帳票とは？種類と役割、作成・受領・記帳・保存の対応表

公開日: 2026年11月6日

文責: Masahiro Yasu（クリニック・EC事業の経営者／経理実務者）

帳票（ちょうひょう）は、帳簿・伝票など、業務の内容を決まった形で記録する書類の総称です。会社の経理では、請求書などの取引書類も含めて整理します。紙に限らず、電子データで作成・授受する帳票もあります。

帳票を整理するときは、名前の分類に加え、作成から保存までの担当と処理先をつなぎます。誰が作り、誰が確認し、どの帳簿へ記録し、どこに残すかを整理します。以下の対応表で引継ぎ先を決め、社内確認票に書類と処理状況を記録できます。

経理の帳票と処理先の対応表

経理の帳票は、作成・受領から確認、記帳、保存までの工程ごとに担当と引継ぎ先を整理します。次は会社の購買・経費・売上処理を整理する社内設計例で、法定の分類や必須帳票の一覧ではありません。部署名や確認の順番は社内規程に合わせます。

たとえば、請求書の受領担当が経理でも、納品の事実は現場に確かめる場合があります。「経理が持っているから確認済み」とせず、書類の受領と取引内容の確認を別の状態にします。

この表を社内向けに使うなら、各行に担当者、締切、保管先を追記します。支払担当が変わっても、どの書類まで確認が済んだかを次の担当がたどれる形にします。

帳簿・伝票・証憑との違い

帳票は広い呼び方、帳簿・伝票・証憑は記録の役割に着目した呼び方です。互いに別の箱へ分け切れるものではなく、請求書は帳票として扱われ、取引の根拠となる証憑でもあります。

国税庁「帳簿書類等の保存期間」は、仕訳帳や固定資産台帳を帳簿の例、注文書や領収書を書類の例として挙げています。帳票という名称だけで、記載事項や保存の扱いがそろうわけではありません。

また、社内の会計伝票と取引先から受け取る証憑は、役割が重なる場合もあります。名称をそろえることより、元の取引内容から記帳結果まで戻れることを優先して整理します。

帳票を作る前に決めること

先に決めるのは、帳票を使って何を確認するかです。申請を承認する帳票と、承認後の数字を集計する帳票では、必要な欄が違います。既存様式をコピーする前に、記入する人と確認する人を決めます。

以下は任意の社内設計例で、法定の必須項目表ではありません。

適格請求書などとして使う帳票では、その書類固有の記載事項を別途確認します。社内の承認欄を設けることと、相手先へ交付する書類の要件を満たすことは別です。

Excelで作成するとき

入力欄と計算・集計欄を分け、金額や日付の形式をそろえます。印刷して使うなら、入力画面だけでなく出力結果も確認します。宛名の切れや明細の改ページ、合計欄が印刷されない不具合は、入力の点検では見つからないことがあります。

様式を改訂したときは、使い始める日と変更点を担当者へ共有する運用にします。単にファイル名を「最新版」に変えると、保存済みの旧様式と区別しにくくなります。改訂日を含めて管理し、過去の記録は使用した版が分かるように残します。

社内確認票の様式と記入例

受け取った帳票の引継ぎには、元の書類と処理状況を結ぶ確認票を用意します。内容そのものを書き直すためのものではありません。以下は任意の社内確認票であり、法定様式ではありません。

次はA商店から受領した請求書を記録する架空例です。金額は税込の設定値で、税額や仕訳の算定例ではありません。この社内確認票の様式版は2026年11月3日です。

この確認票では、請求書を受け取っただけで「記帳済み」「支払済み」へ進めません。元の書類に書かれた日付と、社内で受領・入力した日も区別します。

同じ取引先から同額の請求書が届くこともあります。そのため、金額と取引先名に加えて請求番号や対象期間を照合します。再送された請求書を新しい請求と扱わないよう、元の書類との対応を確認する欄を設けます。

受領から記帳・保存への引継ぎ

引継ぎは、前の担当の処理結果と、次の担当に残った確認事項を組にします。次の図は、社内確認票を使う場合の工程例です。承認待ちや内容照会があれば、その状態を残して次の担当へ知らせます。

