支払証明書の書き方｜経費精算用の記載例と領収書との違い
経費精算用の支払証明書は、領収書が手元にない支出について、支払った本人が日付・相手先・金額・内容・理由を説明する社内書類です。支払いを裏づける資料を添え、会社の精算手順に沿って提出します。
自分で作成した証明書と、代金を受け取った相手が発行する領収書は役割が違います。支払証明書を作っただけで、税務上の経費算入や消費税の仕入税額控除が保証されるわけではありません。
以下は社内精算用の記載例です。銀行・通信会社などが発行する証明や、提出先が様式を指定している証明書は、その発行元・提出先の案内を確認してください。
記載項目の参照表
支払った事実と業務の目的を、経理担当者が後から確認できるように書きます。社内の指定様式があればそれを使い、足りない説明は備考や添付資料で補います。
以下は、会社の経費精算に使う任意書類の項目例です。全国共通の法定様式や、インボイスの必須項目を示す表ではありません。
| 項目 | 書く内容 | 確認する点 |
|---|---|---|
| 書類名・管理番号 | 支払証明書。番号は社内の管理方法に合わせる | 精算書や添付資料と対応づけられるか |
| 宛先 | 会社名・経理部などの提出先 | 社内精算用と取引先提出用を取り違えていないか |
| 作成日・作成者 | 記入した日、実際に立替払いした人の氏名・所属 | 支払った本人に内容を確認できるか |
| 支払日 | 相手へ実際に代金を支払った日 | 証明書の作成日や会社からの精算日と混同していないか |
| 支払先 | 相手の名称。確認できる連絡先・所在地も添える | 不明な情報を推測で埋めていないか |
| 支払金額・方法 | 実際の支払額と、現金・振込・カードなどの方法 | 立替額と会社へ請求する額の差を説明できるか |
| 支払内容・業務の目的 | 何に払ったか、どの業務で使ったか | 「経費」「雑費」だけで済ませていないか |
| 作成理由 | 領収書が発行されない事情、または紛失した経緯 | 受領していない場合と紛失した場合を区別したか |
| 添付資料 | 取引明細、案内状、申込記録などの名称・保存場所 | この支出に対応する資料を開けるか |
| 精算・承認の記録 | 精算日、精算番号、確認者など会社が必要とする欄 | 精算済みかを確認でき、重ねて支払わない運用か |
神奈川県のNPO向け会計相談例でも、支払日、支払先、金額、内容、領収書等を受けられなかった理由、精算日、支出実施者の署名欄を挙げています。上の表は、その考え方を参考にした社内確認用の例です。
押印欄の有無だけで、証明書が税務上有効かどうかは決まりません。署名・承認欄の運用は会社の手順に合わせます。支払った本人の申告と経理担当者の確認を残します。
そのまま組み立てられる記載例
「領収書なし」だけで終わらせず、相手・目的・金額を追える文章にします。次は記入方法を示す架空の例です。経費算入や消費税の区分を確定するものではありません。
架空の記載例です。営業担当者が取引先の慶弔行事で現金を立て替え、後日会社へ精算を申請する場面を想定しています。
| 欄 | 記載例 |
|---|---|
| 宛先 | 勤務先の経理部 |
| 作成者 | 営業部・山田花子（実際の支払者） |
| 作成日 | 2026年10月22日 |
| 支払日 | 2026年10月20日 |
| 支払先 | 取引先の担当者・佐藤一郎様のご遺族 |
| 支払額・方法 | 10,000円・現金立替 |
| 内容・目的 | 取引先担当者の葬儀に際して支出した香典。取引関係は別添の社内記録を参照 |
| 作成理由 | 香典のため領収書の交付を受けていない |
| 添付資料 | 会葬礼状、取引関係を示す記録、社内の慶弔支出承認記録 |
| 精算記録 | 経理担当者が精算後に精算日・精算番号を記入する |
この例では、本人の申告であることを文面で明確にします。たとえば「上記のとおり支出したことを報告します。領収書の交付を受けていないため、関係資料を添えて精算を申請します」と書きます。相手が受領を証明したような文面にはしません。
慶弔支出の社内承認と、税務上の損金算入の可否は別です。私的な交友による支出が混ざっていないか、相手との業務上の関係は何かを確認します。交際費等の取扱いも別途確かめます。
領収書を紛失した場合の理由欄
紛失した場合は、発行されなかったことにせず、紛失の経緯と再発行の確認状況を書きます。たとえば「購入時に受領した領収書を移動中に紛失。店舗へ再発行の可否を照会中。購入内容は注文履歴とカード利用明細を添付」のように、確認済みの事実を残します。
