや一部入金の法的な評価を、この確認表だけで確定するものではありません。

催告と時効を別に管理する

督促を記録していることと、時効への対応が済んでいることは同じではありません。契約時期、支払期限、請求や支払いの経緯をまとめ、適用される制度と起算点を法務担当者・弁護士に確認します。

催告による時効の完成猶予は、民法第150条により、相手方への到達時から6か月を経過するまでです（催告による完成猶予中の再度の催告を除く）。そのため、督促を繰り返すだけで猶予を延ばし続ける扱いにはできません。

時効期間の基本は民法第166条、援用や旧法の扱いを含む詳しい説明は時効の援用の解説にまとめています。経理の記録には、請求日だけでなく送付・到達の資料、先方の回答、入金、合意の経緯も残します。

法的手続へ引き継ぐ確認表

法的手続は、請求内容の争い、相手の所在、そろう証拠、費用などを踏まえて検討します。金額だけで選ぶのではなく、担当者へ渡す情報を整理します。

次の表は、自社売掛金について法的手続を相談する際の入口です。申立ての要件を網羅する表ではなく、具体的な手続の選択は法務担当者・弁護士に確認します。

支払督促では、適法な督促異議があれば通常訴訟へ移行します。異議がない場合も、自動的に入金されるわけではありません。支払督促から強制執行に進むには仮執行宣言や送達等の手続が必要です。流れは裁判所「支払督促」と支払督促の解説を参照してください。

少額訴訟は60万円以下の金銭支払請求を扱い、申立人ごとに同じ簡易裁判所で同一年に10回まで、提訴時に少額訴訟を求める申述とその年の利用回数の届出が必要です。被告の申述や裁判所の判断で通常訴訟へ移行する場合もあります。

少額訴訟の証拠は、審理の日にその場ですぐ調べられるものに限られます。支払猶予・分割払い等の判決がされる場合もあるため、希望どおりの一括入金を保証する制度とは捉えません。詳細は裁判所「少額訴訟」と少額訴訟の解説に譲ります。

申立方法と費用は、申立先の現行案内で確認します。支払督促・少額訴訟の裁判所案内では、従来の郵便費用を申立手数料に一本化した旨が示されています。古い資料の料金表をそのまま予算に使わず、上記の公式案内から現在の手数料・提出方法を確認します。

経理から担当者へ渡す資料

引継ぎでは、未回収額、請求根拠、先方とのやり取り、急いで確認する事項をまとめます。事実を示す資料と、担当者の見立てを別にする形です。

以下は自社売掛金の引継ぎ資料の例です。社内の分担に合わせて調整し、不明な事項は推測で埋めず、未確認として確認先を添えます。

第三者の債権の交渉・和解などを有償で引き受ける業務には、資格法の制限があります。弁護士法第72条は、弁護士・弁護士法人以外が報酬目的で法律事件の法律事務を業として扱うことを禁止し、同法・他法の別段の定めを除外しています。

貸倒損失の税務処理は、回収手続とは別に確認します。回収記録の整理が終わったことだけで税務処理を決めず、要件と時期は貸倒損失の解説を参照してください。取引開始前の限度額や途上管理は与信管理の解説が担当します。

この記事のまとめ

よくある質問

Q. 債権回収では、最初に何を確認しますか？

A. 自社売掛金では、契約・納品・請求・入金と支払期限を照合し、未回収額と未確認事項を整理します。時効の切迫や信用不安などがある場合は、通常の督促段階を待たず法務担当者・弁護士に相談します。

Q. 分割払いの提案を受けたら、合意済みとして管理できますか？

A. 提案の受領と条件変更の合意は分けて管理します。対象の請求、残額、各支払額・期日、費用の扱い、社内決裁と先方との合意内容を確認して記録する形です。

Q. 内容証明を送れば、請求額が正しいと証明されますか？

A. 証明されません。内容証明は一般書留の内容文書の存在を証明するもので、記載内容が真実かどうかを証明するものではありません。

Q. 支払督促や判決を得れば、そのまま入金されますか？

A. 自動的に入金されるわけではありません。支払督促では適法な異議による通常訴訟への移行があり、支払いがなければ仮執行宣言・送達等を踏まえた強制執行の検討も必要です。判決等を得る工程と実際の回収は分けて確認します。

出典

• 中小企業基盤整備機構 J-Net21「売掛金の回収状況を改善したいのですが、どうすればよいですか？」 — 支払条件・売掛金管理
• e-Gov法令検索「民法」 — 第150条、第152条、第166条
• e-Gov法令検索「民事訴訟法」 — 第368条、第382条以下
• e-Gov法令検索「弁護士法」第72条
• 裁判所「少額訴訟」
• 裁判所「支払督促」
• 日本郵便「内容証明」

確認表・連絡記録・分割合意の欄と架空例は、社内整理のための例であり、法定様式ではありません。

この記事は一般的な情報提供であり、個別の事案に対する法律相談ではありません。具体的な回収方法、合意内容、時効、法的手続については弁護士にご相談ください。個別の税務・労務相談には応じられません。