記帳担当へ渡すとき

確認票の未処理欄に、何を誰へ照会しているかを残します。上の架空例なら、購買担当から納品数量の回答を受けた日と結果を追記し、記帳担当へ引き継ぎます。受領の担当が持ったままにせず、次の担当への受渡しも確認します。

記帳担当は、処理後に会計番号を確認票へ返す運用にします。仕訳や重複記帳の詳しい確認は証憑と仕訳の対応例へ進めます。

保存担当へ渡すとき

保存する資料がどの区分に当たるかを確認します。法人税の取引書類は、帳簿へ転記したことだけを理由に廃棄できません。帳票の保管一覧には、書類の種類・対象年度・適用制度・起算点・保存先を記録する方法があります。

保存期間の具体的な区分は証憑の保存期間と起算点を参照してください。人事労務の帳票は、会計書類と同じ保存期間だと決めず、賃金台帳などの個別記事で確認します。

帳票を電子化するときの確認表

電子化では、作る・渡す・受け取る・記帳する・保存する、のどこを変えるかを分けます。以下は導入時の社内確認例です。特定の製品を入れたことだけで、担当間の引継ぎや保存の運用が完了したとは扱いません。

書面で授受した場合に保存が必要な取引書類に相当する電子取引データは、受領した分と交付した分の双方を電子保存します。印刷した紙を残すだけで元のデータを削除しないようにします。

電子取引データは、PDFにしたことや索引を作ったことだけで通常の保存要件への対応が完了するわけではありません。改ざん防止の措置、表示・出力できる環境、検索への対応を確認します。

検索要件の免除や、税務署長が相当の理由を認める場合等の猶予措置もあります。詳細は電子取引データの検索要件と猶予措置へ。紙を電子化して代わりに保存する場合は、スキャナ保存の対象と要件を別に確認します。

帳票管理の確認を終えるには

帳票管理は、様式をそろえたところから、担当間の引継ぎへ進めます。作成・受領した帳票を確認する人、会計へ記録する人、保存する人を決め、処理状況と元資料の所在を残します。

社内確認票は業務の進行を追うためのものです。取引の根拠となる書類、会計帳簿、保存データの代わりにせず、それぞれへ戻るために使います。

よくある質問

Q. 帳票は請求書のことですか？

A. 請求書は帳票の一例です。帳票は帳簿・伝票などの総称で、経理では取引書類も含めて整理します。書類の名称だけでなく、作成・確認・記帳・保存の役割を見て扱います。

Q. 帳票と帳簿は違いますか？

A. 帳簿は帳票に含めて使われる言葉です。帳簿は取引や残高を継続して記録・集計する役割があり、帳票という広い呼び方と対立する区分ではありません。

Q. 帳票はExcelで作成できますか？

A. 社内管理用の帳票はExcelでも作成できます。入力元・確認担当・出力結果・様式の版を決めます。適格請求書などとして使う場合の記載事項や、電子保存の要件は別途確認が必要です。

Q. 帳票をPDF化すれば紙を捨てられますか？

A. PDF化したことだけでは判断できません。紙で受け取った国税関係書類を紙に代えて保存するなら、スキャナ保存の対象と要件を確認します。電子取引で受領・交付した保存対象データは、電子データを残します。

出典

帳簿と取引書類の区分は国税庁の保存案内、書類の整理は中小機構の帳簿記帳の解説を参照しています。

• 厚生労働省「人口動態調査事務システム標準仕様書」第2.0版案・用語集：帳票の一般的な意味。
• 国税庁「帳簿書類等の保存期間」：帳簿・書類の例と保存区分。
• 中小企業基盤整備機構「帳簿記帳の基本」：証ひょうの役割・整理方法。
• 国税庁「電子取引データを適切に保存できていますか？」：保存対象、通常の保存ルール、検索要件の免除と猶予措置。
• 担当の対応表、社内確認票、引継ぎ・電子化の確認表は社内運用の設計例です。確認票の取引先・請求番号・金額は架空の設定で、国の標準様式ではありません。

本記事は一般的な情報提供を目的としたものです。個別の税務・労務相談には応じられません。帳票の運用・会計処理は顧問の会計専門家に、税務上の保存方法は税務署・税理士にご確認ください。