再発行を受けた後は、最初の申請と対応づけます。別の支出として精算し直すと二重払いにつながるため、元の精算番号を使って資料を追加する運用が考えられます。
領収書・出金伝票などとの違い
支払証明書、領収書、出金伝票などは、作成者と用途が異なります。「支払」という名前が共通していても、社内精算、取引先への通知、税務署への提出は別の用途です。
| 書類 | 作成者・主な用途 | 本記事との分担 |
|---|---|---|
| 経費精算用の支払証明書 | 実際の支払者が、領収書のない支出を会社へ説明 | 支払事実と業務目的、添付資料をまとめる |
| 領収書 | 代金を受け取った側が、受領した事実を示す | 相手から交付された書類を保存する |
| 出金伝票 | 会社が出金を記帳・管理するために作成 | 仕訳や現金管理の詳細は出金伝票の記事へ |
| 支払通知書・仕入明細書 | 買手が取引内容や支払額を取引先へ通知・確認 | 控除用書類の記載事項と相手方確認は支払通知書の記事へ |
| 支払調書 | 一定の報酬等について支払者が税務署へ提出する法定調書 | 提出範囲は支払調書の記事へ |
「支払明細書」という名称だけでは、支払済みかどうかは分かりません。支払予定日を記載した通知なのか、銀行での振込実行結果なのかを、本文や取引記録で確認します。
会社の様式によっては、出金伝票に支払証明の説明欄を設けることもできます。ただし、書類をまとめても、取引先から受け取った領収書等を保存する必要がなくなるわけではありません。
添付資料は何を裏づけるか
支払証明書には、作成者以外の記録と照合できる資料を添えます。資料があることだけで結論を出さず、日付・相手・金額・内容のどこを確かめられるかを見ます。
| 資料 | 確認の手がかり | それだけでは分からないこと |
|---|---|---|
| 振込の実行結果・通帳の明細 | 送金日・送金先・金額 | 商品やサービスの内容、会社の業務との関係 |
| カード利用明細 | 利用日・加盟店・金額 | 個別の購入品、税率・登録番号などの請求書要件 |
| 注文履歴・申込メール | 注文内容・相手先・予定額 | 注文後の取消しや返金、支払完了の有無 |
| 会葬礼状・案内状 | 行事と相手方の関係 | 実際に渡した金額や会社負担とする理由 |
| 出張・訪問の社内記録 | 移動や訪問の業務上の目的 | 実際の支払額、私用分の有無 |
たとえば振込記録は送金の手がかりになりますが、「備品を買った」という説明までは含まれないことがあります。注文内容と振込結果を対応づけると、どの取引に払った金額かを確認できます。
カード利用明細を添えた場合も、取引先の領収書・請求書や購入明細を取得できるか確認します。社内資料を増やすだけで、消費税の保存要件を満たしたことにはしません。
作成から精算までの確認手順
支払った本人が事実を書き、経理担当者が資料と照合して精算します。承認を受けた後も、税区分や計上時期は別に確認します。
- 領収書が手元にない理由を整理し、取引先から書類を取得・再取得できるか確認する。
- 実際の支払者が証明書を作り、支払内容と業務の目的が分かる資料を添える。
- 経理担当者が日付・金額・相手先を照合し、過去の精算や会社カードでの支払いと重複していないか調べる。
- 会社の承認手順を経て精算し、証明書・資料・記帳内容を同じ取引として追えるように保存する。
金額や相手先を確認できない場合は、不明点を本人へ戻します。確かめられない欄を経理担当者の推測で埋めるより、確認中であることと追加資料を記録するほうが、後から判断し直せます。
経費の判断と消費税の控除は別
支払証明書は事実を整理する資料であり、税務上の判定結果を保証する書類ではありません。会社の経費精算を承認することと、法人税・所得税・消費税の要件を満たすことを分けて確認します。
法人の損金・個人事業の必要経費
内国法人の費用は、内容や計上する事業年度を法人税法の損金の規定に照らします。個人の事業所得については、業務に係る費用かを所得税法の必要経費の規定に照らします。
主な確認点は、支出の実体、業務との関係、計上時期です。償却費以外の費用には債務の確定に関する条件があります。支払日や証明書の作成日だけで計上時期を決めません。
ここでは一般の経費精算を扱います。税法の別段の定めが優先し、法人の金額計算には公正妥当な会計処理の基準を確認します。私的支出や交際費等の制限、個人の山林に係る別区分などの判定は本記事では扱いません。
消費税の仕入税額控除
一般課税の会社が国内の課税仕入れを控除するときは、法定事項を記載した帳簿・請求書等の保存を確認します。帳簿のみで認められる特例もあるため、領収書がないという事情だけで可否を決めることはできません。
登録事業者との国内課税仕入れについて、買手が作る仕入明細書等を用いる場合は、法定の記載事項を満たし、取引相手の確認を受ける必要があります。社内の上司が承認したことは、この相手方確認の代わりにはなりません。
国税庁「仕入税額控除のために保存する帳簿および請求書等の記載事項」で、仕入明細書等の欄を確認できます。相手方の登録番号、税率別の金額・適用税率、消費税額等も対象になり、先の社内用記載例とは項目が異なります。
取引年月日は、課税期間の範囲内で一定期間分をまとめて作る場合には、その期間を記載できる扱いもあります。仕入明細書としての記載・確認方法は支払通知書・仕入明細書の記事で扱います。
帳簿のみの特例を使う場合も、相手・年月日・内容・支払対価額など通常の帳簿事項を確認します。公共交通機関特例等を利用して帳簿のみを保存する場合は、帳簿に特例に該当する旨などの追加記載が必要です。住所の記載が不要な取引もあります。少額特例とは分けて確認してください。
金額条件や特例ごとの記載は出金伝票の記事へ譲ります。社内証明書を書くことと、特例に該当することは別の問題です。
この節は国内の通常の経費精算の確認を目的としています。輸入・特定課税仕入れなどは対象外です。災害等で保存できなかった場合の扱いは、消費税法の帳簿・請求書等の保存に関する規定を別途確認します。
保存する電子取引資料の索引を作る紙と電子の資料を残すとき
証明書だけを保存して添付資料を捨てず、取引を確認できる組合せを残します。社内の精算番号などで、元資料、承認、精算、帳簿を対応づける方法が考えられます。
法人税等の保存義務者が電子取引を行った場合は、その取引情報に係る電子データの保存が必要です。メール等で受け取った領収書の内容を社内証明書へ転記しただけで、元データの保存を済ませたことにはしません。
根拠は電子帳簿保存法の電子取引に関する規定です。保存方法・猶予措置は電子帳簿保存法の記事で確認してください。社内で作った電子ファイルが、名称だけで電子取引に当たるという意味ではありません。
保存年数は税目・書類の区分・会社の状況で確認します。社内用証明書に一律の年数を当てはめて、関係する帳簿や取引書類を先に捨てないようにします。
よくある質問
支払証明書は誰が作成しますか？
この記事の経費精算用書類は、実際に支払った本人が作成する例です。経理担当者は添付資料と照合し、会社の承認・精算手順に従って処理します。銀行等が発行する証明や、提出先指定の様式とは分けてください。
自分で作れば領収書の代わりになりますか？
社内で支払事実を説明する資料にはなりますが、受領者が発行する領収書と同じものにはなりません。作成だけで経費算入や仕入税額控除が保証されることもありません。元の書類を取得できるか、税務上の保存要件を満たすかを別に確認します。
領収書を紛失したときにも使えますか？
紛失の経緯や支払内容を整理する社内記録として作成できます。ただし、それで税務上の要件を満たすとは限りません。再発行・再取得の可否を確認し、注文記録や支払明細などを添えて会社の手順に従って申請します。
支払証明書に登録番号がなくてもよいですか？
社内精算用の項目例と、消費税の控除に用いる仕入明細書等の法定事項は別です。登録事業者との国内課税仕入れについて仕入明細書等を用いるなら、相手方の登録番号などの法定事項と相手方確認が必要です。社内用の証明書を書くだけでその代わりにはなりません。
出典
- 神奈川県「よくある相談例（FAQ）会計」請求書・領収書がもらえない場合の対処方法（NPO向け相談例を記載項目の参考にしています）
- e-Gov法令検索「所得税法」第三十七条（必要経費）
- e-Gov法令検索「法人税法」第二十二条（各事業年度の所得の金額の計算）
- e-Gov法令検索「消費税法」第三十条（仕入れに係る消費税額の控除）
- 国税庁「仕入税額控除のために保存する帳簿および請求書等の記載事項」
- e-Gov法令検索「電子帳簿保存法」第七条（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）
- e-Gov法令検索「民法」第四百八十六条（受取証書の交付請求等）
- e-Gov法令検索「所得税法」第二百二十五条（支払調書及び支払通知書）
- 国税庁「帳簿書類等の保存期間」
この記事は一般的な情報提供を目的としています。個別の税務・労務相談には応じられません。実際の税務上の判断は、所轄の税務署または税理士に確認してください。